営業顧客リスト管理ツール、スプレッドシートを魔改造。テンプレを作成して架電効率を上げてみた。
営業リストはスプレッドシートで十分管理可能(少人数なら)。また、スプレッドシートが最初にオススメされる理由
・無料
・複数名で共有して同時利用可能
・自動で保存
・工夫すればあらゆる自動化が可能
・スプレッドシート独自の関数でシートをまたいで効率化
早速本題です。
画像だけでもある程度理解可能なように編集いたしました。
更新通知
※2024/07/09 リストのコメント（履歴）に飛ぶハイパーリンクについて、動作していない現象が報告されましたので、本日修正し、スプレッドシート上の上部（メニュー欄）に行削除したあとのリンク整頓メニューというメニューを追加しました。さらにそこからリンクボタンを再生成するを押すと、すべてのハイパーリンクが再生成されます。PCのスペックによっては処理に少し時間がかかります。この度は動作不具合の件につきまして深くお詫び申し上げます、またご報告いただきましたお客様につきまして、深く感謝申し上げます。
最初に
目指したクオリティ
一番の目的は作業数減・時間短縮・効率UP
①毎回の同じ作業を減らす＝作業削減
②入力したら→自動情報整理＝自動分析
③リストを回せば回すほど、良いリストになるようにする（成約率UP）＝架電効率UP
④書き込みはほぼ一つのシートに限定。他は管理用にすることでミスを減らす=ミス削減
以上の目的を達成する機能を盛り込みました。
機能の一部一覧
色塗り
電話番号自動で整形
履歴の時間自動追加
履歴を順番に残す（移動させて自動で整理整頓）
資料のボタンで一斉送信（添付資料付き）
重要リストなど自動分別
架電予定リストを自動リスト化
別シートのリストから、入力欄へ飛ぶリンク
架電状況分析
以下より利用説明書と概要を兼任した内容となります。
1.色塗り（作業削減）
2.電話番号を自動で半角化 & ハイフンをつけてみやすく（作業削減）
WEBサイトからコピペした番号で電話番号が見づらいリストになってないですか？コピペで拾ってきた電話番号を整えてます。
3.履歴の日時(日付＋時間)を自動追加（作業削減）
そのリストいつ電話したのか？
いちいち、入力しなくても大丈夫です。自動で時間を入力します。
4.履歴を順番にワンクリック移動（作業削減＋架電効率UP）
実はこの機能が※一番重要でした。
いつ誰が履歴を入力したのかがわかるように。
「コメント」「履歴を残した時間」「営業の名前」の3種類入力していました。
※一日100~200件架電してましたので全ての履歴欄に残すは大変です。
これをワンクリックで自動化しました。
※基本履歴コメントを残すだけで、履歴整頓ボタンを押すだけ
＊①いつ、②誰が、③どこに、電話して何をしたか、→ボタンを押すだけ＊
5.資料ワンクリック送付（スプレッドシートから添付資料も送れる）（作業削減）
メール文章が定型でOKなら、わざわざメールソフトを起動しなくとも、
スプレッドシート上で送れます。
列をそのままコピペして貼り付けるのが簡単ですが、下記の①〜③の情報が揃っていれば送信いただけます。
A1に件名
B1に本文
C1に本文の末尾に追加されるメンション
D1にgoogle driveに保存しているパワポorGoogle slideのURL
E1にCcのメールアドレス
F1にBccのメールアドレス
以下のように記述しておりますので、ご自身で変更してみてください。
実際にメールを送ってみた。
6.重要リストを分別自動化（作業削減＋自動分析）
AとBのリスト、Aだけのリストの2つのシートを用意しています。必要なければどちらかを削除してください。
7.架電予定リスト自動作成（作業削減＋自動分析）
8.話した営業先の担当者に様を自動でつける（作業削減）
9.別シートからコメント記入欄へ一発で飛ぶリンク（作業削減＋ミス削減）※2024/07/09更新
別シートで管理して、電話をかけようと思った時
①別シートに履歴を残すと、シートが別なので情報がごちゃごちゃになる
②本シートに履歴を残すのに、リストを探すのが大変な場合がある。
上記を①、②を解決するため、履歴を残すためセルリンクを設置しました。
