DIPS 作業ばっかりやるな
役に立ったのは、マックス2時間と、防衛の30分、ってリズム。
あとは、仕事を受ける時に期待水準がある時とない時で分けること。そして、ない時にはどう仕事を設計するか。
あとは、緊急事態対応と説得についてと、無能とは何か、ってところかな。
読んで纏めただけだと、血肉にならないんだな。読んで纏めた上で、自分でここはどうなってんの？ってところを考えて埋めないといけない。まあそりゃそうか。そこまでやれば、俺の知識になる。
調査だからわからない、ってなってる気がするな。そんなことないかな。設計はやってるんだけどな。
というか、なんでこんなに違和感、と思ったら、そもそも仕事の受け取り方については何も学んでないからか。てか、役に立ったと思ってない。
それはなんでかって言うと、経営企画だからだと思う。
普通の部署で、やり方がある程度決まってます、だったら、仕事の受け取り方について、あるいは仕事の設計について、この本に書いてあることが役に立つと思う。
上司が部下に渡す仕事のアウトプットをきちんと把握してるのが前提で、そうじゃないならそれは問題で、きちんと上司とその場で考えろ、とかね。
それは、上司が仕事のアウトプットを把握してる、なぜならある程度の業務の繰り返しが前提になってるから、ってことです。
経営企画は、特に僕が今いる会社の経営企画は、本当にそんなことないです。
競合調査やってたと思ったら、次は別サービスがどうやったらうまく値上げできるかを調べて、それが終わったと思ったらまた全然違う内容の調査です。
しかも、同じ調査を誰もやったことがない。毎日同じようにやる仕事、ってのがない。
毎日設計しっぱなし。誰もアウトプットを知らない。期待値もよくわからない。
そんな部署なので、上司に質問したら了解水準がわかる、とかないんだよね。
むしろ、俺に聞くな、自分で考えろ、と。
ストレスは強いけど、でも、一番勉強できた、ってところはあるよなあ。
移動が寂しいような、清々したような。どっちも正しいだろうな。
ああでも、仕事は設計と作業だ、って断言してたのはよかった。そうだよね、と思った。
生産性をあまりにも上げるために、一人一人の生産性を上げる必要がある。
そこでまず仕事の受け方から。漠然と渡されたら、より具体的にそれの何について知りたいのか聞く。さらに、何のために知りたいのかも聞く。
そうすることで、調査の無駄を減らす。ベストは、過去にやったこの調査でニーズを満たせると思います、って形で、新しくやらないこと。
相手のニーズを鮮明にして、曖昧なところをなくすまで相手にその場で質問を投げかけろと。良い加減な指示ができないように徹底的にやれと。
9倍にするには、それは一つ一つやってたら無理よな。なるほど。
2時間やったら休憩、なぜなら普通の人間の集中は2時間でマックスだから。そして、2時間同じことやるのは飽きるので、1時間でやることをちょっと変える。スピードとか。
2時間が5回。ご飯2回と休憩2回で10時間稼働。これくらいが効率的だよと。ふーん。
工業生産が行われて、1番生産性が上がったのは分業である。分業によって、100人の女の子にそれぞれラジオを作らせたらめっちゃ遅いのが、作業を分割して100人を横に並べてそれぞれの担当作業をやらせれば、めっちゃ早い。これはさ、知的作業と言われてるものにもあるよな。分割してやらせよう、そしたら早く終わる、という。
だから逆に、知的労働っぽい単なる肉体労働者になりたくなかったら、全体をやること、特に、分割された部分ではなくて全体の設計から実行までやる、ってのが大事なわけだね。なるほど。
え、酒飲みながら本読むのってこんな楽しいの？まあ本がいいってのもあるか。もっと教えて欲しい。楽しい。絶版は悲しい。
知的作業は、２つに分解される。設計と、作業である。つまり、これからこういうことをやろう、って設計がまずあり、それを一心不乱にやる作業がある。設計と作業の２つがある。その上で、設計をすごく上手くやることが、知的作業の生産性のために重要であると。
意味ねえことやるなよ、ゴミだよ、ってことだな。この辺はもう書いてました。
