プロジェクトでの新メンバーの受入れ方

このご時世、プロジェクト・チームで業務を行わないことはほぼなくなってきましたね。
そして、いろいろな理由から、プロジェクトに途中でメンバーが出入りすることも多々あるかと思います。

今回は、途中から参画してくれるメンバーの受入れ方を心理的安全性を踏まえてまとめてみます。

外部からプロジェクトに参画することは難しい

外部からプロジェクトに参画することは本当にハードルが高いことだと考えます。
ただ、残念なことに、参画を受け入れる側がその認識をしていない・できていない局面にかなり出会います。
忘れてほしくないのでもう一度書きますね。
　外部からプロジェクトに参画することはハードルが高い
のです。
もう少し、具体的な話にしましょう。
実際に外部からプロジェクトに参画してもらうときの流れとしては、
　・業務委託の形で、他社のメンバーを迎え入れる
　・社内から、他のプロジェクトや部署からメンバーを迎え入れる
などが多いのではないかと思います。

新メンバーの受け入れは最初が肝心

さて、ここからが本題です。
先に書いたように外部からプロジェクトに参画してもらう流れが複数ありえるのであれば、受け入れ方も当然ながら最低その数だけあると考えます。
例えば、業務委託の形で参画した他社メンバーであれば、最初は

　・オフィスビルの入館ルール・建物の構造を知らない
　・会社の勤務ルールを知らない
　・会社内の自分の座席があるのかを知らない
　・(座席があったとして)隣近所になる人のことを知らない
　・参画プロジェクト案件の目的を知らない
　　　(多少は事前インプットあったとしても自分ごとで語れない)
　・参画プロジェクト案件のメンバーを知らない
　・参画プロジェクト案件の現在の状況を知らない
　・参画プロジェクト案件の情報のありかを知らない　　　などなど

ということがあるわけです。
つまり、受け入れる際には参画いただく方のこれらの不安を1つ1つ地味に取り除く必要があるんですね。なので最初が肝心です。
ただ、不安を取り除こうとするインプットアクションまでは比較的実行されていますね、実際は。

無意識にしてしまう自分だけが分かる話し方/言葉選び

1番重要なのはここからです。
せっかく意識が回っていても
　参画者の不安をに取り除くことに失敗
していることが多いように思います。なぜでしょうか？
受け入れる側も一生懸命参画者に対してインプットはするんです。
私も参画時にインプットとして説明がなかったことはほぼありません。
でも残念ながら正しく伝わっていなかったり、誤解していたりということがかなり起きます。
それは
　・説明される言葉としてプロジェクト内で使われる言葉が選ばれる
　・主語や目的語が省略されてしまう
ことが原因であることがほとんどに思えてしまうくらい多いですね。
特に1つ目「説明される言葉としてプロジェクト内で使われる言葉が選ばれる」について、ちょっと例を書いてみます。

(受入する人)あなたにはPMを担当してもらおうと思ってます。
　※本人は普段から　PM ＝ ProductManagement　として会話している。
(参画する人)PMですね、わかりました。
　※本人は　PM といえば ProjectManagement しか知らない。

だいぶ極端に書きましたが、同じ「PM」という言葉でも、そもそもPMとして理解しているものが違ったら、認識はすれ違うわけです。
すれ違ったまま進んでお互い「話が違うなぁ」なんて不審に思いながら時間が経ってしまうわけですね。
そう、
　(参画者に対して)確実に伝わる言葉を選びながら伝えること
ができていれば、参画者が理解できたわけです。
さらに加えるならば、
　(参画者に対して)確実に伝わる言葉が何かを確認しながら伝えること
が大切だと考えています。このアプローチをするだけで参画者にとって「話がしやすい」と確実に映ります。
結果的に、心理的安全性はかなり高まるのではないでしょうか。

これは簡単ではないのですが、常日頃から意識していくと効果は出てくるので、かなりお勧めです！！

終わりに

今回は少し長くなっちゃいました。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。
プロジェクトで新メンバーを迎えるということの難しさが少しでも伝わっていたらうれしいです。
ちょっと余談ですが、
前回の記事「プロスポーツから考える心理的安全性(助っ人編)」でとりあげた『助っ人が感じる心理的不安』と今回の『参画者が感じる心理的不安』、とても似ているように映りませんか？？