【大人の発達障害】優先順位の付け方のポイントは”費用対効果”

計画的に取り組んでいたはずなのに時間が経つにつれてやることが全然終わっていないことに気づいたり、仕事に取り組んでいるうちに頭の中がグチャグチャになって整理できなくなることはないでしょうか。

優先順位の付け方が重要なことはわかっているのにうまくいかないのはその優先順位の付け方が良くないからです。

では、どのように優先順位をつけてタスク管理をすれば良いのでしょうか。うまくタスク管理をするためには2つポイントがあると思います。私が実践しているその重要なポイントについて紹介したいと思います。

2分で終わるものはすぐにやる

2分で終わるものはまずTo-Doリストを作る前に終わらせましょう。発達障害があると短期記憶がうまく働かない場合もあります。私自身は短期記憶の音韻ループという機能が普通の人よりもうまく働いていないように思います。そのため後でやろうとすると忘れてしまうので2分で終わるものはすぐに片付けます。

また、細かい作業がたくさんあるという状態は仕事全体を見通しにくくしますので今日やることを整理するまえに2分で終わるものは仕事の最初に終わらせましょう。

これはデビッド・アレンが考案したGTD（getting things done）というタスク管理法の一部を取り入れています。

これをすることであなたの頭の中はよりクリアになり、仕事全体を考える余裕が少し増すと思います。

タスクは容量で優先順位を見極める

2分で終わるものをやり終えたら、次は仕事に優先順位をつけていきます。優先順位は容量とタイムリミットで決めていきますす。

私がここで言う容量とは”考える労力に対してどのくらい仕事が終わるか”、つまり費用対効果です。

例えば、次の円グラフのように1日のやるべき仕事があるとしましょう。あなたはどの仕事から手をつけますか？

私なら35%の大きさの仕事から片付けます。なぜなら考える労力に対する費用対効果が高いからです。

仕事には考える時間と作業する時間があると思います。例えば見積書を作成するときはあらかじめ仕様等を確認してどのように見積書を作成するか頭の中で見積もりのイメージを作ります。それから頭を使わずに頭にある空想の見積書通りにパソコンに入力をします。

小さい順に7％から取り組むとどうなるでしょうか。

「7％の仕事」が終わるとまたゼロから次の見積書の仕様を考えることになります。

ですが、35％分の仕事から取り掛かると考える時間１単位あたり35％仕事が終わります。

これだと仕事が進んだ気がしますよね。このように費用対効果の高い仕事から取り組めば、例えひとつの仕事に予想以上に時間がかかったとしても35%は少なくとも終わるわけです。これが仮に7％から取り組んで時間がかかって始xまった場合には時間の割に終わった仕事量が少なくなってしまうと思います。

締め切りで優先順位をつける

優先順位の付け方のもう一つの視点が締め切りです。先程の円グラフのように7％、8％、10％など容量で優先順位をつけにくい場合に私は締め切りで優先順位をつけています。

締め切りで優先順位をつける際のポイントは1日前には終わるようにすること、そして他人に何かを依頼して返事を待たなければならない場合などはもう１〜2日早めにタイムリミットを設定して取り組むことです。

相手の行動は予想できない場合も多いです。相手が忘れてしまったりする場合も考えてあらかじめ早めに終わるようにしましょう。

番外編

伝言を頼まれるなど2分で終わることだけとすぐに取り込めないこともあります。また定期的に必ずしなければならない仕事もあるはずです。

このようにすぐには取り組めないけれど2分で終わるような仕事はパソコンの予定表に登録してアラームを設定しています。

どんなに小さいことでも予定表に入れてアラームをつけるようにすることでミスは減りますし、このような小さなことの積み重ねがミスを減らす重要なポイントだと思います。