132.やり続ける　ルールを作ろう

お疲れ様です。
営業トレーナーの坂山一哉です。
今日も読んでいただきありがとうございます。

前回はやり続けることについて書きました。
でもやっぱりやり続けることってしんどいし大変ですよね。

では私はどうしてきたか？
自分でルールを作ってきました。

例えば、上司時代にずっとやっていたメンバーからの報告への返事。

これって結構時間を取られます。
一番多い時のメンバーの数は１５名。
管理職になったころは、報告数に決まりもなかったので
一人一人が５〜６件の報告を上げてくる。

５件としても７５件！
これを全部に目を通し、返事を書く。

その後その中からさらに抜粋して
今度は私が上司へ報告。

これ毎週続くんです。
ほんまに嫌になりますよ。

そこでルールを決めました。
①提出日時は月曜日の１２時までに提出
　（月曜日が祭日の場合は火曜日の１２時まで）
　（月曜日に有給取得予定も火曜日の１１時まで）
②一人の報告数は３件まで。
③月曜日は内勤日（私自身の決め事）
　（緊急以外は外勤及び同行は基本的に入れない）

当然ルールを決めるとなると
色々と反発もありました。

でもここで大事なのはちゃんと理由を言ってあげることです。
「皆さんの報告に全て目を通し、返事をし、それから数件分を
　まとめて、上長に報告をする。
　上長への報告期限は、火曜日の１２時。
　その他にも、数字のチェックや行動の進捗チェックなどもあるので
　月曜日中にそれらを全部まとめたい」
　こういう理由を伝えました。

それでも①に対して反論がでます。
そこでこちらから提案。
「では、皆さんの報告に返事をしなくても良いですか？
　目は必ず通します。そして抜粋して上長に報告します」と。

すると・・・
返事はして欲しいという方が出てきました。
やっぱり読んでもらっている。
せっかく書いたのに、何の音沙汰もないのは寂しい。
返事に対しては、次の行動にもつながる。
等々、意見を頂けました。

こう言われると、やはり返事は続けざるを得ない。
いや、書いてきて良かった！ってなります。

すると②に対しての意見がでます。
３件の報告は少ないのでは？もっと書きたいと。

実は報告内容によっては、似通った報告が提出されます。
私からみると、「これ必要なの？」って思うことも。

でもそれは言えないので、ここは全員の意見を取り入れることにしました。

基本は３件、ただし沢山書きたい人はそれ以上でもOKとしました。

すると・・・
３件は絶対ですか？って意見が出るんです。

？？？です。
でもその方の意見は、
そもそもパソコンが苦手。
入力が遅い。
３件もトピックスがないでした。

でもここはノー！
全員がやらないといけないことでもあるので
必要最低限は誰しもやっていただかなければいけない。

その方のためだけというのは、チームへの影響もあると判断したからです。

そしてそれをまとめる私が実行するのに③の私の時間を作ったのです。

こうやって必要最低限のルール作りをすることが大事だと思います。

私が上長になった時、全国には私を含めて１８名の所長がいました。

全員が同じことをしていると思っていましたが、後日わかったことに、全く返事をしていなかった方もいらっしゃったのです。

でも、私の営業所のルール、私独自のルールを作ったおかげで、上長をしている間、一度も上司への報告を遅れたことはありません。

それ以上に、全く返事をしていなかった方よりも提出は早かったのです。

やることは沢山ある。
その中でもやらなければいけないことをどの順序でやるかは、その人次第です。

でもその中できっちりとルールを作って実行していく。

それがとてもだいじなんだろうな！って思います。
自分自身の独自ルール。
皆さんも持っておられると思いますが、
部下とちゃんとシェアしていくことが大事なんだと思います。