#86 「決まらない会議」に疲れたら、読んで下さい

指示ゼロ経営プロデューサーのかおりんです。
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「会議をやっても、結局なんか、決まらないんだよね…」

決まらない会議だけでなく、意見が出なかったり、決めても結局誰も動かなかったり…

「もっと、ちゃんと成果の出る会議がしたい！！！」

と思う経営者さんリーダーさん、多いですよね。

会議（ちょっとしたミーティングも含む）って、私たち、小さいころからやってますよね。

学校のクラスでの話し合い、班ごとの話し合い…など…。

しかし、その「お作法（やり方）」って教えてもらったことありますか？

幼いころからあれだけやってきたのに、やり方を誰も教わっていない。

だから「いい会議・成果の出る会議」をやるのは難しいのです。

なんとなく、人が集まり、議題が提案されれば、話が進むものだと思い込んでいませんか？

会議のお作法は色々ありますが、今回は簡単にヒントをお伝えします。

❶何のための会議なのか？会議の目的を明確にする

ひと言で「会議」と言っても「決める会議・意思決定する会議」や「アイデアを出す会議」、さらに「共通認識・情報共有のための会議」など、その内容は様々。

当社では月に一度、全社会議がありますが（なぜか社長は不参加(笑)）、議題はいくつもあります。

その一つ一つの議題に「目的」を設定します。

事前に「決める」のか「アイデア」を出すのか「報告」するのか…ハッキリさせます。

「報告」であれば、事前に資料を配布しておいて、目を通してから参加してもらえば、文字では伝わりにくい部分だけ会議で伝えたり、質疑をすれば時間削減になります。

「アイデア」も事前に考えてきてもらう。できれば、「一人3つはアイデアを出してきてください」と伝えておけば「はい！お願いします！」と始めても、シーン…となることはありません。

「決める」のも事前に何を決めるのか？AとBどちらにするのか？を決めるのか？もっと広くアイデアを募って解決策を決めるのか？など、決める会議は一番複雑なので、テーマに合わせて事前準備が必要です。

何にせよ、目的をしっかり把握して、事前準備をすることが胆です。

➋終わりの時間を決める

日本人は始まりの時間に正確ですが、終わりの時間にはルーズです。

「何時に終わる」と決めて、それまでにそれぞれの議題の「目的を達成する」ことをしっかり参加者に伝えます。

そうすると、あまり重要でないことは、さっさと終わらせて（事前準備で終わる可能性もある）、しっかり話し合いたいことに時間を取ることができます。

また、決める会議の場合は、最終的に合意形成をして、全員が結果にコミットする状態をつくることが大事です。

意見が出なかったり、言えなかったりして、自分が思っていることが会議に反映されなかったら、それは本人の責任です。

後だしじゃんけんは絶対しません。

自分の賛成意見でなくても、決まったら従う。

そんなルールも決めつつ、終わりの時間は守ります。

❸役割を決める

最近、ファシリテーターという役割（お仕事にしている方もいます…というか、私も依頼されればやります）を耳にすること多いですよね。

ファシリテーターとは、司会進行…というのがラフなイメージです。もちろん実はもっと深いのですが、今回は司会進行くらいに思っていてください。

会議のまとめ役でもあります。

これは、大体決まっていますよね。

ファシリテーターのポイントですが、できれば、若手の社員にしてもらうことをお勧めします。

社長や幹部がファシリテーターをすると、若手社員は委縮して意見が言いづらくなります。その点、若手社員だと、意見が闊達になる可能性が高いです。

とはいえ、ある程度のスキルが必要なので、新入社員にいきなりやらせるのはやめましょう(笑)。

その他「書記」「タイムキーパー」が必要です。

社内会議のタイムキーパーって、あまり決めたことないと思いますが、重要です。
先ほどの「終わりの時間」を決めるためにも必要ですし、「決める会議」の時、「まずは近くの3人で10分話し合ってください」などしたときも、timeキープすることで、スムーズに会議が進みます。

あとは、ファシリテーター以外の「交通整理」も役割として担ってもらうといいと思います。

これは、会議が紛糾したとき、タイムキーパーさんも声が出しにくいときに

「ちょっと、話が混乱しているようなので、一旦もとに戻りましょう。今、話し合っているのは●●についてですよね。いいですか？」

などとやる係です。

これも、なかなか大事な役割ですが、全体を俯瞰して見れる能力がないと自分も中に入ってしまい熱くなるタイプの方には向いていません(笑)。

冷静な方にお任せするといいでしょう。

いい会議のポイントは他にもありますが、まずこの3つを気にするだけで、かなり良くなるはずです。

ぜひ、次回の会議からやってみてくださいね。

本日も最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

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