【集計担当のExcelつぶやき3】_『引き継ぐ』ときは『目でわかる手順書』で

文字だけの手順書_マニュアルはゴミ

集計作業の量が増えてくると、他の担当者へ作業を引き継ぐことがあると思いますが、引き継ぐ時に集計作業の手順が多い時ほど、作業画面がわかる手順書を作り、頭でイメージしなくて目で見てわかる手順書を作成しよう。

手順書は文字で作業手順を作成すれば、確かに早く作成でき引き継ぐ側としては楽だが大きな問題が2点ある。
　1点目は『作業手順が抜けている_または省略されすぎている』ことがある。
文字だけで作成する場合、画面を見ずに普段の作業を頭でイメージして文章を作成するので、手順が抜けていて、作業のつながりが分からず解読に時間が掛かってしまう。
　2点目は『手順書が間違っている』ことがある。例えばB3セルの数字をG100へコピペする手順が書かれているが、実はG100ではなくG101のセルにコピペするだったなど、文字だけだと書き間違えた場合にわからなくなってしまう。

では、どのように作成すれば良いかというと、大きなポイントは『画面コピー』を使用して、画像と説明で作成すること。確かに画像を撮りながら手順書を作成すると時間が掛かってしまうが、メリットとして2点ある。
　1点目は『画像があるとイメージしなくても視覚的に解る』ので引き継がれた側も作業しやすい。
　2点目は『実際に手順を追って作成するので抜けがなくなる』こと。手順書は9割が合っていても残りの1割の作業抜けだけで、引き継がれた集計作業ができないことが起きてしまう。そうすると1から作成することになる。

上記のようにならないようにして無駄な時間を使わないようにしましょう。
まぁ一番ひどいのは、ダラダラ画面を見ながら口頭で引き継ぐだけの引き継ぎ。。。