仕事が入った時に、必要なものは何かを考えて、先にパッと準備しとくと。そうすると、いざ自分の仕事をする時が来た時に、全て揃っててスムーズにできる。逆に、自分が仕事をするタイミングで必要なものがなかったら、それは仕事は進まない。だから、仕事が入ったタイミングで必要なものを整理して、自分ががっつり働く時に必要なものは先に手配しておく、手配してもらうこと。
仕事を受けた直後に手配する、が、まあ早いでしょと。直後じゃなくてもいいけど、忘れる前に手配したほうが楽じゃない？と。確かに。そう考えると、仕事を明確に受けて、さっさと手配して、自分がガッツリ働く、という以上にできることはない気がするな。
頼まれた仕事の目的に対してミニマムしか仕事をしてはいけないよと。だから、目的を明確にしないのは、その分無駄だよと。きちー。
専門的にさせる人間と、専門的にさせられる人間と、これは二極化する。
無駄な仕事は受けるな。受けるならスケジュールを引け。そしてその場で考えて、手配しろ。ここまでが仕事の受け方。
仕事を受ける時の5つのP(priority) 仕事の了解水準の有無による
結論、仕事の了解水準が明確にあるなら、そ複数案を出して把握して、それだけをやればいい。
仕事の了解水準がないなら、設計して確認とって作業、になる。
了解のpは、相手の了解が取れればいい、ということ。相手の了解さえ取れればいいので、これでいいですか？と聞いて、無駄なことはしない。相手の了解水準を確認して、それだけをやる、これが了解のP。
1つの作業をする時に、同時に他の作業もできないかと考えるのが節約のP。時間の節約のこと。買い物行くなら他の用事もやってこいよと。
時刻のPは、仕事の納期を起点に仕事が設計されること。
ちなみに、時間はいつでもいいって言うやつは、大抵問題を運んでくる。会議やる時間が12時でいいのか？昼時だよ？ってね。なんでもいい、なんてありえない。考えたら優先順位は必ずある。
空いた時間に貯めておいた仕事をするのがストックのP。経費処理とか。
価値のPは、仕事で複数の選択肢のうちどれからやろうか迷った時に、確実に成果が出るものを優先して行うこと。
仕事内容がふわっとしている時に、確認しに行くのか、一旦調べてみるのかで迷ったら、確認は無駄にならないのに対して、調べても的外れだったら無駄になるかもしれないので、確認から行う、など。
了解と納期、価値を俺は頑張らないと。了解水準の確認をしないから無駄な仕事をしたりしている。これは価値の確認に重なるな。つまり、作業を先にやって後から了解水準を取るから無駄な仕事をすることになると。こんな当たり前のことができてないってのは、かなり残念ではあるが、まあ直してこ。相手の了解水準を知ってから、作業する。納期に関しては、別に問題はないか。2割のバッファを持とう、くらい。できてるから続投で。
まずい仕事の受け方
仕事を受ける時にまずいのは、
①仕事の内容がよくわからない
②上司の上司の指示と上司の指示が違う
③上司の指示がコロコロ変わる
のいずれかである。
①の時は、上司が仕事の完成形の明確なイメージを持っていないことが原因なので、その場で上司と一緒に考える。仕事をきちんと遂行するために具体的に何をすればいいのか教えてもらえますか、と聞けばいい。
②の時は、上司とその上司の指示がズレる原因がコミュニケーション不足からくる誤解ならそれを解けば指示が一本化する。もし仲が悪いから指示が違う場合は、合理的な方を自分で判断して従う。
③の時は、環境変化など合理的な理由での合理的な変更なら変更に従う。上司の能力が低くて指示がコロコロ変わる場合には、上司と一緒に考えるしかない。価値ある仕事をするためにどんな行動をすればいいか一緒に考えていただけますか、と。①と同じ。
これは、最初の部署がこうだったな。自分じゃわからないだろうから、どんどん聞いてね！っていう。上司が何をすべきか分かってて、それを取りにこいと。それに対して今の部署って、もう最初から、私は完成系のイメージを持っていないので、自分で考えてやってください、って上司から仕事が飛んでくる。上司もどうすればいいかわからないままに部下に仕事を落とすのは困ったこと、らしいですよdips曰く。俺が起業したいって言ってるからわざとそれをしてもらってる、ってところだろうな。にしても、この場合はどうすればいいのか書かれてないな。まあ、自分で考えてください、か。てか正確には、自分でブレイクダウンして、これでいいですかって確認して、実行する、が今の部署での仕事の仕方の正解です。
