北海道芽室町さまへのコラボフロー&コラボフォーム導入でわかったこと
これはコラボフロー Advent Calendar 2022 18日目の記事です！
コラボフローってなんぞや？って方は こちらのページ をご参照ください！
今年2月にリリースされたコラボフローのフォームを外部公開できるサービス「コラボフォーム」
現在、コラボフォームはさまざまなお客様に導入が広がっていますが、最近本サービスの印象的な導入事例がありましたので、この機会にご紹介したいと思います。
今回コラボフォームをご導入いただいたのは北海道芽室町様。帯広の近くにある人口18,000人ほどの町で、国内有数の晴天率を誇る青空の町。スイートコーンの生産量日本一の町でもあります。
そんな芽室町さまで11月から開始された「物価・原油価格高騰対策支援金」のWeb申請。この申請書、実はコラボフォームで作られたものなんですよね。
ほんまかい。
ということで、実際のところちょっと見てみましょう。
芽室町様の公式ホームページから「町内事業者向け 物価・原油価格高騰対策支援金」のページに移動してボタンを押すと・・・
ほら！
まあ、画面だけではわからないけど、とにかくこれはコラボフォームで作られたもの。
ヘッダーには芽室町さんのロゴが配されていて。メーカーの立場としては自分達のサービスが運用に溶け込んだ証のようでちょっと嬉しくなります。
このフォームから申請されたデータは芽室町様が利用されているコラボフローに自動的に渡される仕組みです。
最初のミーティング
11月に始まった、この「物価・原油価格高騰対策支援金申請」ですが、最初にお話をお伺いしたのは、実はリリース1ヶ月前を切った10月中旬ごろでした。
芽室町様としても、当初はWeb申請は11月には間に合わないだろう、とお考えで、今回は紙で受付を行うものの、今後同じようなことがあったときのためにコラボフォーム&コラボフローを見ておきたい、という趣旨でご相談をいただいた形だったと思います。
しかし、話を伺っているうちに、
これ、できちゃうな…
と思ってしまったんですよね。
申請書式は既にExcelで準備されていて、内容はいたってシンプル。
Excelをコラボフロー&コラボフォームに取り込めば、申請書はなんなら今日にでもWeb化できてしまう。
うまく進めば11月の申請開始に間に合わせられる！
芽室町様の事務処理がスムーズになり、事業者の皆様の申請も楽になるなら、我々としてもこんな嬉しいことはありません。短い期間ですが一緒にチャレンジしてみませんか、というご提案をしました。
残る課題は機能面ではなく、このサービスが芽室町さまの運用にうまく乗るかどうか。特に以下の点が課題になりそうです。
集まったデータをコラボフローからエクスポートし、事務処理に活用する運用をスムーズに進められるか。
承認のフローに関わる方々に、この期間でコラボフローの操作に馴染んでいただけるか。
Web申請は芽室町さまにとって新しいチャレンジであり、触ったばかりの製品で不安もある中、この短期間で「やろう！」と思っていだだけるかどうか。
これらの課題は我々というよりは、芽室町様自身でご検討いただく必要があるので、芽室町様にお試し環境での検証をお願いし、感触を確かめていただくことにしました。さて、どうなるか…
検証の結果は？
実際の運用を想定した検証を1週間程度行っていただいた結果…
コラボフォーム&コラボフローのフォーム設定、運用は問題なさそう
集まったデータの事務活用も問題なさそう。
承認フローや操作も実際の運用を想定して設定・検証され、これも問題なさそう。
との結論になりました！トータルで運用の問題なし、ということで、正式運用に向けて各種手配を進めていきたいとのこと。おおおー！
我々としてはもちろん11月から運用開始できればいいな…と思ってはいましたが、なにぶん芽室町様にとっては本当に新たなチャレンジです。
そこをこの期間でアクセルを踏み切るのはどんな組織であっても難しいし、自治体様では一般の企業とは異なるハードルもあるはず。それをしっかりと決めきってくださった。
本当に仕事を良くしよう、住民サービスを良くしようと考えておられる事が伝わってきて、頭の下がる思いでした。
運用の結果
こうして無事スタートした補助金申請ですが、実はずーっと「Web申請の利用率どうなるか？」が気になっていたんですよね。
今回の申請は事業者の皆さんが紙とWebを自由に選べるようになっています。そのためフタを開けてみればWeb申請ぜんぜん利用されてへんやん…なんてこともあり得ます。
Web申請の利用率が伸びなかったら正直かなり寂しい…
せっかくなら芽室町役場の職員の皆様と、事業者の皆様が「便利だね！」「これいいね！」と思っていて欲しい。
そんな事を思いながら数週間後。芽室町のご担当者さまとのちょっとしたやり取りの際に利用の状況を教えていただく事ができました。
それによると…
なんと町への申請の6割弱（！！）でWeb申請が利用されているとのこと！
それにより窓口対応の時間は大きく削減、想定していた他部署からの応援も必要なくなり、高齢の個人事業主様でも（おそらく家族の協力を得て）WEB申請を利用されている例もあったりで、想定以上にWeb申請が利用されているご様子。
これは芽室町様がWebページや配布物など、様々な方法でWeb申請をお勧めいただいた事が大きいと思いますが、いまやあらゆるサービスにおいてWebの活用があたりまえになってきている、ということの現れでもあると感じます。
まとめ
今回の導入では、自治体の皆様が働き方の改善や住民サービスの向上に本当に真摯に向き合われていて、住民の皆様や事業者様が想像以上にWeb申請に馴染み、必要とされている事を知ることができました。
とても学びがあることですが、それだけでなく、導入に関わる事で思い入れのあるお客様や地域が増えていく喜びもすごく大きい！
この経験で僕にとって芽室町さんは大好きな町、自慢したい町になりました。
芽室町さんのとうもろこし、あまりに美味しそうだったので、ふるさと納税で予約済みです。来年の夏、芽室町さんから届いたとうもろこしを家族に自慢しながら食べるのを、今から楽しみにしています。
以上 ワークフローに心臓を捧げた男こと、波多野でした。
コラボフロー Advent Calendar 2022 の 19日目は@sumichanから。お楽しみに！