リモートワーク活用サービスのご紹介～社内文書編①～
GLASS総務部の柳堀です。
私は、総務部のメンバーとして、従業員が働きやすい環境をつくるべく、社内制度を整えたりしています。
さて、今回は、リモートワークを実現するために活用しているサービスの続編として、「社内文書編①」をご紹介できればと思います。
※以前の記事でも触れましたが、GLASSでは、全従業員に対してリモートワーク制度を導入しています。
（4月の記事も是非ご覧ください！）
リモートワーク導入の障壁
リモートワークの導入を図る上で、「文書の電子化（ペーパーレス化）が進んでいない」というのは大きな障壁になるかと思います。
4月の記事でご紹介したような「契約書」という対外的な文書だけでなく、各種申請書などの社内文書が紙で運用されているケースも多いのではないでしょうか？
その場合、申請書の印刷・回覧・押印など、オフィスに出社していないと対応ができないという問題が発生しますよね。
今回はそんな「社内文書」をペーパーレス化できる、「Money Forward クラウド勤怠」と「Money Forward クラウド給与」の2つについて、ご紹介します！
活用サービス
GLASSでは、管理部門のシステムで「Money Forward （マネーフォワード）クラウド」を利用しています。
※以降、「Money Forward＝MF」と略します。
MFクラウド勤怠
まず、勤怠管理システムである「MFクラウド勤怠」についてご紹介します。
「MFクラウド勤怠」とは、打刻集計や休暇申請などの勤怠管理ができるシステムです。
フレックスタイム制や変形労働制のほか、企業独自の就業ルールや福利厚生制度を設けている企業でも、設定を自由にカスタマイズできるようになっています。
（GLASSはフルフレックス制度を採用しているので、フレックスタイム制が設定できるのも嬉しい点です。）
「社内文書」とは関係のない部分ですが、打刻画面もシンプルで直感的に分かりやすいような仕様になっているので、操作が難しいということもないかと思います。
このサービスを利用すれば、WEB上で欠勤や休暇などの勤怠関係の申請が可能になるので、フローがクイックになることに加え、社内文書のペーパーレス化にも繋がります！
ちなみに、申請後は、個人の勤怠画面で「勤怠申請状況」として申請した勤怠の種類が表示されます。
承認フローを複数のステップに設定することもできるので、例えば「所属長⇒総務部担当者」というように、部署をまたいで承認することも可能です。
管理部の視点としては、申請書の記載漏れがないということもメリットだと思っています。
Wordなどで申請書のひな形を作成し、データ入力 or 印刷して手書きをする方法だと、どうしても記載漏れが起こりますよね。
MFクラウド勤怠の申請フォームは「必須項目」の設定ができるので、申請時に申請者自身で入力漏れに気付いてもらうことができます。
申請書の提出を受けてから、「この項目が漏れているから差し戻さないと…」ということもないので、双方で工数が削減できると思っています。
また、WEB上で申請することのメリットとして、申請時の「心理的ハードルが下がる」ことも挙げられると思います。
例えば、法定休暇（労働者の権利として法律で守られた休暇）である「生理休暇」は、人によっては「取得したいけど申請しにくい」と感じる方がいるかもしれません。
そういった休暇の場合、WEB上で申請することで心理的ハードルが下げられると思っています。
※ちなみにGLASSでは、「生理休暇」を「F休暇」と呼び、直接的な表現を避けることで、少しでも制度が活用しやすくなるような運用にしています。
補足として、MFクラウド勤怠では「休暇ルール」の作成も可能なので、特別休暇を新設した場合にも対応できます。
休暇ルール作成後に対象者にその休暇を付与すれば、メンバーは休暇申請画面から選択・申請可能となります。
※付与時に失効日の設定が可能なので、期限を個別に管理する必要もありません。（期限を迎えると自動で失効します。）
MFクラウド給与
次に、給与計算ソフトである「MFクラウド給与」についてご紹介します。
「MFクラウド給与」とは、給与計算から明細の発行まで完結できるシステムです。
初期設定は必要ですが、所得税や社会保険料・雇用保険料など、税金や各種保険も自動計算できます。
※会社独自の支給項目や控除項目、給与の計算式なども自由にカスタマイズできるようになっています。
このサービスを利用すれば、給与明細のペーパーレス化が可能になります。
※明細は、従業員ごとの専用画面で確認できます。
管理側としても、印刷・郵送コストや配布の手間が削減でき、明細を渡し間違えるという事故の心配もありません。
メンバー側としても、給与明細をいつでも・どこでも閲覧できるので便利なのではないかと思っています。
私自身、紙の明細だと保管が大変だと思った経験があるので、WEBで閲覧できるのはスマートでいいなぁと思っています。
また、MFクラウド給与はマネーフォワードの各サービスと連携することが可能です。
例えば、MFクラウド経費と組み合わせると、立替経費を取り込み、給与とあわせて精算が可能になります。
MFクラウド勤怠と組み合わせると、勤怠集計のデータから給与計算を簡単に行うことができます。
最後に
以上、リモートワーク推進につながるようなサービスについてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？
リモートワークを推進するためには、会社全体でペーパーレス化を進めることが必要不可欠になると思います。
例えば、リモートワークと出社のハイブリッド型で勤務している場合、「確認したい書類がオフィスに保管してあるため、リモート予定だった日に出社せざるを得ない」という状況もあり得ると思います。
ペーパーレス化を進めることで、こういった事態もなくなるので、メンバーが安心してリモートワークをすることができますよね！
私と同じように少数精鋭の総務部の方やオンライン化で悩んでいる方に、この記事が少しでも参考になれば嬉しいです！
それでは、今回はこの辺で失礼しようと思います。
早いもので、もう今年も半分過ぎてしまいましたね…！
気温の高い日が続き、屋内と屋外の気温差が激しい時期だと思うので、みなさま体調を崩されませんように！
私も、水分補給や紫外線対策に気を付けて過ごそうと思っています！
この記事を読んで、もし少しでもGLASSにご興味を持っていただけましたら、是非弊社HPよりご応募ください！
※カジュアル面談も実施しておりますので、不明点などお気軽にお問い合わせください！
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