【労務担当の筆者が実際に使ってわかった】勤怠の課題（Before）と勤怠管理システム導入で改善できたこと（After）

てんとうむし

自己紹介👩‍💼
総務部所属　女性
総務管理部で労務担当を7年ほど担当しています。
東京本社と大阪支店の従業員 200 人分の勤怠管理・給与計算・福利厚生等の業務を任されています。

コロナ禍になり、会社でテレワークを導入することになったのをきっかけに勤怠管理を一から見直すことに。そこで導入したのが勤怠管理システム「e-naviタイムシート」
今回は勤怠管理システムを導入する前に当社で課題になっていたこと、
導入後にどのように改善されたか、そして労務担当の筆者が実際に勤怠管理システムを使ってみた感想をご紹介したいと思います。
これから導入を検討されている方にとって、何か少しでも参考になれば嬉しいです。

1.勤怠管理システム導入前～勤怠の課題

以下、勤怠管理システム導入前に当社で課題になっていた勤怠管理の問題点になります。

課題１　打刻漏れがあり、正確な勤務時間が管理できなかった

当社では全社員がタイムカードで出退勤打刻をしていました。しかし、毎月数名の社員からタイムカードの押し忘れの申告がありました。
また、営業マンが直行直帰した日の勤怠は完全に自己申告に任せていました。社員の申告を信じるしかないのですが、やはり労務担当としては不正打刻がないか心配。。
タイムカードで退勤を押した後に急な残業が発生した場合も、実際にその時間残業したのかがわからない。正確な出退勤記録ができないといった致命的な問題を抱えていました。そのため、毎月の締め作業時に勤務実績の確認作業をするのが一苦労でした。

課題２　タイムカードの回収・Excelへの転記・集計の作業が煩雑だった

当社では労務関係は全て東京本社で行っています。
当社は東京本社の他に大阪にも支店があるため、離れた大阪支店分のタイムカードは勤怠を締めた後に回収して送ってもらう必要がありました。
回収されたタイムカードに漏れがあると、そこでまた本人や上長に確認しなくてはなりません。離れた支店で働いている社員の勤怠は直接会って確認ができないため、電話やメールで確認するのがとても大変でした。
また、タイムカードで打刻された内容をExcelに転記する必要がありました。
毎月の作業なので慣れてしまっていましたが、今思えば完全に二度手間だったなと思います…
タイムカードの集計に至っては、一人一人の就労時間や残業時間などの集計に加えて、有給休暇や欠勤日数、代休の取得状況をまとめ、各種手当などに変更がないかのチェックも必須です。
おそらくExcelへの転記と集計だけでも一人あたり8分くらいはかかっていたと思います。数十人分でも大変なのに当社の場合200人分の勤怠集計をしていたため、8分×200人分＝1600分なので、時間換算だと1600÷60＝26時間にも及びます！集計作業は二名で行っていましたが、毎回気が遠くなる思いでした😞

課題３　有休申請が紙での申告書だった

当社では有休を申請するときに、有休申請書の提出が必要でした。
紙での申請のため、有休申請したいときは出社せねばなりません。
また有休を承認する各上長も申請があるたびに承認するために出社が必要となっていました。
申請に関しては有休だけでなく残業申請や出張申請などももっと簡単にできたらと思っていました。

課題４　テレワークができない

会社でテレワークを取り入れることが決まった時、一番の課題が勤怠管理の問題でした。当社ではタイムカードを押すことで出退勤管理をしていましたが、タイムカードでの勤怠管理はテレワークには不向きです。それは企業側が社員の労働時間を始業・終業時間の自己申告のみでしか把握できないためです。
また完全テレワークではなく、出社とテレワークの両方を取り入れた場合、今日は誰がテレワークで誰が出社なのかがわからない状況になってしまいます。テレワークに対応するためには、出社した日の交通日精算や在宅手当なども発生するため、ますます管理が難しくなります。
当社ではテレワークの導入がきっかけで勤怠の課題が次々と浮き彫りになったので、勤怠管理を見直すという意味ではテレワーク導入が良い機会だったと思います。

