HELP YOUの品質が高い理由は３者面談にあり。その内容を大公開！

アウトソーシングへ業務を依頼する際、お願いしたい作業内容や最終的な納品イメージを伝えられているか不安に思うことはありませんか？
依頼したものと全く異なるアウトプットが出てきて、結局、倍の工数がかかる、、、
そんな経験はなんとしてでも避けたいですよね。

今回は、HELP YOUが実際にすべてのお客様と行っている「3者面談」についてご紹介します。

1．3者面談とは？

クラウドソーシングやアウトソーシングを依頼する際の一番の課題が「納品物の仕上がり」。
HELP YOUでは、ミスコミュニケーションを防ぐために業務開始前に「3者面談」を導入しています。

HELP YOUが定義する3者面談とは、お客様と相談窓口となるディレクター、営業担当者の3者で依頼業務内容について、共有する場のことです。
なお3者面談は基本的にビデオ会議で行います。そのため、他の仕事が終了した直後、移動時間0で行うことができます。
なかなか会議室の予約が取れない、外出が多くて社内にあまりいれない、といった方でも、問題なく、すぐに業務を開始することができます。

業務開始までのフロー
お問い合わせから業務開始まではこのような流れです。

・お問い合わせをいただく
・営業担当と打ち合わせ
・発注決定
・3者面談
・業務開始

業務の目的や的確な指示内容を、きちんと伝えることができなければ、イメージとは異なる納品物ができてしまいます。

そのため、営業担当者から口頭やチャットで指示内容を伝えるのではなく、お客さまと営業担当者とのミーティング時に、ディレクションを担当する専属ディレクターが同席し、業務内容について的確に理解する場を設けております。

※依頼フローイメージ

2．3者面談の内容

具体的に3者面談ではどのようなことを打合せするのでしょうか。

①自己紹介
・ディレクター担当：〇〇
ディレクションを担当するアシスタント（ディレクター）がご挨拶いたします。

②貴社事業のご紹介想定依頼業務に関しての確認

例：採用・人事サポートについて
具体的には・・・
応募者メールの一次対応業務
求人原稿の修正や更新

貴社の事業内容や今回依頼いただくプロジェクトの目的など、業務の背景から作業内容の詳細について細かく打合せをいたします。
また、同席するアシスタントは、貴社業務をすべて統括するディレクターです。依頼するすべての業務をまとめてご説明ください。業務開始後は、ディレクターから作業担当のアシスタントに対し個々に指導・ディレクションまで行い、ディレクターがまとめて進捗状況をご報告します。貴社側では報告を聞いていただき、変更点や改善点などをご確認いただくだけで完了いたします。

③コミュニケーションのご確認

・コミュニケーションツール
・ファイル共有ツール

業務完了時の報告方法や頻度、依頼内容の共有方法について打ち合わせを行います。チャットワークやskypeなどのコミュニケーションツールや、GoogleドライブやDropboxなどの共有ツールを使用しています。

④弊社ご利用時の共有事項

・タイムカードについて
・クリエイティブ稼働について
・超過料金について
・その他質疑応答
稼働時間についてのカウント方法、稼働時間の確認方法、契約時間を超えるとどのような扱いになるかなどについて共有いたします。その際に、弊社をご利用いただく際の不明点をすべてご質問ください。

3．まとめ

このように貴社業務についてご説明いただき、業務を行う背景や作業内容の詳細を細かく打合わせることで、ミスコミュニケーションを防ぐことができます。
また、頼みたい業務を一括してご説明いただくことで、個々の作業前の説明の手間を省くことができ、業務の優先順位に合わせて効率良く作業にとりかかることができます。

今回は、「HELP YOU」の特徴の一つである3者面談についてご紹介しました。チャットを通して依頼することに不安を持たれる方も、初回の3者面談時に細かい点まで確認できますので、安心して依頼できるのではないでしょうか。

手が回らなくて困っているけど、外部に依頼するのも不安だ…

そう思っている方にこそ、一度お問い合わせいただければ、この記事を書いたかいがあったと笑顔になれます。
ぜひともお問い合わせ/ご相談お待ちしております！！

具体的な活用事例についてはこちらの記事でもご紹介しています。
【決定版】こんなに使える！「HELP YOU」で業務改善・コスト削減を可能にした活用事例まとめ