リモートワークをもっと円滑に！ フルリモートデザインチームのSlackコミュニケーションナレッジ
新型コロナウイルスの流行に伴い、在宅勤務を推奨する企業も増えてきている中、業務コミュニケーションのあり方にも変化が生まれているのではないでしょうか。
今回は、フルリモートデザインチームGoodpatch Anywhereのナレッジ集の中から、リモートワークをより円滑にするためのチャットコミュニケーションのポイントをご紹介します。
あくまでAnywhereでの事例ですが、参考になりますと幸いです。
Slackでのコミュニケーションを円滑にするポイント
1. アイコンには顔写真を設定する
顔が見えにくいチャットコミュニケーションだからこそ、まずはSlackのアイコンを自分の顔写真に設定することころから始めましょう。どんな人とコミュニケーションしているのかイメージしやすくすることはチャットコミュニケーションの基本です。
2. ポジティブな感情をオーバーに表現する
テキストだけでコミュニケーションしていると無機質になるので「！」や「笑」で救われることも多々あります。感情表現は積極的に行いましょう。
3. コミュニケーションは全てオープンに
機密情報の多い案件の話などは情報公開範囲的に難しいものもありますが、基本的に全ての会話がオープンになるようにしましょう。
情報の透明性を高めることは、組織の生産性をあげるための重要なポイントとなります。
AnywhereではSlack DMの少なさをコミュニケーションKPIの指標としています。
4. スレッドを活用する
質問や返信がばらけるとチャンネルのトークがごちゃつくので、出来るだけスレッドで返すように。同じテーマについてのやりとりはスレッド内で一覧できるようにする方が情報の見落としが減ります。
5. 説明は簡潔・丁寧に。必要なら参考資料を提示する
チャットでの会話は情報が不足しがちなので、口頭での会話以上に丁寧に説明するように心がけましょう。とは言え、冗長な文章は大切な情報の見落としにも繋がります。
簡潔かつ適切な表現で伝えたいことを漏らさないように心がけましょう。
必要に応じて参考資料やURLを付記すると、認識の齟齬が減らせます。
6. ビデオチャットをすぐに使う＆議事録を残す
テキストチャットだけでなく、すぐにビデオチャットできる状態を作り、そこでの会話は全て記録に残すことが大切です。
Anywhereでは、ビデオチャットの他にもDiscordと言うボイスチャットを利用し、リモートワークでの会話のハードルを下げる工夫をしています。
7. 相手の不在や休日を気にせずにメッセージをする
テキストチャットでは「今稼働中かな…」「今、メッセージしても大丈夫かな」という不安が生じやすくなりますが、Anywhereでは読む側が通知をコントロールするというスタンスを持っておくようにしています。
発信側を制御しないことで、心理的安全性を高め発信量を増やしていこうとする取り組みの一環でもあります。
8. スタンプを多用する
Anywhereでは、好きなスタンプ（特にポジティブなものを推奨）を自由に追加して良いというルールで運用しています。
また、誰かの発言に「コメントするまでもないんだけどな」という時には容赦無くスタンプをつけましょう。このような些細に思えることが意外と雰囲気に影響します。
9. 会話には誰あてのものかわかるようにメンションをつけましょう
メンションがないと、コミュニケーションが多くなったときに見落す原因になってしまいます。
10. 1度に3つも4つも質問しない
確認しないといけないことがあると質問を一気に送りがちです。チャットで長文ほど見にくい、返信しにくいものはないので、基本は1度のチャットで質問は1つもしくは2つに絞りましょう。
11. なかなか返信こない人は相手から返信きたタイミングで一気にやりとりする
いつか返信してくれるだろう、と相手を待つだけではなく、タイミングを見計らって一度にコミュニケーションをとる方が良いことがある、というのは対面でもチャットでも同じことです。
12. 文章が長くなる時は文章を囲ったり、引用符を使う
Slackの文字装飾機能を有効に使い、視認性を高めることもチャットコミュニケーションでは重要なポイントです。
13. 始めたコミュニケーションはクローズするまで追いかける
返信のタイミングは相手次第、といえども、全てを相手に委ねていると送ったメッセージがインターネットの虚空に消えていってしまいます。
自分が放ったコミュニケーションはきちんと追いかけて、自身の手で収束させる意識を忘れないようにする事が大切です。
Slackでのコミュニケーションマインド
状況が悪い時は、情報がクローズドになっている、またはコミュニケーションが不足していることが多いというのがAnywhereでの経験としてあります。
高度な仕事をしていく組織にとって、組織内に流通している情報の透明化は必須です。必要な情報を探したり、人から引き出したりする手間を、一人一人が全部やっていたら何も進まないことは、みなさん実感されているのではないでしょうか。
そしてこのことは、リモートワークにおいてはさらに重要になります。顔の見えない状況では、すべての情報がクローズドになってしまい、またそのことに気がつけるチャンスも相当に限定される恐れがあります。ですから、情報を残す努力やチームに伝える努力を息を吸うようにしなければならないのです。
この情報透明化に対して「努力をする」ことが必要なのだとメンバー全員が認識することが極めて大切です。それは一人一人の日頃の行動に還元されていきます。
例えば、チームメンバーやクライアントに対して、ついDMをしてしまう、自分が聞いたことの議事録を残さないと言った行為は、積み重なることで大きな情報の断絶を生むことになります。
Anywhereでは、SlackのDMは非常時を除いて原則禁止、最低でも3人以上の名前付きプライベートチャンネルを作って話をすることというルールを設定したり、議事録を誰か一人に押し付けるのではなく、全員で記録するという意識を持つなど、小さな工夫を重ねています。
まとめ
具体的なSlackの運用方法から、マインドセットまで、Anywhereで気をつけているチャットコミュニケーションのナレッジをご紹介しました。
リモートワークでのコミュニケーションは誰か一人が頑張って解決する問題ではありません。Anywhereでも「一つ一つの行動の積み重ねが、その組織の文化を決める」という共通認識の下、日々試行錯誤を行なっています。
それぞれの企業文化や組織の雰囲気によって、取るべき施策は変わってきますが、全員で空気を変えていくのだという意識が何よりも大切なのです。
Slackコミュニケーション以外にも、使用ツールや持つべきマインドなどをまとめたnoteも公開中です！