チームでのGTD：「共有」で頭を悩ます・・・。

GTDをチームで実践するための壁になるのが、「仕事の状況を共有する」という問題ではないでしょうか。

正直な話、ここについては歯切れの良い答えを見つけられていない感があります。

とりあえず、場合分けをして考えてみましょう。

１：これからGTDで仕事をまわそうとしている場合

この場合、チームでの仕事管理をどのように行っているのか？という点が重要になります。仕事管理のソフトやアプリをGTDペースで整理し直すことで、個別の仕事管理は対応可能になるかと思います。

ポイントは、それぞれがバラバラのソフトやアプリを使い出す前に共通のソフトやアプリでまわすようにすることでしょう。それぞれが違うソフト・アプリによってリストを作り出すと、それらを共有のために再度集約するリストを作り出し・・・、といった二度手間、三度手間につながってきてしまいます。

鉄は熱いうちに打て！

２：既にバラバラの管理手法で個人が動いている場合

実際は、こういった場合がほとんどだと思います。リストを共有してチームで管理をしていこうとするのであれば、上記のような、再度集約して共有リスト化する、という手間をする必要が出てきます。

ただ、リアルタイムでのリストの共有がどこまで必要なのか、ということは考えるべきポイントだと思います。

業務の進捗共有することは必要でしょうが、共有やその準備のために時間を使い過ぎるのは、業務の停滞につながります。

もし簡単にリストをエクセルなどで共通形式にアウトプットできる仕組みが整えばだいぶ共有はラクになりますよね。

アウトプットしたデータや紙をみんなが見られるところに定期的にアップすればいいわけですから。

じゃあGoogleのスプレッドシートはどうなんだろう。実はあまり触ってないんですよね…。

何にせよ、報告のためだけに別途資料作りをする、といったことはGTDに関わらず、現場の一個人としては、あまりしたくないものです。ただ、ここについては仕事術の「やり方」というよりも「ツール」だったり、職場内の決まり事だったり、という範疇のことになるかもしれません。

３：結局のところ・・・

共通のやり方・共通のツール・共通の用語・・・揃っているとかなりラクになるので。とにかく異動や採用で新しい人が来たら職場でのツールややり方を決めて、習得してもらう、ということを継続して、徐々にでも統一の方向に持っていく、というのが時間はかかるけど、確実な方法と言えるかと思います。