時間管理術

「やることがいっぱいあって、何から手をつければいいのかわからない。」「やらないといけないのはわかっているけど、ついつい後回しになってしまう...」常にシゴトに追われている、そんなお悩みはないですか？時間管理は管理職やリーダーが身につけるべきスキルの一つです。今回は時間管理術について綴ってまいります。

見えないと不安になる

個別セッションでもこの「時間管理ができない」というお悩みが多く寄せられます。あれこれとやることが多すぎて何も進んでいないと感じていたり、次から次へと仕事が降ってきて手つかずになっているなどです。

具体的にやるべきことを伺ってみると、２つ３つはすぐに思い浮ぶようですが、他には？と聞くと「いろいろ...」なんてことも。その「いろいろある」と一括にして実態を把握していないこともしばし。

実は、ここが一つのポイントで、脳機能的にいうと

「脳は空白を嫌う。見えないこと、想像できないことに不安を感じる」

ということです。

空白を嫌うので、何かわからない具体的に把握できていないことを「いろいろ」と言葉にすることでひとまず安心感をえます。ただし実際には見えていないので、行動に移すことができないということのようです。

やるべきを見える化し整理する

そのため、やはりまずは実際にやるべきだと感じていることをすべて書き出してもらいます。その時に付箋紙を活用することをおすすめします。張ったり剥がしたりの自由度が高く、その後の行動へ移す上でも有効です。

手順としては、

１．付箋にやるべきこと、期限、所要時間を記入する
単に付箋にやるべきことを記入するだけではなく、そこにいつまでにやる必要があるか（期限）と、それにかかる時間（所要時間）を記入します。所要時間を入れることで、おおよその目安がよりイメージできるので例えば３分以内のものであれば、さっさとやってしまう。またはスキマ時間にやるべきことととしてまとめておくと時間が有効に使えます。

２．時間管理のマトリクスに振り分ける
時間管理のマトリクスといえば、縦軸に緊急度、横軸に重要度をとり、この４つのどれにあたるかを振り分けてきます。ここで全体的に俯瞰し、自分のやるべきと思っていたことが何に偏っているのかをみることができます。この段階で、緊急度もなく重要度もないものは、すべてやらないと決めても大丈夫です。

３．自分しかできないことを選択し、やる日時をスケジュール表にはる
その付箋紙に書かれている情報を改めて眺めた時に、自分にしかできないことは何かを選択していきます。ここで大事なことは、「本当に自分にしかできないか？」という問と確認をする作業です。やる日付を決めてスケジュール表に記入するもしくは付箋をはり、そのとおりに行動するのみです。

４．それ以外を誰に手渡すか、もしくはやらないと決める
自分以外にでも本来はできる内容であれば、誰にどのタイミングでやってもらうかを決め、その人に手渡します。もしくはこの段階で「やらない」と決めることも重要です。

結局のところやれることは限られており、やれたことよりもやれなかったことを見積もりやすいので、まずはその状況を打破する必要があります。それが見える化し整理することです。

重要度が高く緊急度が低いものを手掛ける

この作業を通すと自分の時間の使い方のくせに気づいたり、本来は自分じゃなくてもよいことなのに、重要度と緊急度が高いことに時間を費やしていることに気づくことが多いようです。

ただし、リーダーや管理職が身につける時間管理術としては、その緊急度が低いにも関わらず重要度が高いもの、つまり他の誰でもないあなたしかできないことに対してどれだけスケジュールしていけるかがポイントです。

管理職になっても仕事がふれない、人に教えるより自分でやった方が早いからとこれをずっと続けてしまい、結果、部下が育たず、自分だけがいつも忙しい状況をつくっているなんていう悩みと連動することは多いですね。

状況がつかめてない、見えてないと不安になるもの、それを見える化し整理する、そのとおりに行動することです。

「その『やるべきこと』は、あなたしかできないことですか？」

この問いに答え、やるべきことを整理するだけでも自分が本来すべき仕事がクリアになりますよ。ぜひ、トライしてみてくださいね。

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