議事録を「発言録」から「意思決定ツール」に引き上げるには？〜チームで議事録に向き合って変わった4つのこと

2024年6月28日 14:11

議事録の書き起こし、AI要約サービスがちらほらリリースされ、実際に利用している方も増えていると思います。

そんな時代ですが、議事録をあえて自分の手で書くようになり6ヶ月が経ちました。（元々恥ずかしながらあまりちゃんとした議事録は書いておらず、手元に自分用のメモを残す程度でした。）

今後AIの手を借りるかなとは思いつつ、書き起こしと要約のことを考えるとAIはとても便利ですが、実際に議事録に向き合うと「発言録」以上の価値があるものだなと気づきがありました。

1. 会議前に議題を持ち込むようになり、会議中に意思決定しやすくなった

議事録というと会議中のメモと想起しがちですが、会議前の準備こそが大事だと改めて気づかされています。

会議で議題を持ち込むのは結論を出すためですが、結論を出すためにはいくつかのステップがあります。

結論を出すまでのステップ
前提の状況を理解してもらうこと・・・①
自分の考えを理解してもらうこと・・・②
↑を踏まえた上で、相手の考えを聞く・・・③

いきなり共有なしで「どう思いますか？」と聞かれても判断が難しいため①、② のステップが必要ですが、それをどれだけ早くかつ正確に理解してもらえるかが鍵になります。しかし、それが難しい…

😰 うまく話せず、自分でも何言ってるかわからなくなってくる
😰 話したけど内容が伝わらなかった

プレゼン力も鍛えたいところですが一朝一夕で爆裂に良くすることは難しく、事前に以下の内容を記入することで補うようになりました。

チェックリスト：相談事項を会議に持ち込むときに事前記入すること
✅ 相談事項の概要
✅ 相談事項の背景
✅ 自分が今考えていること

記入しておくことで、

😊 事前に読んだ上で会議に参加してもらえたり
😊 自分も何から話していいか迷うことが減ったり

事前共有の時間が短縮され議論できる時間が増えたように思います。

会議の参加者が事前に話したい議題を持ち込むようになったので、会議前に前提知識をインプットできわからないことが減り、自分自身も発言が増えたと思います。

話をちゃんと聞こうと思っても、

😰 よそ耳していて聞き逃してしまった
😰 聞こうと頑張っても理解できず集中力が切れてしまう
😰 聞いてなんとなく理解したつもりのことが認識ズレていた

などあります。人は話の8割は聞いていないという話もあるので、聞き逃してしまうことは仕方なく、テキストに頼るのは大事だなと感じました。

テキストがあることで、ちょっと聞いてなくてもテキストを読んでキャッチアップでき、結果として発言量や発言する人が増えることに繋がったのではないかなと思います。

意識するポイント
・前提状況をより早く理解してもらい議論の時間が増やす
・発言のほとんどは聞かれないと意識

目に見える文字があると、チームの認識を揃いやすいなと感じました。

私の所属するチームでは共同の議事録を用意して会議中に同時編集しています。自分が話しているときは、同時タスクで書くのが難しいため、メンバーが協力して書いてくれます。感謝。

（それにオンライン会議でもチームメンバーのカーソルが動いてたりスタンプが押されると安心できますね…）

共有の議事録をチーム全員で開きながら議論するため、発散するうちに脱線してしまったり、出た案を忘れてしまったりが発生しづらく今議論していることが明確になりました。また、文章はごまかせないので自分が理解していることと、していないことが客観的にわかるのも良いなと思いました。

会議中のポイント
・共有の議事録を用意して、参加者が助け合って議事を書く
・意見に対してリアクションを示す

一通り議論した後にネクストアクションがふわっとした状態で会議が終わってしまうことはないでしょうか。

🙄 あれ、結局誰が何するんだっけ？
🙄 結論どうなんだっけ？

会議中に議事録へ決定事項を記入することを習慣づき、「議論が終了したのか」あるいは「再度議論すべきなか」、「誰が何かを持ち帰るのか」を確認した上で会議を終了させるようになりネクストアクションがわからず誰かに確認するといったことがなくなりました。

チェックリスト：会議終了前にすること
✅ 持ち込んだ議論は結論が出たか。あるいは次回会議に持ち越すか
　 ✅ （持ち越す場合）どの会議に議論を引き継ぐか
　 ✅ （結論が出た場合）結論は何か
✅ ネクストアクションは何か・誰が担当か・期日はいつか

議事録をちゃんと取るようになり、文字を書き残すことが目的ではないのだと気付かされました。

まだまだ改善余地もあるので、引き続き良い意思決定ができる会議を模索していきたいと思います！💪🏻