気合い入れて準備した会議なのに開催したら反応が残念過ぎた理由

みなさま　こんばんは。
お忙しい中ご覧いただき、ありがとうございます(^^)
今日あたりから通勤電車で上着を着ている人をたくさん見かけるようになり、秋本番ですね。

さて１０月に入り管理職のみなさまは、下期の課題やチームの運営方針などメンバーを集めて説明会を開いたりする頃ではないでしょうか？
チームのこと、メンバーのことを一生懸命考えて作ったのに、いざ説明すると、反応が薄かったりして「全然表情が変わらないけど聞いてくれてるの？」「スマホイジってるけどこの資料の大切さをわかってくれてる？」「上司に言われて義務感で出席しているだけ？」とモヤモヤしたり、悩んだりすることありませんか？
そうだとしたら、たぶんちゃんとやろうとし過ぎて自分目線になっているのかもしれません。
今回はそんな私の失敗談をお話したいと思います。

＜部長職になりたての頃＞

私の会社では、年２回部長職以上が集まり、社長が全社方針を説明します。
そこでは何十ページもあるパワポの資料を投影して、すごいスピードで説明され、出席者はみな一生懸命メモをとりながら聞いてます。
それを見ていた私は、無意識の内に「方針説明とはこうやるもの」という先入観ができていました。

なので自分のチームで方針説明する時も、何も疑わずに
✔全メンバーが同時に入れる会議室を予約して、
✔伝えたいこと満載のパワポを用意し、
✔話す原稿も何度も推敲しながら準備して、
✔一方的にしゃべりまくっていました。
で、質問の時間を最後につくっても、み～んな無反応（冷汗）

正直「人が一生懸命やっているのに何なんだ！！」という怒りやら「何で誰も反応してくれないの？」というモヤモヤやら「言ってることが伝わってないの？」という不安やらが入り乱れた嫌～な気分でした。

今思うと自分で笑っちゃいますが、当時は無反応の原因を「資料や説明が悪い為」だと本気で思い、半年後には更に完成度を高くして「しっかり」やろうとしていました。いや～恥ずかしい。

＜反省ポイント＞

今思えば部長職になりたての頃は、かなり気負いもあり「しっかりやらなきゃ！「ちゃんと内容の濃い話をしなくては！」「上司として評価されたいからしっかりみんなの見本になるようなプレゼンにしなくちゃ！」という思いで一杯だった気がします。
内容も考えれば考える程、あれもこれも伝えたくなり、絞っているつもりで全く絞り切れていませんでした。

みなさまは、似たような経験ないですか？

そんな私も数を重ねるうちに、少しずつわかってきたのは・・・・
✔情報量が多く内容が濃過ぎて、まず拒絶反応を起こされている。
✔一気に説明するので、みな話についてこれない。
✔横文字のビジネス用語の意味がわからない人もいる。
✔普段使わない大きな会議室に入るだけでも緊張する人もいる。
✔質問したくても、変なこと聞くと周りからバカにされるかもしれない。
等々で、
要は『自分目線ばかりでメンバーの目線に成れていない』ことでした。
大反省です！

＜どう直したのか？＞

何度か改良、工夫を重ねた今現在では、こんなことを意識しています。
✔伝いたいメッセージは大きく３つ程度にする。
✔誰にでもわかる言葉を使い、シンプルな内容にする。
✔ミーティングは普段使う場所で５，６人ずつ数回に分けて行う。
　→時間はかかりますが、下の対話形式にすると丁度良い人数です。
✔ラフな感じの対話形式にして出席者の反応で、補足する内容を変える。
　→これが一番効果的！！
✔期初だけではなく、普段から同じメッセージを何度も発信する。

＜おわりに＞

ここまでいかがでしょうか？
管理職になりたての頃は、形式に拘ったり、気負い過ぎたりして自分目線で伝えようとして空回りしたことは無いでしょうか。
方針説明に限らずミーティングで何かを伝えるのは、本質的には１対１のコミュニケーションと何ら変わりません。相手目線で相手が受け取りやすいように伝えることが大切ですよね。当り前過ぎることですが、場合によっては「しっかりやらなくちゃ！」など違うことに意識が向いてしまうことも起こりがちなので、「わかってるの！？」と感じたら、何度も同じ話をした理解されて当然のことであっても、改めて相手目線を思い出しみてください。

この内容が、みなさまに何かしらお役に立てれば幸いです。
では！また！

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