業務の棚卸し
お疲れ様です。リタクラウドの中村です。9月も関わってくださる皆様のおかげで、無事に乗り越えることができました。ありがとうございました🙇🙇🙇
8月にリタクラウド社会保険労務士法人として、下記の賞を頂戴してから本当に多くのお問い合わせをいただくようになり、非常にありがたい限りです。
引き続き、社会保険労務士法人として関わってくださる皆様のお役に立てるよう、スタッフ一同尽力します。
ただですね、、、問い合わせ過多すぎる状態になってまして、9月丸一ヶ月、新規の営業活動を止めるという判断をしてました😭😭😭
まじ悩みました。
そんな悩んでいる最中も、一応リスティングを止めてたんですが、それでも、まだじゃんじゃん問い合わせをいただく状況でした。。。
本当にありがたい状態ではあるのですが、どうにかしないとクオリティが下がる可能性があったので、バシッと「営業を止める判断」をした感じです。もちろん、営業目線が強い私は、したくない判断でした。
リソースも資金も潤沢であれば、営業活動を1ケ月止める判断なんてしないと思うのですが、でも、10数名の規模感ですと、クオリティキープする上で、必要な判断だったと今は、感じています。
で、僕も含めてお客様対応をしてみて、だいぶ社内の業務が棚卸しされた感じがあります。
単純に業務をするだけなら意味ないので、真面目に棚卸しを考えて、内部に入って業務してみました💡
本当にそれは必要な業務か？
まず初めに、業務をやってみて、必要な業務か、不要な業務かチェックしながら、業務をしてみました。
有効活用されていない資料や、異なる担当者で重複している作業、属人化している業務がないか確認してみて、削減できる作業がたくさんあったので、担当と連携してその作業の必要性を考えて整理してみました。
誰がやるべき業務か？
次に洗い出した業務内容そのものは、誰がやるべき内容かを確認しながら業務をしました。本来であれば、この人がやるべき業務が他に人が担当になっているため、生産性が落ちている可能性もあると考えました。
業務内容を誰がやるべき内容かを確認し、担当者の割り振りや、今後のアウトソースの利用を検討してみました。
作業工数は成果に見合っているのか？
それぞれの業務内容の作業工数が適正かどうかもチェックしていく必要があると思いました。特に成果の大きさに対して、必要以上に作業工数がかかっている業務は、業務改善を検討する余地があると考えました。
また現場にどっぷりハマっている担当者は見えづらい作業効率を悪化させるボトルネックが潜んでいる可能性もあると思いました。ボトルネック箇所を洗い出し、一緒に業務効率化へ向けた議論をしてみました。
社内制度に関わる非効率はないか？
社内制度が原因となって業務プロセスが悪くなっていたり、煩雑な手続きのせいで作業効率が落ちている箇所がないのかを確認しました。
社内制度が原因となって作業効率が落ちているのであれば本末転倒なので、見直し改善を図りました。
コミュニケーションの問題はないか？
メンバー同士のコミュニケーションにおける課題を見つけることも重要なポイントだと思いました。
特に弊社の業務の場合、複数の人間が関わる業務が多いので、コミュニケーションや連携面の問題で業務が滞っている作業がないかを確認しました。
最前のツールが利用できているか？
ここはシンプルに、現場に入って、すべてのツールを動かして対応してみました。業務効率を高めるツールになっっているか？ これが最適なものなの？ など確認しながら作業してみました。
またリソースが逼迫している作業に関しては、今後、アウトソーシングの利用や新規採用といった解決策も含めて検討してみました。
ってな感じでですね、一ヶ月棚卸し業務をしながら、朝から晩まで死ぬ気で事務作業してみました笑💦
記載した内容は、みなさんは既にやってらっしゃる当たり前の改善作業なのかもしれませんが、弊社はまだまだ業務の最適化がされていないので、こんな感じで業務を考えることができて、結果、この一ヶ月は良かったんだろうなと思っています。
ただ、非常に有意義な9月ではあったと思う一方、今の私は、焦りMAXではあります🔥 寝ても覚めても頭の中は営業リードのことばかり笑💦
まぁ、まだまだ立ち上げベンチャーのステージなので、ガシガシ進めてゆけない歯痒さがありますが、今回のように改善を図りつつ、クオリティキープしながら、確実に成長できればと思います。
また、勝てるストーリーは少しづつは見えてきているので、本当にそろそろスケールのことを考えて行かねばとも考えています。いろんな方にこれからもアドバイスをいただければと思いますので、引き続きよろしくお願いします🙇♂️
ってわけで、引き続き「日本を代表する社労士法人」「日本を代表する士業法人グループ」になるべく引き続き精進してゆきます。
ではみなさま、引き続き、リタクラウド株式会社・リタクラウド社会保険労務士法人をよろしくお願いします。
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