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Notion業務利用している中での雑感・Tips

岡浩司(ektoji)

はじめに

くふうAIスタジオでトクバイのQAエンジニアを担当している岡です。
業務上Notionを利用しているなかでのTips集になります。
当然すぎる内容かもしれませんが、逆にこういう視点の記事が見つけられなかったので、ナレッジベースとして何かのお役に立てば幸いです。
2024年2月時点で認識している仕様に基づいています。

活用している状況など

大別すると以下のような状況で使っています。

  • 仕様Wikiや議事録

  • 開発案件ごとの業務タスク管理とレポーティング

  • Q&A置き場

  • コネクテッドワークスペースの作業起点

仕様Wikiや議事録

必ず一定周期で参照して履歴を追うような用途も想定される毎日の朝会・夕会などは1ページを起点とすることで半永続的なリンクを持たせ、日毎のブロックをボタンで増やしながら使うような運用をしています。

定例MTG用の議事録ページの例

案件ごとの業務タスク管理

普段からNotion上のタスクDBでチーム内の管理をしておき、リンクドデータベースビューで呼び出すことで、日次、週次でのタスク状況の共有やコストを下げています。

  • タスクのリンクドデータベースビューを使った週次のレポーティング

  • デイリーのチームMTGでのタスク状況の整理

週報でのタスク一覧の表示例

Q&A置き場

短文ならSlackでも解決できるのですが、なるべくNotionにナレッジを貯めるようにしています。記事を書くまでもないけど後で必要になるかもレベルの粒度の情報だったり、置き場所を作り、ギャラリービューで一覧化しています。DBにしているため検索も比較的容易です。

Q&ADBの例

Notion上の情報へのリンクを使った作業起点

  • 私個人としてはGTDに近い概念としてNotion上の情報へのリンクを使ったタスクダイアリー[参考文献]を作業起点として使っています。

    • ページのメンションを設置できる為、ブックマーク的な意味づけも可能です。

    • テックブログを１行書くといった粒度が細かすぎたり、逆に1日で完了しない優先度の低いタスクでもNotionはブロックの移動が簡単なので、明日やろうと思って複製したり、明日の塊にシュッと移動できる点は親和性が高いです。

Notion内の情報を参照しながらタスクダイアリー的な使い方

Tips集

ブロックタイプは後から調整できるのでとにかく書いてしまう

Note + ion の語源通り、メモを取る、ドキュメントの整形も後からできるというのがNotionの魅力です。
文章書く→ブロックを範囲選択する。→左側の：：をクリック→ コンテキストメニューでブロックタイプの変更から箇条書きなどを選ぶなどできると分かっていれば気楽に書き始めることできます。

データベースビューの余白を詰めたい時はページをロックする

余白は文章を読みやすくするために必須の要素ではあるものの、Notionは体感余白が多すぎるので、左右の余白を縮小はよく使います。
特にリンクドデータベースビューを使っていると「+新規」などの不要な空間が気になります。週次のレポートにタスクの一覧を表示したい時など、このページ上では参照だけしたい。といった場合にはロックすると＋新規などの操作ができなくなるため必然的に詰まります。
ページ自体をロックしたくない状況でも、ロックできる別ページで同期ブロック内にDBのビュー部分を配置し、綺麗に貼りたいページ側に同期ブロックを貼ってからロックすることでビューの余白の多さを緩和できます。

リンクドデータベースビューは不要な表示が多い

＠から描き始めてページメンションしたり、ページリンクを貼り付けたりするのも便利

Notionだと@から書き始めて何となくページ同士を結びつけることができます。ただし、若干検索挙動が感覚と合致していないので、うまくいかない場合はページリンクを取得して貼り付けてメンションしています。。

よく迷子になるので、戻る・進むを多用する。困ったら戻る

Notionを使ってるとよく迷子になるので、いくつか起点をそれでも迷子にったらマウスについている戻る・進むボタン（もしくは⌘[or ]で戻る進むを多用してしまいます。サイドピークで開いているときに感覚的でない動きをするのが好みが分かれる一因かもしれません。

DBプロパティをマウスオーバーすると値がわかる

チェックボックス形式にしたステータスプロパティにチェックが入っていたらNotion関数で何かする処理を入れようとした際に、if文の判定でそのプロパティの値が done でも動かず、true でも動かず頭を悩ませたのですが、テーブルビューでマウスオーバーしたらまさかの「完了」だとわかりました。

チェックボックスはマウスオーバーしてみると幸せ

テンプレートのURLを保持していれば、DBをロックしていても編集できる

テンプレートの編集は通常DBのビュー上の新規の横のVからコンテキストメニューを開いて行います。そのため、ロックしているときは、たどることができなくなります。弊社では、DBをロックして使うことが多いため、難儀していましたが、テンプレート自体がページなのでテンプレート自体のページリンクを取得するとそのリンクからテンプレートページが編集可能になります。

陥りがちな罠

便利さも多々ある一方で、業務の中でNotion使っているとどうしても機能面での不自由さが気になります。

  • 全角空白から書き始める時にAIが起動して割といつも困る(恥)

  • リンクドデータベースビューのフィルタは保存しないと反映されない。

  • DB複製しても参照はそのまま複製する

    • 親子関係を持つタスクページ群の親タスクを複製すると同じ子タスクにリンクする

    • DB自体をデータなしで複製するとスキーマ定義を取得するわけではなく、複製元と同じリレーションを持った別DBができる

  • DBプロパティでリレーションしている時に別ページが表示されているが、ページ上に表示されているときリンクではない。

  • DBオートメーションは関数プロパティの値をフックせずユーザーによる変更をフックする

    • タスクの期限が 明後日且つ、ステータスが未着手のものを関数プロパティで「要注意」のように表現は可能ですが、関数プロパティが「要注意」になったことをトリガーした何かはできない

  • 他サービスとのインテグレーションのメンションは静的である

    • メンション形式でGithubのリンクURL等を貼ってメンションしている時、貼った時点のステータスも表示されるが、静的であり、仮に元のIssueがCloseしていたとしても手動でそのブロックを更新しない限り更新されない

静的なメンション

  • 相対の複製の自由度は低い

    • DBテンプレートのページタイトルに `@明日` などは使えないので一旦 `＠今日` で作って操作しないといけない。

  • 適当に貼り付けてコードブロックに変換したら意図しない改行でブロックがたくさんできる

  • ページに埋め込んだデータベースビューのボードビュー上でデータベース向けのページをドラッグドロップできるが、画面上ビューの範囲外にドロップしてしまうとデータベースページではなく、ページの子ページになってしまう＝データベースページはページを継承したページである。

おわりに

Notion活用している中で不便、便利に感じていたり、理解していると少しだけトクしそうなTipsを記載させていただきました。
何かのお役に立てれば幸いです。

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当社は「AX で 暮らしに ひらめきを」をビジョンに、2023年7月に設立されました。
（AX＝AI eXperience（UI/UX における AI/AX）とAI Transformation（DX におけるAX）の意味を持つ当社が唱えた造語）
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