上司もどんなアウトプットがいいのか明確にわからない時がある。で、そしたら一緒に考えればいいからいい。問題は、分かったふりをするやつである。それはだるいので、明確になるまで、あるいはわからないっていうまで、質問して詰めろと。僕がバカでわからないので、もう少し具体的に言ってもらえませんか、と。
どの本が刺さるかってわからないな。すごい人がこれはいいって言ってても、俺には刺さらない時もあるし、刺さる時もあるし。ドラッガーは安定して面白いと思ったり、いやつまんねえと思ったり。まあその時の俺のニーズによるのかな。
上司がイマイチな時は、自分でなんとかしろと。上司の上司の指示を上司が理解できてない時には、上司の上司に直接確認しないといけない。上司の上司と上司のコミュニケーションがうまく行ってない時は、そこがうまく行くように工夫しないといけない。上司がふわっとした指示を投げてくる時には、上司の指示が鮮明になるまでその場で質問しないといけない。
知的な作業においては、無価値なものは無価値である。工業生産だったら、下手くそだとしてもとりあえず何かしら作る、ってことはできるだろう。遅いとか、クオリティが低い、とかはあるにしても。しかし、知的生産においては、それはなくて、下手なものは意味がない。
0とまでは言わないけど、確かに意味が薄い知的生産は、ほとんど意味がない。意味があったような気になるけど、実際は無価値、という生産を俺もたくさんやっている。
部下の育て方 作業から設計へ段階的に
部下を育てるというのは優秀な人であればあるほど難しい、というのは、どうも真理らしい。何がわからないのかわからないから、育てようがない、という状態になるよと。とはいえ、上司は部下を育てることが一つの仕事なので、体系的な方法を学んで、部下を育てていかないといけないと。
部下を育てるには、まず上司が設計を行い、部下には作業を渡す。未熟で無能な部下とは、設計ができず、そのため見当違いで非効率な作業をする部下のことである。
作業ができるようになったら、設計を部下に自分でやらせて、その設計を上司がレビューしてから作業をさせる。
無能な部下を育てるためには、まずは、設計をしてあげて作業を渡してあげろと。それをやってると向こうはまず作業ができるようになり、かつ設計の仕方も分かってはくるので、そしたら次は部下に設計をやらせて、それを上司がレビューをしてから作業させる、って流れにしろと。こうやって、最終的に部下が設計できるようになるまでを育成しろと。
これはまあ、やってる気がするけど、でもうまく行ってないよな。なんでだろうな。まあそもそもが、基本的には自分で設計して、それをみてもらって、やる、というね。作業のステップをぶっ飛ばしてはいる。設計はまあ、頑張ったんじゃないですか。
マックス2時間の法則ってのは、会議にも当てはまる。5時間とか６時間とか会議をやってたらダメである。そうじゃなくて、事前に情報を共有しておいて、必要なことだけ喋ること。
これは、各部門が何をやってきて、今後は何をする予定、というところと、それに対してこのアジェンダを話さないといけない、というのを出した上で、それに対しての必要な情報を事前に共有して、そこまでやって初めて、じゃあ会議しましょう、になる。情報共有と、テキストレベルで済ませられるアジェンダ出しくらいの議論に関しては、先にやっとけよと。それはそうだろ。
知的労働と言いつつも、その大半は、ほとんど繰り返しである。経理にしても、人事にしても、何にしても。繰り返しであり、実質的には単純な肉体労働に近い。そしてそれは、すごく飽きてうんざりするものである。しかも、本人たちはうんざりしつつも、自分のやり方が最善であると考えて、そのうんざりする作業を変えようとしない。なので、生産性は必ず上がる、と考えて、新しいやり方を開拓する、という楽しさに目覚めてもらわないといけない。現状に不満を持ちつつ、でも一定の生産性は出るので現状に流されている。それを許してはいけない。
防衛の30分行動 BBCとNHKを攻める
