手を握られたら、やるしかない？職場の困りごとを救え！
皆さんこんにちは。はっちです。総務のお仕事をしています。
3回目の投稿です！この記事が初めましての方、私の自己紹介については、下記の記事を見てみて下さい。
１．職場の困りごとを聞いてみよう
あれから装備品（DXのスキル）も少しずつ増えて来たので、私が思う困りごとを解決するだけでなく、自部署の困りごとも聞いてみることにしました。
自部署の困りごとのほうが影響度が高くて重要だったり、緊急性があるかもしれないですし。
まず、私が思う困りごとは、以下の5つでした。
台風が近づいているので、安全を確認する（1つずつ確認するのが大事だけど手間がかかる。設備の点検だけで18項目）
請求書の押印漏れが無いか確認する（1枚1枚確認するのが大変。私はあんまり担当していませんが自部署で100枚超えるのでは）
各部署から報告いただいた資料で、空欄部分が無いか確認する（私が担当するエリアで約70店舗。1店舗5項目のお願いをしたら、350個の空欄が無いか確認が必要）
やったことを１つの表に集約する作業（70店舗の報告をコピー＆ペースト…）
データを探す作業・データを必要な情報のみに加工したりする作業（例えば、350個の項目から頻度の多い項目のみに加工する。上位10店舗に並び替えるなど）
上記の困りごとを書いていた2回目の記事については、こちら
２．チームへの聞き方
職場の皆さん（自部署以外にも、となりの部署にも聞いてみて約15名）に、いきなり聞いても答えられないのではないかと思い、作戦を立てることにしました。
①メールで15名にアンケートを送る
②返信があった人に個人ごとに直接会って、話をする
メールで聞いてから、直接会って話をする2段構えの作戦！
①メールでアンケートを送る
普段の業務の中で、手作業で時間がかかる業務がありませんか？というタイトルで、アンケートのメールを送りました。配慮した点が３つ。
・いきなり仕事中に声をかけても、忙しい時は聞けないかなと思ったのと、
・Formsとかアンケートフォームで聞いても身構えるかなと思い、メールのほうが気軽だし好きなタイミング答えられるのと
・メール本文にDXでどういうことが解決出来るか、例やリンク先を入れながら伝えることで「じゃあこんなこと出来ますか？」と、想像しやすくて返信が来るのではないか。
なので、メールで聞いてみました。まずは城攻めでいう外堀を埋めるところから入る感じですね。
②個人ごとに直接会って、話をする
その後、返信状況を鑑みながら個人ごとに直接会って詳しい内容をお伺いしました。
メールだとで断片的な情報しか無いのと、解決策を作るにあたりどういうところに困っていて、何をすることで助かるのかを詳しく聞かないと良いものにはならない気がしました。
メールで来たものを返信とか他のやり方もあると思いますが、会って話をすると距離感が縮まるというか、場の空気が温かくなる感覚があります。
私は、野球・サッカー観戦に行くことが多いですが、
A.スタジアムで観戦する B.テレビの中継を見る C.ニュース記事で見る
だと、Aの方が心に残ることが多いです。臨場感があるからではないでしょうか。
コロナ以降オンラインが増えて手軽になり良かった部分もありますが、直接会って話すということが、大切と気づいた方も多いのではないでしょうか。
３．職場の皆さんから出た困りごと
私の問いかけに対しての反応は、以下のようなものが返って来ました。
職場の皆さんから出た困りごと
リマインドのメール
集計作業
一元化作業
空欄箇所が無いか確認
案件ごとに種類分け
名刺の更新作業
①リマインドのメール（未投稿がどこの部署か確認できないか）
毎月、何かしらの集計作業を行っている私の部署のパートタイマーさん（Aさん）からのお悩み相談。報告内容を集計して、報告が無い部署にはリマインドのメールを送っているが、なんとかならないでしょうか。という相談でした。
【解決策】これはPower Automateで集計しているサイトに行き、ダウンロードして１つの集計表に転記することが自動化出来ると思うので、その集計表が出来れば、どこの部署が未投稿かが分かるのではないかと説明。また、特定の部署に設定した定型文を自動で流すということも出来るはずです。と話すと、「ぜひやって欲しい！」と目を輝かせながら私の手を握って懇願されました。
②集計作業
1回目の記事で登場したCさん（お金に関する会計管理を行う方です）からは、レジ現金過不足の集計作業が楽にできないかと相談。（社内の業務内容なので業務説明は省略します。）
【保留】この件に関しては会社のセキュリティの問題があり、Power Automateで情報を取得出来るかが未知数ですが、取得出来ればこれも自動化出来そう。
③一元化作業
