忙しい時の会議はやる？やらない？

「忙しい時でも会議はやったほうがよいですか？」
新年度でそれぞれの業務が立て込む時期にスタッフから「やるんですか？」と声があがり、現場優先と判断して会議をしばらく休むことに。そのまま集まる機会を逸して、気がつけば１ヶ月。共有すべきことがされずに、いくつかのクレームも。現場を優先し配慮したい経営者からそんなお悩みのご相談がありました。忙しい時に会議はやる？それとも、やらない？について綴ってみました。

その会議の目的は？

これだけの情報で、会議をやった方がよいかどうかを判断するのはさすがに安易すぎますが、私がお答えしたのは

「情報共有する時間や方法がとれずにクレームがでているなら、それを解決することは必要です。それが会議で解決できるならば会議ですし、その他の方法で代替できるならばそれを行う方がよいでしょう」

会議ばかりやっていて、「会議のための会議」になっているという話もチラリ聞くことがあります。特に長く慣習のように開かれている会議などは多いでしょう。会議をやっている＝仕事をしている気になるのかもしれません。とはいえ、目的があって会議をするものなので「その会議の目的は何か？」を明確にし「今やる必要があるかどうか？」という見極めは大事です。

そうでないと時給の高い人が何人も集まって、何も生み出さない時間を過ごすのは会社としての大きな損失になります。

会議とは

会議といってもいろいろありますが、そもそも会議とは

会議は、関係者が集まって特定の案件について相談をし、意思決定をすること。またはその集合のことである〜wikpedia〜

会議は、ただ連絡や報告をしあう情報伝達ではなく、いわゆる意思決定の場であることがポイントです。仮に情報の伝達のみであれば、その内容の資料やデータをそれぞれが目を通せばよいだけのことです。わざわざ時間を割いて行う必要はありません。

人が集って会議を開催すると意味は、その場で意見を出し合い意思決定をすることにあります。

今回の相談については、単に情報共有するだけであれば、会議という方法をとらずとも回覧や掲示板などにまとめ、スタッフは全員毎日必ずチェックするようなルールを決めることで解消できることもありました。が、一方で、クレームに至った背景から、単なる情報共有から少し掘り下げて対策を検討する必要があったことから、会議をする必要があるということになりました。

よい会議のチェックポイント

単に報告や連絡に終わらず、会議のための会議にならないために、今一度、なんとなくあたり前にやっていた会議をチェックしてみることをオススメします。その上でよい会議をするためのチェックポイントは

１．会議の目的とゴールを明確にする
まずは「何のために」を明確にしましょう。会議というスタイルをとるかどうかを見極める上でも重要です。そして、その「時間内に何をどこまで決めるか」のゴールを明確にしましょう。１回で目的に到達するのか、複数回必要か。欲張って一度で終えたいところですが、費やす時間内での達成可能な範囲であることも重要です。

２．必要な人が参加している
その目的とゴールを達成するために適している人、必要な人が参加していることも重要なポイントです。◯長とついている人が必ずしも参加するのではなく、会議が組織にとってより有意義に有益な意思決定につながるためにも、参加者の選択は大事です。

３．時間管理ができている
当日のアジェンダで適切な時間配分をしながら、会議を進めていきます。アイディア出しが必要であれば、事前に課内や係内から意見を集約して会議に望むよう意識づけることも重要です。また最重要課題から最初に話を進めることもポイントです。時間内では終えるようにしましょう。

４．話しやすい雰囲気である
意見を出し合う場であるので、話がしやすい雰囲気づくりも大事です。会議する場所、使うテーブルや椅子、参加者の並びや配置など話しやすくするための場づくりもポイントです。とはいえ、場所がないところも多いのですが、工夫する意識は大事かもしれません。

５．決まったこと、誰がやるかを確認する
会議の最後は、その中で決まったこと、それを誰がいつまでにやるのかを改めて確認します。決まったはいいが、誰がということまで落とし込まず、結局スルーされていたということも往々にありがちです。

改めて、今回の相談では目的とゴールを確認し、日時や参加者を踏まえた上でやる方向で整理しました。その上で、経営者として大事なことは、なぜ忙しいと言われている中でやる必要があるのか、その理由をしっかりとスタッフに伝えることをアドバイスいたしました。

ぜひ今一度、その会議必要ある？と見直してもよいかもしれません。
ご自身では整理できない、という方はぜひ個別セッションを！

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