防衛の30分とは、雑務が発生する前にこちらから先手を打つことで、都合のいい時間で処理すること。雑用は、自分にとってはどうでもいいのに相手からすると今じゃないといけない、という厄介なものである。
マックス2時間の法則と合わせて、30分の防衛時間、2時間の集中、30分の防衛、お昼休み、という感じで1日のスケジュールを組む。
BBCとNHKで覚える。BBCのBはボスで上司、Bは部下で部下。Cはカスタマーで顧客。NHKのネイバーで同僚、Hは本部で本部、Kは交際で仕事の人とのプライベートな人間関係。
俺の今の状態だと、本部と顧客はほぼないから、BBとNKかな。上司、部下、同僚、プライベートなコミュニケーション。これらについて、週の最初の雑用処理の30分で考えて、それを次以降の30分で実行していけと。社内外で、仕事内容とコミュニケーションで発生しそうな雑事を予想して先に潰しておけ、と。
防衛の30分では、BBCとNHKの雑事をspaっと解決する。Sは攻める。自分から先に連絡を入れて解決すること。pはprepareで、何かが起こっても問題が最小になる準備をしておくこと。aはavoidで、問題が起こりそうであれば、自分が集中している時にそれに巻き込まれないようにすること。
結論、先にとにかく予想して動いて潰しとけと。攻める、だけでいいよ、それが基本全てだから。
社外との関わりがないから、社内の人との関わりで発生しそうな雑事を先読みして、こっちから潰していけと。なんかあるかな。まあ移動かな。あとは、うーん。同僚はなさそう。部下もいないから大丈夫。お願いします、くらい言っとくか。まあでもすぐ移動だから、別にいいかなあ。
緊急事態対応 違う方法で解決するか、金を払うか、諦めて謝る。
緊急事態が起きた時には、パニックにならずに、以下の7つの視点で分解する。1つ目は質。問題になった箇所に対して他の方法で解決できないか。2つ目は量。大量は無理だから少量にして対応できないか。3つ目は納期。納期を遅らせられないか、あるいは、段階的にできないか。4つ目は方法。他の方法で対応できないか。これは量とか納期に重なる穂所がある。5つ目は代替。方法よりももっと大胆に目的達成のための他の手段を検討すること。6つ目が金。金を払うことで解決する。金で済むなら一番早いし楽なので、一つの切り抜け方として有効。最後に諦める。平謝りする、など。緊急事態に対して対策が無理な時は実際にあるので、謝るしかない、諦めるしかない、は実際問題として必要で建設的な解決法である。
方法がほとんど全てをカバーしている。別の方法で課題を解けないか、納期を変えられないか。あとは金と諦めるを覚えるべき。特に、金、ってのは面白かった。金で解決する、でいいんかい、というね。まあいいよな。それでも無理だから、諦める時もあるよと。確かに。
やばい、ってなった時に、即謝ろう、じゃなくて、申し訳ないことは分かった上で、状況を分解して、最善の打ち手を用意して、その上で謝れと。
まあ確かに、無理ですばーん、ってやって、後からあの時こうしとけばもっとよかったじゃん、ってなるのは最悪だな。
また、そもそも、問題が起こらないようにする、という視点を持てと。その際に、誰にどのくらいの責任があるか、とかどうでもよくて、自分に少しでも問題を防ぐための方法の可能性があったのであれば、部下を叱りつつも、自分の中でそれを反省しろと。
これはマジでそうだなあ。どっちにどのくらいの責任があったのか、って話と、自分の不足を反省する、ってのは、別の話だよな。確かにミスが起こった時に、相手のせいの部分もあって、それは確かに事実として受け入れていい。が、それはそうとして、自分の不備に対しては徹底的に対応しないといけない。それはそうだよな。事実上の責任を正しく認識するってことと、それとは別に自分のミスを許さないってことと。
緊急事態の予防 compa
緊急事態が起こる理由はcompaで分解できるので、それぞれに対して対策を打つ。cはクレームで、顧客のクレームから緊急事態になることが多いので、そうならないようにクレームが入らない準備の完成度を上げる。oはothersで他人。社内の周りの人のこと。彼らの問題に巻き込まれないようにしておく。mはミス。減らせ。pはプライベート。自分のプライベートのこと、出産や葬式などいろんなものについて、仕事に支障を出さないような準備をしろ。aはアクシデント。災害とか電車の遅延とか。それにダメージを負うな。
