社内文書のコツとマナー

会社員生活で避けて通れない、文書での報告・連絡、会議資料取りまとめ、それに決裁文書の作成。
あなたの文章、ちゃんと読んでもらえていますか？
ざっと見ただけで突き返され、社内文書作成が鬱陶しくなっていませんか？

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会社員生活も30年。その大半が書面での報告・連絡・相談の繰り返しです。文章の読み書きには、必然的にこだわりを持つようになりました。
私なりに普段気を付けている社内文書のコツとマナーについて記します。
少しでも参考になれば幸いです。

１．準備：４W１H

☆　どんな文書でも、まず最初に作戦を練らなければなりません。
　　押さえておくべきは、以下の４つのWと、１つのHです。

Why：何のために書くのか？
What : 伝えることは何か？
to Whom：誰に読んでもらうのか？
When：最適なタイミングは？
How：必要なマナー、表現のコツは？

２．Why：何のために書くのか？

☆当然ですが、その文書の目的を意識しましょう。

例えば、説明・備忘メモなら・・・
☆あなたは小説家ではありません！劇的なストーリーは不要です。
●　客観的事実（数字・日付）、経緯、発言内容を忠実に書きましょう
●　不明点や限界はその旨を明確にし、主観や推測は排除しましょう

例えば、その説明で決裁や承認を仰ぐなら・・・
☆あなたは評論家ではありません！理解と賛同を促す説得力が必要です。
●　決断・承認するに足る根拠（検討結果、プロコン比較）を揃えましょう
●　突っ込みどころを予想し、想定問答的な内容を盛り込みましょう

３．What：伝えることは何か？

☆「イイタイコト」をとことん練り上げることが肝心です。
　書く前にまず、自分自身の理解が整理できていますか？
●　主張・論点をまず一言でまとめ、箇条書きで並べてみましょう
●　それを裏付ける事実・背景、客観的根拠を整理しましょう
●　独善的でないか？論理に矛盾や飛躍は無いか？見直しましょう
●　諸々の内容が盛り沢山で、話が散漫になっていませんか？
　→　小見出しをつけて、内容を整理・分割しましょう
●　前置きが長く、まわりくどい言い方になっていませんか？
　→　最初に結論を述べ、次にその理由を列挙すると良いでしょう

４．to Whom：誰に読んでもらうのか？

☆あなたの報告相手は、たいてい忙しいものです。
　常に相手（読み手）の立場で考えましょう。
●　大前提は「ポイントを押さえた簡潔な表現」です！
●　ここだけは読んで！という箇所を強調（太字、下線、マーカー）
●　相手はプロか？それとも素人？
　→　相手が持つ知識・情報量を想像した書きぶりを心掛けましょう
　→　特有の専門用語や略語には、ゆめゆめ気を付けましょう！
●　相手は目上の人？
　→　敬語はひとまず無視！「である調」で良いのです
　→「です・ます調」一辺倒や、「である調」との混在は避けましょう

５．When：最適なタイミングは？

☆書いた時＝発信する時、ではありません！
　相手の状況、読んでもらえるのはいつになるか？を考えましょう！
●　速報性重視なら、内容は二の次。さっさと出しましょう
●　熟読の上でアクションを求めるなら、リードタイムを与えましょう
●　特にメール交換での返信のタイミングは、内容と目的次第
→　一時の感情に任せた、相手のペースに合わせた即答は危険です
→　すぐ反応すべきか？じっくり熟考して返すか？戦略が大事です
→　納期は勿論、相手の休日、就業時間、時差なども頭に入れましょう

６．How：必要なマナー

☆書き終えたら、必ず全体を読み直しましょう！
　推敲の過程で残骸は必ず残ります、決して書きっぱなしにしないこと。
●　誤字・脱字
　→　自動変換を疑いましょう！同音異議語は山ほどあります
　→　固有名詞の字体、人名・地名には特に注意しましょう
●　句読点が多すぎ・少な過ぎ
　→　「歌のサビの部分」くらいの長さが適切です！
●　改行が多すぎ、少な過ぎ
　→　話題の変わり目が、改行のタイミングと心得ましょう

７．表現のコツ

☆「ポイントを押さえた簡潔な表現」と言いますが、要は「どうでもい　　　い」ことを、徹底的に排除して書くことに尽きます。
●　同じ単語・表現の繰り返し、唐突な表現を避けましょう
　→　常に異なる言い方を探そう！「言い換え」こそ表現力の豊かさの証
　→　特別な用語・略語を使うなら、冒頭で説明・定義づけをしましょう
●　ネガティブな表現、トゲのある言葉はできれば避ける
　→　できるだけポジティブで、柔らかい言い回しが好ましいです
●　敬語が変（例：やらさせていただきます）
　→　敬語は難しい！まずは無理せず平易に表現し、後で考えましょう

８．小技

☆「簡潔かつポイントを押さえた記述」の内容が最も重要ですが、私が気を付けているちょっとした小技は・・
●　スカスカにならないよう、句読点や改行、図表の位置に注意！
●　逆に余白が少な過ぎでも、窮屈な印象で読みにくいので注意！
●　推敲の過程で生じる誤字・脱字等、必ずトリミングを忘れずに！
●　改行幅・余白などのレイアウト調整で、全体的な見た目も綺麗に！
これらを駆使し「A４用紙1枚」に納められれば、理想的です。

いかがでしょうか？
ChatGPTという飛び道具に頼るのも勿論良いし、叶わないかもしれません。
でも、これらのコツやマナーを押さえて自力で書いた文書が、社内で役に立つことがあれば、普段の仕事の中でもちょっとした達成感、満足感、面白さを感じると思いますよ。

そんなあなたのお手伝いができれば、幸いです。