ビジネス書に書いてある事やってみた。残業を減らす方法。

残業だらけの毎日‥

私は広告代理店に勤めています。神奈川県内の支店の支店長として店舗を1人で運営しています。
1人なので他に仕事が振れる同僚や部下はおらず残業が続く日々を送ってました。
どうにかしなくては‥

ふと立ち寄った書店で一冊の本が目に止まりました。

『残業しないチームと残業だらけのチームの習慣』　石川和男著

まさにこの本じゃないか！

著書の中では残業しないチームと残業だらけのチームとの比較として50項目挙げられてましたが、1つをご紹介します。

残業しないチームはふり返り残業だらけのチームは突っ走る

著者である石川和男さんも著書の中で、以前の職場は残業だらけで朝に予定を立てるが予定通りにいかずいつの間にか時間が経ってしまう毎日でした、そこで、朝に立てた予定が計画通りに行われたかを1日の終わりにふり返り、検証する事にした
と、ありました。

なるほどなるほど‥

実際にやってみた

まず、朝にその日1日の業務内容を全部紙に書いてみました。同時にそれぞれの業務の完了予定時間も記入します。
↓こんなかんじです。画像は投稿するのに分かり易くするためざっくりまとめてますが実際はもっと細かく記入してます。

朝の予定

そしてふり返り検証するために、それぞれの業務の実際の完了時間を記入します。それと予定外の突発的に発生した業務を書き込んで行きます。

検証用

午前中は予定外の業務が入った事で予定よりも押しましたが、午後のアポイントが予定よりも早く終了したので定時に退社する事が出来ました。

やってみた結果

業務のTODOリストを作る事はあっても時間までは設定していなかったので、時間に対する意識はかなり高くなりました。
やってみて残業云々以外にメリットが2つありました。

メリット一つ目
業務の優先順位が明確になる

例えば
クライアントへの報告業務をしていたとします。1枚目の画像だと完了予定時間を10:30に設定してますが、現在の時間は10:20です。あと10分しかありません。
そこへ別部署から案件相談が入って来ました。別部署の方から提示された返答期限は午前中までです。
そうなると今やってるクライアントへの報告を優先してその後に別部署への案件相談の返答をすればいい事が明確になります。

また、返答期限がはっきりしなければ自分から時間を決めてしまえば優先順位がはっきりします。
『その案件については、今やってる業務が終わった後に13時までに返答します。』というように

メリット二つ目
業務内容が可視化されムダが少なくなる

紙に1日の業務内容を全部書いてあるという事は、逆をを言えば書いてない事はやらなくても良いという事になります。

また、予定した時間よりも早く業務が進んだ時は明日の業務を前倒したりしたり、別の業務に時間を割いたり出来ます。

終わりに‥

私は初めて1週間なので完全に残業をゼロに出来た訳ではありません。
ただ今回紹介した、1日のふり返りは残業削減以外のメリットを大きく感じてます。

最後まで読んでいただきありがとうございました。
皆様も是非試してみてはいかがでしょうか