最近大変だったこと

こんにちは♪
博士課程の学生の やな です🐳

本日は博士課程学生の悩みについてです。

最近のリアルな声をお届けします。

ですが、博士課程の学生の1人の悩みとして、見てもらえると嬉しいです。
（今回の内容は多くの人に当てはまるものではないかもしれません。）

今回は、「ワークショップの手伝い」についてです。
以下は、最近行ったワークショップの手伝いの仕事内容です。

• 題目集め
  （参加から題目を集める）

• 時間設定&プログラム決め

• プログラム作成
  （プログラムを綺麗に清書）

• ビラ作成

• 参加者&関係部署へのアナウンス
  （メール）

• 参加者からの訂正、再度アナウンス（メール、3回）

• ハイブリッド開催の準備

• 当日のマイク、照明、時計係決め

ビラは今回は必要になったので作りましたが、HPを作ることもあります。

大変だったこと

時間&プログラム決め

ある程度いい感じにたたき台のプログラムを作るのが難しいです。学生&先生の順番を意識したり、発表内容を意識したりなど、場合によって違います。
その後先生に確認し、最終的なプログラムを作成します。

また、今回は発表時間に対し、発表者が多すぎて、プログラムを決めるのが大変でした。
当初の人数より、inviteや声をかけた人数が増えすぎて、プログラムが時間通りに収まらず、それを先生に伝えても、プログラムの原案を見せるまで、信じてもらえず、、、難しかったです。

ビラ作成

今回は急遽訳ありでビラをつくる必要がありました。先生の指示も曖昧ですが、できたものほかの人に見てもらうと納得がもらえなかったり、、、地味に時間がかかりました。
また、ハイブリッド開催のため、Zoomの情報の作成やQRコードを作ったり、など追加でも色々必要で、大変でした。

参加者へのアナウンス、訂正&アナウンス

メールを送るだけ、ではあるのですが、メアドを集めてBccで一斉送信は意外と時間がかかりました。また、今回は海外の方もいるので、英語文も作り、確認し、、、を繰り返し、なんとか送りました。

ですが、海外の方から大幅にプログラムの変更依頼が入り、修正したものの、先生の意図したものと全く違うものとなり、、、調整が大変でした。
さらに、私の確認不足でこちらのミスも多く、不快な思いをさせてしまうこともあり、一つ一つに謝罪文を送るのも大変ではありました。

ハイブリッド開催準備

私の研究室では発表者に画面共有をお願いし、ハイブリッド（オフライン&オンライン）のことが多かったのですが、海外の方&招待講演者にオンライン&画面共有をお願いし、時間ぴったりに進行するのはとても難しいです。
そのため、発表者PCを入力、出力1をプロジェクター、出力2をオンライン用とできるキャプチャーボードを3日前に購入してもらい、前日に発表画面&カメラの準備を行いました。
アプリのダウンロードなど諸々の設定も含めると前日に2時間以上はかかっています。

以上が最近の大変なことでした。
何事も主催する側は大変ですよね、、、、、
いい経験でした。

お読みいただきありがとうございました😊
これからも博士課程のリアルを発信するので、読んでいただけると嬉しいです☺️