荷受検収記録　スマホでらくちん管理

こんにちは
小売業で管理系を担当するAさんです。
今でも昭和のころのように紙の仕入伝票が使われていますが、今回この伝票を紛失しないためにノーコードツールでスマホアプリを作って対策してみました。

👇　以前にも同じようなタイトルでGlideを紹介していますのでご参考まで

作業時間削減が裏目に　伝票紛失件数増加(;'∀')

お店では毎日荷物と一緒に仕入伝票が届きます。この仕入伝票をもとに取引先様にきちんと代金を支払うために「荷受け検収台帳」を管理していました。が、昨年9月、作業時間削減のため台帳記入をやめました。

荷受け検収台帳

その結果、今年3月から9月までの伝票紛失件数が昨年対比200％を超えて、大幅に悪化してしまいました。(´；ω；`)ｳｩｩ
手作業の中でも手書き作業はとても時間がかかります。この台帳1枚を書ききるのに約15分もかかり、荷物の多い店だと4枚から5枚も書きます。ということは最大1時間超も台帳に向かっているのです。（時間がもったいない）
台帳をやめても大丈夫なように、伝票と荷物の流れをルール化し保管手順もきっちり示していましたが、結果が改悪してしまっては対策の道しかありません。

伝票を確認するアクションをなくしたことが原因

台帳に書き込むことの行為が、神の手のように伝票を紛失から守っていたと改めて実感しました。つまり伝票の枚数を台帳に書き込むことで次のフェーズに対する行動がインプットされていたのです。
検討した結果、記録アプリを作成することにしました。
　・台帳記入を復活させる　　　　　　　：　人件費増加　　✖
　・納品センターにアウトソーシング　　：　取引先負担増　✖
　・検収記録アプリ導入　　　　　　　　：　無料ソフト　　○

下の図のように台帳には11の項目を記入していましたが、これを大幅に項目を減らして、6つの項目をアプリに組んでいきます。

台帳記録項目

検収記録アプリ作成　Glide

記録作業のタイムライン
1.入荷時間から伝票枚数までの6項目を入力する
2.トップ画面に戻って検収内容を確認する
3.検収タブで確認したことを示す☑を入れる
4.確認済伝票枚数と実際の伝票枚数を突合させる

記録データ　GoogleSpreadシート

GoogleSpreadシートに記録されたデータを毎日に更新し、事務所や本社でも確認できるようにします。いつだれがどのように入荷した荷物と伝票を処理したのかわかります。あとで全店を集計して入荷状況や伝票処理状況を分析したデータをもとに担当者へアプローチします。

入力後の記録データ

操作は簡単に！

お店のメンバーにアプリを見せて感想を聞きました。
スマホ画面での手入力では台帳を書くより時間がかかるかもしれない。ということで「入力はとにかく簡単で、スマホ操作に不慣れな方に合わせてほしい」という声や、「スキャナを使うのがいい」という声がが多く出ました。

入力方法は3つ
・手入力　　・バーコード　　・QRコード

メンバーの声を聴きながら、以下の理由からQRコードを主な読み取り方法に決めました。
　・確実なスキャン　　・ワイヤレス　　・手のひらサイズ

早速、通販サイトで小型バーコードスキャナを購入！

購入画面

QRコードシート作成

A3サイズのコードシートを作りました。
右から左に順番にスキャンするようにしました。が、コードの大きさや隣り合うコードが干渉してか、反応が鈍く、思い通りに読まないトラブルが発生しました。

手作りQRコードシート

スキャン対策
手探りでQRコードの位置や大きさなどをあれこれ調整した結果、分かってきました。
　・コードの間隔はなるべく離す　・・・3㎝以上
　・コードの大きさは一個当たり　・・・3㎝以上

これでどうにか読み取れるようです。

アプリをお店で操作してもらいました

まとめ

紙の台帳に戻れない覚悟でアプリを作りました。
無理のない作業をして、伝票の1枚もなくさないスキームをいかにして実現するかです。アプリにはいくつかの課題もありますが、地道に修正して実用化したいと考えています。