業務の見える化再考
近年、業務の見える化が注目されています。業務の見える化とは、業務プロセスを可視化し、改善することで、生産性の向上を図る手法です。これは、業務の効率化だけでなく、社員のモチベーション向上や、マネジメントの改善にもつながるとされています。業務の見える化には、データを収集し、分析することが欠かせません。また、データの収集は、一度だけではなく、継続的に行うことが求められます。
「見える化」という言葉が使われ始めて久しいが、「見える化」とは、現場（事務・製造）の状況について、やるべきことなど普段から「見える」（わかる）ようにしておくことで、様々な問題を気づきやすい状態にし、効率的な企業活動に結びつけることです。見える化は、企業活動のいたる所で取り入れることが可能です。。
流行り言葉の様になっている「働き方改革」ですが「見える化」を行いない「働き方改革」実現しましょう。
1.業務の見える化の促進は？
業務の見える化に関して、社員間のコミュニケーション改善に着目し、相手の業務内容に理解を深めるためにインターン交流プログラムを導入するアイデアを提案する。
業務の見える化を促進するために、社員の日報を統合したデータベースを作成し、業務の進捗管理を行うことで、目標達成に向けたモチベーションアップを図るアイデアを提案する。
業務の見える化を推進するために、社員が自身の業務内容を説明する「自己紹介カード」を作成し、社内ネットワーキングを活性化するアイデアを提案する。
業務の見える化において、従業員の裁量や生産性を高めるために、自分の業務を自分で決定できる「フレックスタイム制度」を導入し、柔軟な働き方を提案する。
業務の見える化において、社員が業務に没頭することができ、かつ身体的ストレスを軽減できる「ヨガルーム」の設置や、社員食堂のメニュー改善など、健康面も考慮したアイデアを提案する。
2.見える化の5つの目的
個人の暗黙知を組織に共有する。
個人の成果を見える化して現状を把握する。
業務プロセスを見える化してムダを改善する。
顧客を見える化して売上を上げる。
企業方針を見える化して組織を強化する。
3.事務作業での見える化
「見える化」は、あらゆる業務において役立てることができます。
事務のミスが発生する原因には、
担当者ごとに作業方法が違う、
必要なチェック機能が働いていない、
例外的な処理が頻繁に発生する、
担当者が作業に慣れていない、
などといったことが考えられます。 ただ、作業方法がこのような状態にあったからといって、必ずしもミスが多発するわけではなく、ある程度までの作業量までであれば問題なく作業が終わるものです。
処理しなければいけない事務作業量が増えるにつれて、作業者の余裕がなくなることでミスが発生し、非効率な状態が顕在化することとなります。
事務のミスを無くすための見える化の方法をいくつかご紹介します。
プロセスマップの作成 業務プロセスをマップにして可視化することで、業務の流れや手順を明確にすることができます。その上で、どこでどのようなミスが発生しやすいかを特定し、改善策を検討することができます。
チェックシートの作成 作業手順やチェックすべき点を記載したチェックシートを作成することで、漏れやミスを防止することができます。また、チェックシートによって、作業者が自分自身で作業内容を確認できるため、自己チェックの徹底にもつながります。
エラー報告書の作成 エラーが発生した際に、その原因や状況を報告するエラー報告書を作成することで、発生したエラーを分析し改善策を検討することができます。さらに、エラー報告書を共有することで、同じミスを繰り返さないための情報共有が可能となります。
5Sの導入 5Sとは整理・整頓・清掃・清潔・躾の5つの工程を指します。これらの工程を徹底することで、物品や情報の管理を見える化することができます。例えば、必要な書類がすぐに見つかるように整理整頓することで、ミスの発生を減らすことができます。
以上のような見える化手法を活用することで、事務のミスを防止し、業務プロセスの改善につなげることができます。
最後までお読みいただきありがとうございました。m(__)m
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