リモートワーク活用サービスのご紹介～社内文書編②～
GLASS総務部の柳堀です。
私は、総務部のメンバーとして、従業員が働きやすい環境をつくるべく、社内制度を整えたりしています。
さて、今回は、リモートワークを実現するために活用しているサービスの続編として、「社内文書編②」をご紹介できればと思います。
※「社内文書編①」の記事も是非ご覧ください！
活用サービス
前回の記事でも触れましたが、GLASSでは、管理部門のシステムで「Money Forward （マネーフォワード）クラウド」を利用しています。
※以降、「Money Forward＝MF」と略します。
前回は「勤怠」「給与」システムについてお話しましたが、今回は「経費」「請求書」システムを利用したペーパーレス化の実現についてご紹介できればと思います。
MFクラウド経費
まず、勤怠管理システムである「MFクラウド経費」についてご紹介します。
「MFクラウド経費」とは、申請から経費処理が行える経費精算システムです。
メンバーが立て替えた経費について、支払日・支払先・支払い内容・支払い科目などの情報を自身でシステムに入力し、Web上で申請・承認ができます。
※「MFクラウド給与」と「MFクラウド経費」は連携可能なので、立替経費を取り込んで給与振込とあわせて精算することもできます。
また、レシートや領収書は、カメラで撮影したものを申請（添付）できるので、Web上で完結することが可能になります。
そのため、複数の領収書を紙で提出する必要がなくなり、申請側も承認側も管理しやすくなると思います。
ちなみに、2024年から完全義務化された「電子帳簿保存法」にも対応しています。
※「電子帳簿保存法」に対応したオプションへの申込みが必要です。
また、経路検索サービスとも連携しているので、交通費の清算に関しても簡単に申請できます。
（出発駅や到着駅などの経路を入力すると、経路検索サービスの情報を基に交通運賃が自動算出されます。）
モバイルデバイスにも対応しているので、スマートフォンやタブレットからの申請・承認も可能です。
（移動時などのちょっとしたスキマ時間にも、作業できちゃいます。）
加えて、経費精算以外にも「事前・各種申請」用のフォーム機能も活用しています。
この機能を利用すれば、各種社内申請書をMFクラウド経費上で作成・申請・承認することができます。
GLASSでは現在、「物品購入申請」や「出張申請」など、社内の申請書はMFクラウド経費上で申請できるようになっています。
（まだ整理中の社内ルールも多いので、順次総務部で申請フォームを作成しているところです。）
申請フォームには、MFクラウド勤怠同様に「必須項目」の設定ができるので、記載漏れがないということもメリットだと思っています。
MFクラウド請求書
次に、給与計算ソフトである「MFクラウド請求書」についてご紹介します。
「MFクラウド請求書」とは、請求書に関わる業務をメール送信および郵送まで含めて全てクラウド上で行えるシステムです。
テンプレート画面で取引先などを選択するだけで、各種書類が作成できます。
作成した書類を、見積書⇒納品書、納品書⇒請求書のように変換可能なところも、便利なポイントだと思っています。
また、定期発行機能が搭載されているので、初回のスケジュール登録後は自動で請求書を発行することも可能です。
同じ内容の請求書を繰り返し作成する必要がなくなるうえに、請求書の発行漏れを防ぐことができます！
請求書関係の書類は毎月必ず発生するものだと思うので、ペーパーレス化をすることで紛失リスクや管理スペースの削減につながると思います。
補足になりますが、GLASSでは請求書や見積書は原則メールで送付（ペーパーレス化）していますが、どうしても紙で郵送してほしいという取引先には「郵送代行機能」を活用しています。
郵送ボタンをクリックするだけで印刷から封入・発送を代行してくれるので、郵送作業の工数削減ができて便利です。
※1通ごとに別途料金がかかります。
最後に
以上、今回も、リモートワーク推進につながるようなサービスについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？
前回と今回でご紹介したサービスを利用すれば、社内文書のペーパーレス化の実現に大幅に近づくと思います！
私と同じように少数精鋭の総務部の方やオンライン化で悩んでいる方に、この記事が少しでも参考になれば嬉しいです。
引き続き気温の高い日が続いているので、こまめに水分補給と塩分補給をして、熱中症に気を付けてお過ごしください…！
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