クレームの再発防止は、意識しなくても当然するだろう。社内の人に巻き込まれない、は、防衛の30分行動でカバーできる。mはミス。それはまあ、ダメですね。あるけどね。pはプライベート。これはなあ。むずいな。あるな。カレンダーの同期がマジで大事なんだよな。これどうしような。カレンダーの同期をするとどうなるの？プライベートの予定と会社の予定の重なりを防げる。特に大学と重なるので、毎週の繰り返しで大学はいれよう。aについては、まあ仕方ないものはあるとして、そんなギリで移動するな、って話かな。1時間から30分は移動時間に余裕を見ようね。
マックス2時間の法則 30分→2時間(1時間→1時間)→30分→2時間
集中力はマックス2時間の法則があるので、最初の1時間でやる目標を決めて、2時間やったら休憩する。それに30分の雑用処理の時間を組み合わせる。2時間集中したら30分は雑用を処理して、また2時間集中する。その繰り返し。
仕事の設計 成果が出るところまで分解する HIROEN
仕事を受けた時には、披露宴（HIROEN）の観点で、成果がゴールになっている単位で仕事を設計する。
Hはhearで、誰かから聞いておくべきことはないか。iはインフォームで誰かに伝えておくべきことはないか。rはリクエストで誰かに頼んでおくことはないか。oはoperateで自分で作業することは何か。eはexaminで調査か検討をすること。nはnegotiateで誰かと交渉することはないか。
対人と自分での作業ってことだな。
成果が出るもので止める、ってのが難しいよな。具体的な作業だって、別に進捗ではあるわけじゃん？うーん。そこはまあ定性的。ひとまず仕事は、人とのコミュニケーションを先にやって、その上で作業する、ってのが効率いい気がするけどな。人と関わるってのが主に情報収集だからかな。まあもちろん、作業しつつすり合わせ、もあるけども。
俺がどうしよっかな、って言ってる時はこれ。設計ができてない。
根回し tem
根回しとは、一番影響力のある人を説得すること。役員を出席させたいなら、社長をまず出席させること。
誰から根回しするべきかはtemで考える。tはtradefoffで、こっちを立てたらあっちが困る、というタイプ。これは、簡単に根回しを受け入れてくれる人に根回しして対処すればいい。すいません、お願いします、って言ったら受け入れてくれる人に根回しした方がいい。eはeveryoneで全員の許可を取らないといけないタイプ。これは、根回しが難しい人から行く。その人1人でも嫌だって言ったら全てが崩壊するので。mはミックスで、tとeが混ざっている。
根回しをする際には、自分が根回しすることに対して正しいと思えること、反対されても最後は押し切る覚悟があること、押し切るための準備をしていること、が必要。根回しとは、反対している人を押し切ることだから。。
ちょっと根回しって意味がわからないな。よくわからない。これをやりたいから、こことここに話を通しておこう、みたいなことか。
説得 HARP
説得は、harpに構造化して行う。Hはハードルで、相手がその説得を拒む理由のこと。aはアクションで、拒む理由に対して行動を提案して説得する。そうするとR、つまりリアクションが返ってくる。その相手のリアクションを観察して、新しいHつまりハードルが見えたらまたそれに対してAつまり行動提案をして説得して、Rつまりリアクションを見る。で、リアクションが良さそうだったら、そこでP、つまりプッシュ、押し切りである。
説得をこうやって構造化してるのは面白いな。
そもそも説得される可能性のない相手に説得しても意味がない。H=RとA=Pの時は説得を諦める。A=Pとは、行動提案が押し切るための行動と同じってこと。
これよくわからないけど、要は、説得して前に進まない場合は無理だから諦めろ、ってことだと思う。話が進まないで同じところでぐるぐるし出したら、それは詰みだよと。多分。よくわからん。
説得に反対する理由 最新メリットで立場が逆流したら押し切れ