２．勤怠管理システム導入後～ 改善された点

・勤怠状況をリアルタイムに把握できるようになった

勤怠管理システムを導入して一番変わった点は、勤怠状況をリアルタイムに
把握できるようになったことです！
本社だけでなく大阪支店で働いているスタッフの勤務状況がいつでも画面で確認できるため大変便利になりました。
社員たちもタイムカードで打刻していた時は出勤時間が重なりタイムカードの前に何人か並ぶ光景が見られましたが、今ではＰＣやスマホから簡単に打刻できるのでラクになったと好評です。毎月の締め作業後に行っていた勤務実績の確認作業も大変スムーズになりました！

・タイムカードの回収・Excelへの転記がなくなり、集計時間が1/3に短縮

今まで大阪支店から回収されるタイムカードを待つ時間が発生していましたが、勤怠管理システムを導入してからは、タイムカード回収の手間とExcelへの転記の必要がなくなりました。
また、毎月約3日ほどかかっていた集計作業が自動化されたので、計算ミスを気にする必要がなくなり、作業時間を1/3に大幅短縮する事ができました。
労務担当になってから、月末月初は残業が暗黙の了解のようになっていましたが、月末月初に定時で帰れるようになったのことも嬉しい変化です😊
勤怠管理システムの導入前、一番神経を尖らせて行っていたExcelへの転記と集計作業が自動化されたことで、心にゆとりが生まれた気がします。
また、集計作業の時間を大幅短縮できたことで新しい業務にも手が回るようになりました。
正直もっと早く導入するべきだったと思っています。

・有休申請や残業申請が楽になった

勤怠管理システムを導入してからは、出社しなくても簡単に有休申請ができるようになったことは、社員からとても好評です。また、社員は自分の有休が今どのくらい残っているのかをWEBから簡単に確認できるようになりました。また、申請を承認する上長もハンコでの承認が不要になり、テレワークをしていてもWEBから簡単に承認ができるようになりました。

・テレワークに対応できるようになった

勤怠管理システムを導入したことで、テレワークでの勤務が可能になりました。当社の場合、出社とテレワークが半々という社員が多いのですが、導入した勤怠管理システム「e-naviタイムシート」は出勤日ごとにテレワークか出社かが選択できるので、労務担当の私が従業員の勤務状況をリアルタイムに把握できるようになりました。
また、在宅勤務日数に応じた手当や、出社日数に応じた通勤手当の精算が
できるのも嬉しいポイントです。

３．勤怠管理システム導入の際の注意点

勤怠管理システムを導入する際、自社に適した勤怠管理システムであるかを確認することは重要なポイントです。
「とにかく価格が一番安いものが良い」・「CMで見たことがある勤怠システムだから安心」と言った安易な選び方をすると失敗するケースがあります。良かれと思って購入したものの、いざ使ってみたら自社の求める機能がついていなかった…なんてこともあるかもしれません。
そうなると、逆にコスト増になってしまったり、従業員がうまく活用できず定着しなかったりと、人事・労務担当者の負担増大を招くでしょう。
まず自社に適した勤怠管理システムかを調べるために、必ずお試し版を利用することをお勧めします！

４．おわりに

働き方改革の推進や、昨今のコロナ禍によるテレワークの導入を踏まえ、勤怠管理の見直しを図ろうと考えている企業も多いかと思います。
今回は労務担当の筆者の目線から、勤怠管理システムの導入を考えた時に知りたいと思ったこと、勤怠の課題（Before）と勤怠管理システムで改善できたこと（After）をご紹介させて頂きました。
勤怠管理システムと言っても沢山種類があるので、どれにすれば良いのか迷われることかと思います。
そんな時は、まず自社で抱える勤怠の課題を洗い出し、それを改善できる機能がついた勤怠管理システムを選ぶことをお勧めします。
当社では課題となっていた全ての機能を網羅した「e-naviタイムシート」を
導入しました。導入してから半年が経ち、運用に乗ってきたところです。
社員たちも「e-naviタイムシート」のシンプルな操作性にすぐ馴染めたようで、今のところ操作方法の質問はありません。

勤怠管理にお困りの労務担当の皆さん、ぜひこの機会に勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。


いいなと思ったら応援しよう！