ASD・経理・総務職の私が効くと実感したケアレスミス対策

営業・経理・総務に限らず、事務作業はどの部署にいても必要となります。ケアレスミスが酷いのでルーティンワークが多い経理職についたとしても結果は同じです。

経理は特にミスをしないことが前提となります。根本的に自分のミスの原因を掴めていないと仕事にはならないでしょう。

発達障害には局所的情報処理という特性があります。一言で表すとすれば、「木を見て森を見ず」という傾向です。

全体を俯瞰しながら細部を見ていかなければいけないのに、細部ばかりに気を取られて誤った方向に進んでしまうのです。

発達障害には様々な特性があると思いますが、このような特性をいかに乗り越えてミスを減らしていくのか。私が総合職で経理・総務の業務に取り組む中で得た取り組み方を今回紹介します。

まずは意味を理解する

発達障害には「なりすまし」という傾向があります。健常者に同化しようとして振る舞いを真似ることです。

私が働く中で気づいたのは、業務の取り組み方にもその傾向があるということです。そして、そのことがケアレスミスにつながっていると言うことです。

誰かに仕事の指示を受けたとしましょう。そうすると意味を理解するのに時間がかかるために型だけ真似ようとするのです。

しかし、本質を理解できていないため見当違いなことをしてしまう結果となってしまうのです。

 ・何のために何をするのか。
・この書類を作成する意味は何か。
・その処理の意味は何か。

それを理解した上で、仕事全体の流れをとらえるように意識すると本質をより理解できるようになります。

また、ミスのチェックで気をつけたいのが「普通はこんなにチェックはしないんだろうな。」という考えです。

仕事を完璧にできないのであればチェックするしかありません。
重要なのは、どこでチェックするかということです。

心配だからとむやみやたらにチェックしていても時間がかかるだけで生産性がありません。

まずは取り組む仕事を工程ごとに分けて、その工程が終わったらミスがないかをチェックします。

そうすれば、その工程でミスがないか確認した上で次の工程を積み上げることができるのです。

ある程度無駄な時間を費やすことになりますが、こういった無駄な経験によってチェックを少し省いてもミスなく取り組めるようになっていくのです。

ミスチェックは指差し確認

意味を理解するという前提がないとチェックは意味がありません。ただ型を追っているだけなので、「この処理はどうもおかしい。」という気づきが生まれる余地がないからです。

その前提の上で、ミスのチェックを抜け目なくできる方法が指差し確認です。

JRの駅員さんは定期の購入など膨大な事務処理をこなしています。それでも私たちがミスのない定期券や切符を買えるのは指差し確認などチェックを怠らないとことに一因があるのではないでしょうか。

よく駅員さんの仕事を観察してみると入力した内容を指差し確認でチェックしているのがわかると思います。

私はこの指差し確認を仕事に取り入れています。私の場合、ボールペンでチェツク箇所を指して確認をしています。

また同じ処理をした場合など、見比べるものがある場合は見本と処理した物の二つをボールペンで指して確認しています。

うまく定規を使う

経理など表のような形式の場合は、定規を使いながら指差し確認をしています。

先ほどもお話しした通り、局所的情報処理という特性があるためです。

表を普通の人のようにバランスよく見ることができないため、定規で該当箇所以外を隠すことで見やすくしています。

以前はどこなでチェックしたか忘れることやチェックを飛ばすことが多々ありましたが、定規を使うことで格段と仕事に取り組みやすくなりました。

まとめ

仕事の意味を理解しようとすること・自分がどの点でミスをするのかを考えること。これがテクニックよりも大事なことだと思います。一生懸命それを考えた上でテクニックがうまく作用してきます。

このnotoが、そのような地道な努力の一助となれば嬉しいです。