何が何でも「業務の可視化」が必須

2023年5月9日 07:42

A.「業務の可視化」とは

企業が業務に必要な情報を可視化することにより、業務効率化や問題解決を図る取り組みです。業務のフローを明確にして課題点を把握し、必要な改善を行うことができます。また、業務に関する情報が透明化されるため、顧客対応や社内情報共有もスムーズになるというメリットもあります。業務の可視化は今後ますます重要視されていくことが予想されます。
業務最適化の目的は、業務プロセスや業務における課題点やムダを洗い出し、改善することで、業務の効率化や生産性の向上を図ることです。

Ｂ．業務可視化の目的

業務プロセスやデータ、情報を把握しやすくすること
業務プロセスやデータ、情報をビジュアル化することで、把握しやすくすることができます。これにより、業務の進捗状況や課題点を素早く把握し、改善につなげることができます。
業務改善のための課題点の発見や問題解決を行うこと
業務プロセスやデータ、情報を可視化することで、問題点や改善点を見つけやすくなります。業務改善のために必要な課題点を発見し、問題解決のための改善策を検討することができます。
業務のスピードアップや効率化を行うこと
業務プロセスを可視化することで、業務の全体像を把握しやすくなります。そのため、業務のスピードアップや効率化につながる改善点を見つけ出し、業務プロセスの最適化を図ることができます。
業務における情報共有やコミュニケーションの改善を行うこと
業務プロセスやデータ、情報を可視化することで、業務に関する情報共有やコミュニケーションが改善されます。全体像を共有することで、意思決定や問題解決がスムーズになり、業務の効率化につながることが期待されます。

Ｃ．業務可視化と業務改革

業務可視化と業務改革は、密接な関係があります。業務可視化は、業務プロセスや課題点を可視化することで、業務改革のための基盤を整えることができます。業務プロセスの可視化により、課題点やムダを見つけ出すことができます。その上で、業務改革の必要性や方向性を見いだし、具体的な改革計画を立てることができます。
業務可視化は、業務の見える化を図ることで、業務プロセスの把握や改善点の洗い出しを行う手法です。業務プロセスの可視化には、フローチャートやプロセスマップ、KPIダッシュボードなどが利用されます。これらのツールを用いて、業務プロセスの全体像を把握することができ、業務プロセスにおける問題点やムダを発見することができます。
一方、業務改革は、業務プロセスや業務における課題点やムダを改善し、効率的かつ生産性の高い業務を実現することを目的とした改革です。業務改革には、業務プロセスの再設計、ITシステムの導入・改善、業務フローの見直し、組織の再編成など、様々な手法があります。業務改革を行うことで、業務の生産性や品質を向上させ、組織の競争力を高めることができます。

業務可視化と業務改革は、互いに補完しあう関係にあります。業務可視化により、業務プロセスや課題点を把握することで、業務改革の具体的な改革計画を立てることができます。一方で、業務改革を行うことで、業務プロセスをより効率的かつ生産性の高いものに変えることができ、業務可視化の精度を向上させることができます。

Ｄ．業務改革の背景

「業務改革」・「業務改善」（省力化）を実施して業務の効率化を計りたいと考える企業は少なくありません。
何から手を付けてよいのやらと悩むこともあると思います。
各業務を整理して、どのように毎日発生する情報（伝票など）を、誰が、誰に渡しているかを整理することで、自社の業務内容が見えてきます、悩むことは有りません、以下の手順を実行してみて下さい。
各業務を整理して、どのように毎日発生する情報（伝票など）を、誰が、誰に渡しているかを整理することで、自社の業務内容が見えてきます。
互いの要求や課題、不満要素などを明らかにし、皆が納得できる妥協点や方策を見つけ出す方法として、さらに従業員が働きやすい職場を目指す。

Ｅ．業務改革の必要性

コスト削減や効率化
業務改革により、コスト削減や効率化が可能となります。例えば、無駄な作業や手順を削減し、生産性を向上させることができます。また、業務プロセスの自動化やITシステムの導入により、人的ミスを減らし、効率化を図ることができます。
品質向上
業務改革により、品質の向上が可能となります。例えば、品質管理システムの導入や業務プロセスの改善により、品質の均一化や改善が可能となります。
顧客満足度の向上
業務改革により、顧客満足度の向上が可能となります。例えば、顧客ニーズに合わせた製品・サービスの提供や、顧客からの問い合わせ対応の迅速化・品質向上などが考えられます。
リスク低減
業務改革により、リスク低減が可能となります。例えば、業務プロセスの再設計や内部統制の強化により、不正行為や誤操作のリスクを低減することができます。
組織の変革や成長
業務改革により、組織の変革や成長が可能となります。例えば、業務プロセスの見直しにより、新たな事業展開や新規顧客の獲得が可能となる場合があります。また、組織の成長に必要な人材の育成や組織風土の改善にもつながります。

以上のように、業務改革は、企業の持続的な成長や競争力を維持するために必要不可欠なものです。

Ｆ．業務可視化は、【業務フローの作成】から始まる。

2018年版中小企業白書・小規模企業白書概要ではIT導入等を行う上でも、業務プロセス（業務フロー）の見直しは「生産性向上の大前提」となっています。上記資料は５年ほど前のものですが、現在、業務プロセス（業務フロー）の見直しはが高まっています。不要業務や重複業務の見直し及び業務の簡素化を行うことで、従業員に余剰時間が生まれ、業務負担の軽減に寄与するものと推察される。さらに、業務の見える化により、今まで継続してきてはいたものの実は形骸化していたような不要業務の発見等につながっているものと考えられる。社内で属人化している業務等についてマニュアル化を行うことで、誰でも手法を学び、その業務に対応できる人材を増やすことにつながるものと考えられる。また、不要業務や重複業務の見直し及び業務の簡素化を行うことで、従業員に余剰時間が生まれ、業務負担の軽減に寄与するものと推察される。さらに、業務の見える化により、今まで継続してきてはいたものの実は形骸化していたような不要業務の発見等につながります。