お客様も安心！Gmailとスプレッドシートで注文管理を効率化
こんにちは！
今日は、ハンドメイド作品がたくさんの方からご注文を頂けることがあったら・・・
各販売サイトから「新規注文が入りました！」と連続でメール通知が鳴り出したら・・・
私は、果たして冷静にしっかり管理や対応ができるであろうか？
そんなことを考えながら、注文が増えてきたときに便利な「Gmailでの注文管理」と「スプレッドシートへ自動反映方法」を試してみました。
以前にご注文を頂きましたメールを元に実際にGoogle Apps Scriptを動かしてみてしっくりきました。
ちなみに、ラベル振分け機能は事務職をしていた時も非常に役立ちました。事務作業で大量のメールや書類を整理する際に使っており、その便利さを実感していたので、現在も引き続きプライベートやハンドメイドで利用しています。
また、スプレッドシートやGoogle Apps Scriptも使っており、データ整理や自動化に大変重宝していました。
その経験が、今の注文管理や在庫管理に役立っています。
スクリプト（Google Apps Script）で自動化
手動で記録すると時間がかかりますが、スクリプト（Google Apps Script）を活用すれば、メールの内容を自動でスプレッドシートに反映できます。
例えば📩 注文メールを受信！
複数の販売サイトからたくさんの注文が入った！！💦
そんなときも、一括管理できたら安心、安全、少し楽ですね。
📊 スプレッドシートの「注文一覧」に一括反映！
なんと！！
サイトごとにシートを作っておけば、それぞれの注文を分けて確認することも可能✨
✅ 少ないクリックで注文情報を記録！
✅ 手作業が減ることで時間の節約に！
✅ ミスを防げるのも大きなメリット！
Gmailで注文を管理するメリット
1.簡単に情報を整理できる
Gmailのラベル機能を使うことで、どんな注文が来たのか一目でわかり、必要な情報だけを集めて管理できます。
2.自動化できる
注文を手動で入力する必要がなく、メールの内容を自動でスプレッドシートに転送するので、時間も節約できます。
3.複数の販売サイト対応
複数のサイトからの注文があっても、同じシステムで管理できるのが便利です。
注文管理方法
1.Gmailラベルの活用
Gmailには「ラベル機能」があるので、注文メールを販売サイトごとに分類できます。
私の場合は、Pinkoiとminneで販売しています。
✅ Pinkoiの注文 → 「【Pinkoi】注文」というラベルをつける
✅ minneの注文 → 「【minne】注文」というラベルをつける
こうすることで、どのサイトの注文がどれくらいあるのかを一目で把握できるようになります。
ラベル設定方法の簡単な手順
1.Gmailの設定を開く
2.「フィルタとブロック中のアドレス」を選択
3.「新しいフィルタを作成」→ 送信元アドレスやキーワードで注文メールを分類
4.「ラベルを適用」で希望のラベルを作成
※ラベルの設定方法について
Gmailのラベル設定自体は比較的シンプルですが、詳しい手順は他の解説記事が充実しているので、ここでは割愛します。
2.スプレッドシートで管理
Google Apps Scriptを使って、先ほど作成したラベル「【Pinkoi】注文」、「【minne】注文」内のメール内容を抽出し、
注文の詳細（注文日、注文番号、商品名、数量など）を自動でスプレッドシートに追加します。
3.注文が処理済みになったことをラベルで確認
メールからスプレッドシートへ反映させたら、メールのラベル処理を自動化。
・「Pinkoi注文処理済み」
・「minne注文処理済み」
処理が完了した注文メールは「処理済み」ラベルへ移動すると同時に、受信トレイには表示されないようにアーカイブ。
🔹 メリット
・どの注文が未処理なのかがメール欄でもすぐに分かる。
・対応漏れを防げる
まとめ
この方法を使えば、
✅ Gmailで簡単に注文を整理できる
✅ Google Apps Scriptでスプレッドシートに自動反映
✅ ラベル管理で未処理注文も一目で分かる
今後、注文管理をスムーズにして、制作や発送に集中できる環境を整えました。
きっと、これからハンドメイド販売をもっと効率的に運営できるはず♪
最後に
Apps Scriptで使用したごく一部のコードです。
1.注文処理を始めるためのセットアップ部分。
ラベル取得やシート作成のコードです。
2.注文データをスプレッドシートに追加する部分。
3.Gmail APIを使ってスレッドを処理し、ラベルを付ける部分。
今回の記事は、ハンドメイド作家がどのように管理を行っているかという内容でしたので、
すでにお迎えしてくださったお客様や、これからお迎えしたいと思ってくださっているお客様にとっては、関係のない内容だったかもしれません。
心の片隅でもいいですので、この記事を読んで、少しでも安心していただけたら幸いです。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
この記事が少しでも役に立ったと思っていただけたら、
ぜひ『いいね』や『フォロー』をしていただけると嬉しいです。
今後も役立つ情報をお届けできるよう努めてまいりますので、
ぜひ応援していただけると嬉しいです。