育休中に振り返る 自分の仕事の流儀

育休、子育て中のHarryと申します。
私は技術系総合職として働いて6年。
これまでの経験から自身の仕事の流儀を形成しつつあります。
育休明けに忘れないよう、大切なポイントを備忘録として執筆します。

1. タスク管理の効果的な方法：TO DOリストの活用

私はタスクの大小問わず全てを一つのエクセルでTO DOリストとして管理しています。各項目にはスケジュールと補足資料の保存先リンクも記載し、業務進捗や詳細を簡単に把握できます。毎日の業務終了前にスケジュールの雷線を更新し、次の日のメモに予定を書き出しています。
TO DOリスト活用のメリットを以下に列挙します。

1.1 思い出す無駄の排除：時間効率UP

TO DOリストを使うことで、仕事内容を思い出す手間が省け、集中力を高めたまま業務を進められます。

1.2 脳内キャパシティの拡大：集中力UP

頭の中で全ての仕事内容を記憶するのは大変で抜け漏れが生じます。TO DOリストに書き出すことで脳のキャパシティが増え、集中力が向上します。

1.3 業務量相談の頼れる盾、引継ぎ時間短縮

TO DOリストは上司との業務量相談に役立ちます。視覚的に抱えている業務量を示すことで相談が容易になります。また、日程と詳細が把握できるため、他者への引継ぎも簡単に行えます。

2. 将来必要になりそうな情報の個人データベース化

コロナをきっかけに弊社ではTeamsを使ったクラウド上での情報・資料のやり取りが急速に増えました。その結果、多くの情報が日々入ってきます。
そうした中で、今すぐ必要ではないが将来必要になるかもしれない情報を目にすることがよくあります。
そのような場合、自分の個人データベースとして、名前を付けて保存・蓄積していくようにしています。
これにより、過去の資料や出来事を調べる際に、時間を節約でき、過去資料の探索や経験者へのヒアリング、再度似た資料を作成するという無駄を減らすことができます。
また、情報をすぐに提供できることで、知見が豊富で能力が高いと評価されることもあります。

3. タスクを効率的にこなすための即時着手

タスクを効率的にこなすためには、やるべきことが起こったときに後回しにせず、その場ですぐに着手することが大切です。後でやろうと思っても、思い出すのに時間がかかり記憶も不鮮明になり、仕事の精度が低下してしまいます。

3.1 会議、打ち合わせ後の着手がポイント

会議終了直後に議事録や出てきたタスクに着手することで、短時間で高い精度の成果物を得られます。会議中に次のアクションを決め、不明点はその場で解決することで、やり直しの手間を省くことができます。

3.2 メール返信も即時が肝心

メールを開封したらすぐに返信することが大切です。再度開封して読み直す手間がかかり、2倍の時間を要する「あとで返信」を避けましょう。

4. 上司への簡単な報告

上司に「今こんな感じです」「会議でこんなことが決まりました」と一分ほどの小報告を頻繁に行うようにしています。そうすることで、上司の安心感と信頼構築に非常に役立ちます。上司からフィードバックを得る機会も増え自己成長にも繋がります。

まとめ

このように、タスク管理、情報のデータベース化、そして即時着手と気軽な報告の方法を取り入れることで、効率的な業務遂行とミスの減少、上司との良好な関係構築に繋がります。