10.リストを削除しても番号も一発リンクも自動再計算記述（作業削減＋ミス削減）
通常3~5秒後くらいに、番号、リンクが再計算されて自動で記述されます。
複雑な動作が不要なパターンへ機能をアップデート致しました。
※2024/07/09 上部のヘルプの横に新メニューを追加し、行ごと削除したあと、リンクをすべて整える機能を追加しています。スプレッドシート内のシート間の移動が「なぜかズレてるな？」と思った時にもお使いくださいませ。
本当に時短できたのか！？スプレッドシートでどれだけ時間を節約できそうか？（概算で計算してみた）
節約時間を計算
①色塗り(重要リスト、次回架電) 10秒x100件
②電話番号正規化 5秒x100件
③履歴に履歴を残した時間と担当名を記述 10秒x100件
④履歴をコピペして別のセルにうつす 5秒x100件
⑤担当者に様をつける 5秒x100件
⑥重要リストを探す（コメントする） 10秒x100件
⑦資料をワンクリックで添付して送付 60秒x 5件
1日100件分で 80分！
1日200件分で160分！
1日300件分で240分！
①〜⑦の作業が全て必要な方はあまりいないかもしれませんし、電話しながらタイピングが正確にできる人は若干短縮できていると思います。それでも件数が多くなるにつれてチリ積もになっているのがわかるかと思います。
自動化で、どれだけお金を節約できたか？
時給1500円で計算しました（20分ごとに500円）
100件
80分=2000円 一週間(5日分)=1万円 1ヶ月20日勤務=4万円
200件
160分=4000円 一週間(5日分) =2万円 1ヶ月20日勤務=8万円
300件
240分=6000円 一週間(5日分)=3万円 1ヶ月20日勤務=12万円
全て手動でやってしまうと、12ヶ月分にすると、まるまる一ヶ月分は記述作業に時間を取られてしまうという計算結果になりました。
上記の概算の計算はミスがないことを前提にしています。
スプレッドシートのシート間で入力が重複してしまったりすると、かなり時間ロスになってしまいます。ミスによる時間ロスを防ぐ意味で自動化できる場合は自動化した方が良いと思います。
雑談枠 | スプレッドシートを魔改造したのはナゼ？
私が在籍していたベンチャー企業（上場）は良い意味で自由でしたが、
何も揃っておらず、全て自分達で用意しなければならない状況でした。
一部リスト管理ツールはありましたが、商材の違いで利用することはできず、独自でリスト管理する必要がありました。
最初は汚いスプレッドシートでしたが、徐々にアップグレードさせていき、
労力を少なくし、営業利益が上がるようなリストツールに仕上がったかと思います。（効率化が好きだったので、夜遅くまで残って没頭しておりました笑）
当時の新規事業で使用したリストが1000件前後でしたので、あらかじめ余裕を持って約10000行、リストとして登録できるようにしています（そんなに使わないと思いますが・・・使えなくはないのですが、1万行以上の場合はコピーして複数のファイルに分けるか、別のリスト管理ツールの使用をオススメします。）
自分でリストを使うには（重要）
コピーして自分のフォルダに保存してください。簡単ですが、以下が手順です。
①ファイルをクリック
②コピーを作成をクリック
③コピーを作成をクリック
④スプレッドシートのコピー自体はOKです。次に使う準備です。
⑤自動化を許可する。
⑥自動化を許可する→OKボタンを押す
⑦自分のgmailアドレスをクリック or ログインする
⑧詳細を押す
⑨安全ではないページに移動
以上で準備も終わりです。リストを追加して使用してみてください。
念の為、関数を入れているセルは保護をしています。間違えて上書きしてしまった場合は、「編集→元に戻す」で戻してください。
リストを活用するために
申し込み済企業にアップセル（追加で申し込みしてもらおう）
NGリストを活用し、NG理由を払拭し、再挑戦・営業をしてみる
トラブルを避けるために
以上となります。
スプレッドシートのURLはこちらになります。
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