プロトタイプ×アイデア×一人じゃない
こんにちは！あるいはこんばんは！
今年の夏は暑いですね。
ドラッグストア系でバイヤーをしている佐藤です。
企画 プロトタイプの具体化
ジャストアイディアで思いついたアイデア達を、
プロトタイプに持っていけるようなものにすべく、
自分を含めた複数人で再構築・具体化を企画します。
1.Microsoft系の強化
Excel・Word・PowerPointの会社員３種の神器に加え
Bing（GPT4）･Outlook・Forms・PAD(Power Automate)が
３種ならぬ多種多様神器になってきています。
これらのソフトの扱いにより実務的で会社員個人間でのスキル有意差が大きくでます。私はこれらのスキルを強化して、職場の仲間と共有していけるようにスキルアップをしていきたいと思います。
このような考えは個人の感想レベルであって、具体的にどのようにしていくのが、個人や職場のレベルアップにつながるのだろうかと思考実験していきたいと思います。
♳．簡単に試してみる （プロトタイプ）
♴．簡単に試してもらう（プロトアウト）
♵．簡肉に付けしていく（プロトタイピング）
1-1.やってみたPowerAutomate
わたし「PDFファイル結合したいんやけど」
Ａさん「有料化しかないよね。」
わたし「個人で有料化プラン入るかな･･･」
Ａさん「システム部に課金権限貰えるか聞いたら」
わたし「なんかＰＡＤ使ったらできた」
Ａさん「ほえー何かあったら聞くわ」
･･･何かあったら聞いてもらえる関係にレベルアップしました
技術会話を通してスキルを広げたり深めたりできそうです。
そういう関係性を作れるのがプロトアウトの良さですね。
1-2.やってみたFoms
わたし「集計業務に労力がかかる！」
Ｂさん「返事しないひとがおるからな」
わたし「リマインド何回もするの慣れた」
Ｂさん「特定の人に偏るから仕方ないよね」
わたし「あきらめて粘り強くやるわ」
～後日～
わたし「集計側が楽する目的でForms使ってみよ」
（２時間後、半分の店舗から返信と集計が済む）
今回学んだ集計業務の結論
面倒なのは本社も店舗も実は一緒。メール返信やファイル共有でエクセル上書きは実は店舗も面倒でした。
結果測定としてForms集計の方が５倍速い。
最近使う人が増えて、感覚でも扱いやすいのも良いです。
1-3.Formsで改善する日程数
もちろん集計対象数にもよりますが、自分でいうところの集計対象店舗数は12店舗・51店舗が多いです。
Formsでは初速で50％が回答、他共有ファイルでは10％が回答しました。また１週間後の回答率はFormsでは90％、他共有ファイル形式では50％でした。
直近で、私は回答期限を１週間とすることが多く、リマインドの回数はFormsでは１回、他共有ファイルでは５回のリマインドを必要としました。
Formsでは全回答まで２週間、共有ファイル形式では10週間かかったことを踏まえると、集計者及び回答者のマルチタスク状態の１つが８週間分改善します。
結論：初速も必要リマインド数もFormsの方が５倍良い。
もちろん期限内回答であれば何でも良いのですが、初速が早いのは集計者にとって大変気持ちの良いものですよね。
2.音声画像認識系の強化
画像認識はスマホでもできるくらい最近の進化が激しいですが、目立たなくとも音声認識も進化してきています。
2-1.MP4ファイルからテキストデータが抽出できる
思ってみれば技術的には可能だったのかもしれませんが、
MP4等の動画ファイルから簡易議事録が作成できます。
2-2.Qiita記事にしたら思いのほか参照された
画像認識の方がパワーワードなので、あまり音声認識には日が当たっていないためなのかもしれません。
MP4➡Word➡ChatGPT校正の記事に注目をもらえました。
なので音声認識には伸びしろがあるのではと感じました。
2-3.自動議事録の期待値を計算したら思った以上に高かった件
自分でいうとだいたい毎月３つ程度の会議があります。
（取締役等役職者によっては会議の数は跳ね上がりますが）
一般的な社員で平均月３回の会議があり、弊社従業員の社員は3000人程度います。
会議や研修の振り返りはしていない人もいるかもしれませんが、振り返りや復習又は予習に0～120分、平均して60分程度かかっていると仮定します。
簡易議事録を読む速度が一般的な読書スピード500文字/分だとして、会議や研修を5000文字に要約しても10分で読めます。
なのでフェルミ推定となりますが会社計の改善時間は、
（60分-10分）×3000人×3回/月×12カ月＝9000時間/年
と常勤社員５人分の効果が見込めます。
まだまだ確立した手法ではないものの会社計では
4.7百万×PL人件費換算1.3倍×5人＝30百万の経費効果です
タレレバも含みますが、やってみる価値は高いです。
3.試験勉強のデジタル化
公務員や会社員には昇給昇格試験に筆記試験というものがありることがありまして、自社にもあります。ほぼ強制的に受けることになるのですが、合格率１割と難関かつ、なかなか出題範囲が広くて大変です。この対策を効率化できないかなとか考えています。
3-1.LINEBotで学習はどう？
わたし「筆記試験対策の資料作ったよ」
Ａさん「おう、くれ」
わたし「LINEBotで学習ツール作ろうと思う」
Ａさん「ふーん。いらない」
わたし Σ（・□・；）ｶﾞﾋﾞｰﾝ
3-2.Glideでアプリ作って学習はどう？
わたし「筆記試験対策の資料作ったよ」
Ｂさん「おう、くれ」
わたし「Glideで学習アプリ作ろうと思う」
Ｂさん「なにそれ。アプリはいいや」
わたし Σ（・□・；）ｶﾞﾋﾞｰﾝ
3-3.YouTubeで動画作ってら見る？
わたし「筆記試験対策の資料作ったよ」
Ｃさん「おう、くれ」
わたし「YouTubeで動画作ろうと思う」
Ｃさん「おう、やってくれ」
わたし Σ（・□・；）ｶﾙｲｰ
3-1.2.3の考察と反省と今後
作る側としては達成感が高いものの、アプリやLINEBotは敷居が高いようです。使う側としては見るだけ聞くだけのYouTubeは敷居が低くて望まれるようでした。
しかしながらYouTubeに社外秘を載せるのは注意点が多すぎると考えますので、社外秘ではない内容で限定公開等が出来ればと考えに至りました。
色々何か作ろうと思ったときに一人で考え込みすぎずに、身の回りの人に見てもらったり、意見を教えていただくと物事の枠組みが明確になって良い。ということを聞いてはおりましたが、改まって意見を聞こうとすると時間をとれる機会が少ないものでした。ですが、それも単純な質問でやりとりする（スパーリングともいうらしい）で代替になるという視点で行うと簡易に行えるのでフレームワークとしてのスパーリングは大変便利だと感じました。