ITで変わる介護現場：情報共有を劇的に簡単にする方法

組織内で全員が情報を共有することは、一見簡単そうですが、実際には難しいものです。しかし、一つの仕組みを導入することで、これまで難しかったことが驚くほど楽になることもあります。それが「ITの活用」です。

私も多くの介護事業所の運営支援に関わってきましたが、利用者の情報をスタッフ全員が共有することの難しさを感じる場面が多々ありました。もちろん、基本となるのは良好なコミュニケーションです。しかし、夜勤やシフト制で直接言葉を交わす機会が少なく、限界があるのも事実です。連絡帳での伝達が形式的にハンコで済まされ、実際には情報が共有されていないこともよく見られます。

そんな中、「グループウェア」を活用して情報を共有する方法に行き着きました。グループウェアとは、スケジュール管理や掲示板、ファイル共有など、チームの仕事をサポートするためのツールです。複数のサービスを提供している事業所では、サービスごとに情報を共有するスタッフの範囲を設定することもできます。特にクラウド型のサービスが便利で、Webブラウザやアプリを通じて場所や時間、デバイスを問わずアクセスできるため、大幅な業務効率化が可能です。

これにより、自宅でも利用者の情報を確認でき、出勤前に目を通すだけでも余裕が生まれます。育児や介護休業中の職員も情報共有を続けられるため、復帰もスムーズです。職員のスケジュールや出勤状況、伝言、マニュアルや会議資料などが瞬時に全員に共有され、必要な情報にいつでもアクセスできるため、確認にかかっていた時間が大幅に削減されます。

セキュリティ面も万全で、外部の人間は情報にアクセスできません。グループウェアの存在は以前から知っていましたが、ある介護事業所でテスト導入した際、仮想職員としてメンバー登録してもらったことで、その便利さを実感しました。1週間も使えば、もう手放せなくなるほどです。

また、どのスタッフが情報を確認したかがリアルタイムで分かり、伝達漏れも防止できます。情報発信のタイミングも記録に残るので、支援の経過記録も簡単です。他にもメリットがたくさんあるのですが、全ては伝えきれません。興味があれば、ぜひご連絡ください。介護事業所向けの効果的な活用方法をお伝えします。