#007 月末レポートの自動化

本日の自動化例はレポートの自動化です。
日々のデータを自動で集約して、30社分の月末のレポートを最終出力のPDFに仕上げるところまでを自動化した案件の例です。

自動化前の状況

コンサル系の企業さんの案件でした。
日々のデータを溜め、クライアント向けの施策効果などの月末にまとめるレポートを各々が作成していた。前年度や月比較も必要なため、そのデータは日々肥大化していき、データポータルサービスやエクセルでは扱いも煩雑になり社員さんの月末の大きな負担になっていたとの事。

自動化のフロー

そう言ったご事情で自動化しました。
実際のフローは下記になります。

1. 日々のデータをクライアント毎に格納する作業の自動化とデータベース化

2. 上記のデータを基に任意の比較やルールを事前に指定し日々の比較やルールのデータも加工し別途格納

3. 月末を期日のトリガーにし全てのデータと加工済みデータを集計する

4. 上記の集計データを基にレポート用のテンプレートに流し込みPDF化

システム構成

構成

• 使用PC　1台

• 使用言語　Excel (VBA)、Google drive

それぞれの役割

各ポータルやサービスに自動ログインし、必要な情報をExcel (VBA)ツールに取り込み処理を実行。最終PDFを共有ドライブにアップロード。

今日のポイント

本日の事例は完全な自動化の例です。人の介在が一歳無く、レポートの作成を自動化しています。本件の様に、毎日の作業負担を軽減し自動化するためには、その作業の内容を分解しルールを作る事が重要になってきます。感覚でやっている判断も本当はルールがあるはず、それを言語化明文化する事は日々の作業を見直す良いきっかけにもなりますね。