相手が説得に応じないハードルは、最新メリットで立場が反流したら押し切れ、の6つの視点から考える。1目つは最新情報。状況は常に変わるので、相手が古い情報を元に反対している場合がある。最新情報を伝えて、こちらの意図をきちんと伝えるところが最重要である。2つ目はメリットとデメリット。説得されたところで、説得される側は自分に何のメリットデメリットがあるのかわからない、ってことがよくある。相手にとってのメリットデメリットをきちんと伝えること。3つ目は立場。説得対象が望む立場になれないと反対されることがあるので、そこは望む立場を用意した方がいい。4つ目は反対者。説得される人ではなくて、その人の周りにいて反対している人のこと。そこをどうにかしない限り、話は進まない。5つ目は流行。他社も、とか、他者も同じようなことをしている、という流行とか流れなんだよ、って説得が響く人がいる。6つ目は押し切り。ここまでの5つのポイントを確認した上で、必要な人には押し切る許可を取ってから押し切れ。
根回しよくわかんねえなと思ってたけど、なるほどわかりました。原案を出して、いい人とダメだっていう人がいて、それに対してじゃあこうしますって案を出して、いいって人とダメって人がいて、最後までダメっていうやつを言いくるめるのが根回しなんだな。多分。押し切るってのはそういうことか。
創造の30分行動 個人の生産性を向上させる kissのwa
創造の30分行動とは、毎日30分は業務能力を上げるための時間を取り、1ヶ月単位で目に見える目標を設定すること。1ヶ月以上も効果が出るのに時間がかかるものに対して人間は努力できないので、長い期間が必要なものは1ヶ月ごとの目標に落として取り組む。
kissのwaで6つの視点から考える。kはknowledgeで、一般的な、あるいは普遍的な情報が不足している状態。営業がうまくいかない、であれば、営業のそもそもの方法や押さえるべきポイントを理解していない。iはinformationで、個別具体的な情報の不足。営業で言えば、自社のサービスの理解や顧客の情報が足りていない、という状況。sはspare timeで余分な時間がないこと。つまり、対策する時間が取れていないこと。仕事が忙しくて本が読めない、など。もう一つのsはspare moneyで余分なお金がないこと。営業の方法について書かれた本を買うお金がない、など。wはworkforceで、人手不足のこと。他者に行動してもらうことで解決あるいは向上するもの。aはオーソライズで組織での公認。組織として営業の本を買う補助制度や営業力を上げるセミナーの開催など。
Aはwの対象が個人レベルから組織レベルに拡大したものと思っていいんだろうな。
Kが足りないから起業の本を読もう、は正直妥当だと思う。起業した人から話を聞く、とかもいいかもしれないが、それ結局はKになるから、じゃあ本でも良くない？と思う。
知識ではなくて感触を脳が記憶することを、体で覚える、という。
なるほど。
雑談は防衛の30分でやればいい。
なるほど。雑事として扱うってことな。確かにプライベートで入ってた気がするな。
本の内容をそのまま書いて、その下に思ったことを書く、って方式にしてるけど、これ結構いいな。ちゃんと事実を書きつつ、それに対して俺の意見を分ける、って方が、後から見た時に資料として役に立つ。どこまで書いてあって、どこまで書いてなくて、どこまで自分の意見で、ってのがわからないと、また本を読まないといけなくなる。細かい具体例とかは一回読めば頭に入るとして、そもそもの幹はきちんと記録してないと思い出せないし、その上で自分の感想を書く分にはいいよな。ああドラッガーだこれ。意見を書いて、事実を書く、っていう書き方がね。順番が逆だけど。
家にいるとダメなんじゃなくて、3階の布団と、YouTubeのサッカーとかゲームとかアニメの動画がダメなのね。普通に日本語の音楽を流してる分には大丈夫。生産性は落ちない。
仕事って結局は設計と作業なので、設計はできなくても作業はできる、というのは、作業工程を紙にして落としちゃえばいいので。
頭に入ってないのと、頭に入った上で自分の言葉に書き直すのができてないな。そのまま書き写すのは、頭に入れるって意味では良いかもね。