同じくCさんからゴミ処理券を一元化したいと相談。こちらに関しても、皆さんに説明するのが難しいですが、イメージで言うと色んなやり方で処理をしていて、やり方を１つにしたいという相談でした。
【回答】今の既存のやり方を１つにするということは、システムを変更する必要がありますし、今の私のスキルでは叶えることが現段階では難しいと伝えました。
しかしながら、私の説明を聞いてPower Automateをインストールしてくれたり、DXが楽しそう・面白い取り組みですね！と協力的な関係性を築くことが出来たのは良かったと思います。
④空欄箇所ないか確認
こちらのお悩みは、お隣の部署のパートタイマーさん（Dさん）からの相談。お隣の部署は大きく言えば総務なのですが、建物とか施設に関係するところの管理を行っている部署です。
ある書類に関して責任者の欄が空欄・日付が空欄になっていないかと、チェックしている作業があるとのこと。１つ１つ見なくてもAIでなんとかならないでしょうか、という相談でした。
【解決策】これはDXで解決が出来そうです。フォーマットが同じであれば確認する場所が同じになるので、そこに記入がされているか、空欄かを見るような仕組みを構築することが出来そう。
ただ、空欄が無いかを見ているだけでなく、金額に誤りがないか、記入されているこの項目は○○ではなく△△だ、ということも目で見て確認されており、この条件設定を１つ１つ設定するほうが難しいかなという印象を受けました。単純作業と言われる、大量に正確に早く出来るものはAIに任せて、人には五感から来る様々な情報を瞬時に判断出来る良さがあるので、全部の解決は難しくても一部分をお手伝いするということは出来るかも。と伝えました。「それでも嬉しいので、ぜひやって欲しい。急いでいないので、他の方の悩みのほうを優先して」と言ってくれました。なんて優しい人なんでしょう。謙虚すぎる。笑
⑤案件ごとに種類分け
こちらのお悩みは1回目記事のBリーダーと、隣の部署の社員さん（Eさん）から。
まずBリーダーからは、事件事故の種類分けを案件ごとに行っているのだけど、キーワードを事前設定して勝手に種類分けすることは出来ないかという相談。
隣の部署Eさんからは、社内決裁が可決した案件を実行に移す段階で、案件ごとに誰が担当するのか、担当者が分かる表を作成出来ないかという相談。決裁者や協議先名は役職が付いている部長やマネージャーが入っているのですが、実行に移す段階では担当者が窓口として行っていることが多いそうです。だから、この案件が誰の担当かを入れている表を別途作成しているけれど、コピーして貼り付けという作業を繰り返しているのでなんとかならないか。とのことでした。
【解決策】どちらの相談も、解決出来そうな気がしますが、これも、さっきの相談と一緒で、人の目で確認している時に色んな要素を同時に見ていることが話を聞いてて判明しました。例えば案件名によっては同じ言葉だけど、こっちは○○さんの担当・これは△△さんということもあり、こうなるとAIでは判断が難しくなるので、一部分をお手伝いするということが出来ます。とお返事をしました。私の思う困りごとと似た悩みが多いですが、なかなか一気に楽になる秘薬というアイテムは無いなぁという印象を持ちました。
⑥名刺の更新作業
最後にこちらの相談をもらったのは、部長付きのＦさんからの相談。部長付きというのは分かりやすく言うと秘書みたいなお仕事です。Ｆさんからは名刺を写真で撮って共有スペースに一元管理して更新する、ということが出来ないかという相談でした。
【保留】名刺のデータを取り込んで、同じシステム使って共有して、自動で更新するような仕組みがあるのだと思いますが、今の私のスキルでは思いつくことができず。「はっちさんがレベルアップするのを楽しみ待っているわ。」とおっしゃってくれました。
４．自分が今、行うべきミッション
今回、様々な方とお話をさせていただきました。
私が思う困りごとと方向性が合ってて良かったと思いましたが、どれか１つでも解決して、お役に立てるようになりたいという気持ちになりました。
また皆さん優しい方が多く、今すでに取り組んでいる内容が時短になれば、なお良い。という感覚で、もう！めっちゃ困っていて最悪！みたいな切羽詰まった感じではなかったです。
職場の皆さんから温かいお言葉をいただいて、自分の職場関係の良さに感謝した日になりました。目を輝かせて話を聞いて下さったり、握手されて熱意を感じたり、気持ちの余裕さを感じたり、いろんなコミュニケーションスキルを学んだ気がします。総務ってもしかして、心が出来ている人が多い部署ですか？笑
まずは、Power Automateをもっと出来るようになって、困りごとのどれか１つでも自動化出来るようになりたいと、明確な目標が生まれました。
見た目は細く、心は熱い男の挑戦は、まだまだ続きます。
