テレワークあるある❺時間管理とコミュニケーションの課題…対策案
いざテレワークをしてみると…「あれ？！なんか難しい💦」という感想の方、多いですね。
「サボってるって思われるのが心配…」と、自分を追い込んでしまったり。
「おっと？気がついたらこんな時間！？」と、“家に帰る”という意識がないぶん、いつまでも仕事してしまったり。
「テレワーク、思ってたのと違う！」という人、多かったんじゃないでしょうか？
そうなんです、テレワーク…意外と自己管理能力、コミュニケーション能力が試されるなかなか厳しい環境なんです。
自己管理能力とは、時間への意識。
コミュニケーション能力とは、情報共有の意識。
今回はGSCの、テレワークでも良い緊張感を保つ秘訣のうち、この2つの分野をご紹介しますね。
＞1時間ごとの進捗報告
GSCでは、自己管理能力をつける、もしくは高めていくため、1時間ごとに進捗報告をします。
“何をしているのか”もしくは“今から何をするのか”の報告です。
「1時間ごとってめんどくさそう…」って思いますよね？
確かに。忘れることもあります。
でも、この時間の区切りが、効率を上げることにつながるんです！
堀正岳氏の“48:12時間分割法”を知ってますか？「ライフハック大全」という本があります。
“48:12時間分割法”とは、
1時間の作業時間を、48分の集中時間と12分の休息時間に分けるんです。
ミソは、タイマーを設定して、“12分は無理にでも休憩する”ですね。
「調子がいい」とか、「今乗ってる」からと言って、休息を取らないと、後々集中力が尽きてしまうそうです。
休息の時は、できればパソコンから離れて、なるべく思考を別の状態にしてしまうことで、次の1時間のための集中力が復活するそうです。
集中時間と休息時間のバランスは人によって違うそうなので、50分と10分とか、30分と10分とか、自分に合った時間を探していくことになるようです。
とは言っても、自分に合った時間なんてそもそも知ってるわけじゃありませんから、とりあえず48:12で試して、調整していくのが良さそうですね。
午前と午後では疲れ方も変わってきますから、48:12の感覚を掴めたら、1日の中でもサイクルを調整することもいいようです。
こうやって、1日の集中力を無駄なく使うことで、結果効率よく仕事ができますよ！という”仕事術”が、ライフハックです。
「…そうです」「…ようです」を連発しているとこからお気づきかと思いますが…私はまだこの本を読んだことはありません。メンバーからの情報です…。
ということで、私はこの48:12時間分割法を最近知りましたが、GSCにはそもそも、この法則が仕込まれていたんですね！
私の場合…自分の作業スピードを考えると…12分休憩は…なかなか勇気が入ります。
これができるようになるには、
「段取りや〜」
という代表の声が飛んできそうです。
この“段取り”はコミュニケーションでも発揮されます。
＞コミュニケーション
GSCのコミュニケーションは、もちろん1時間ごとの進捗報告だけじゃありません。情報共有のため、必要な時に短時間のzoomMTGも行ないます。基本は30分。
ある調査によると、会議の問題点トップは「長い」。
それに続いて、「似たような会議が多い」「延々と議論して結論が出ない」。
この問題を解決するのが、“段取り”です。
MTGの段取りとは、
１、MTGの目的
２、情報
３、問題
４、参加メンバーへの宿題
を整理して、事前アナウンスをしておくこと。
MTGに参加するメンバーが、MTGの意味と自分の役割を考えておけると、MTG中のコミュニケーションがスムーズです。
先輩後輩を意識せずに意見を自由に言い合える社風や、十分な情報共有は、こういうところから始まるのかもしれません。
段取りをはしょらず、MTGが始まったらすぐに議論ができる環境を整えておくと、時間を無駄にせず、ゴールのあるMTGになります。
GSCのコミュニケーションといえば、MTGだけでなく、チャットでも常時やり取りをして、しっかり報連相！情報共有を徹底しています。
このGSCのチャット、レスポンスの“速さ”に厳しいんです！
相手に「？」と思わせないために、内容はもちろん、レスポンスは速さが必要です。
「ん？」「あれ？」「どうなのかな？」の時間って、お互いもったいないですからね。
どうでしたか？
「時間を制する者は人生を制する」とは言ったものです。
時間管理を徹底して、時間を制すためにも、良いコミュニケーションのための段取りもしっかりしていきたいものです。
そんなGSCのSNSメンバー、今週もガシガシfacebook、instagramの投稿に励んでいます。テレワークのお悩みあるあるをご紹介しています。
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