情報整理の鍵は「規格化」にある

• 現代では放っておいても無尽蔵に情報が流入してきて、あっという間に情報が溜まってしまい、整理が難しくなります。

  • わかりやすい例として、メールがLINEが未読メッセージで溢れている人は少なくないと思います。何か買い物したときに会員登録したりすると、メルマガやLINE通知が届くようになり、いつの間にか通知だらけになり、収集がつかなくなっていく。私も何度も経験があります。

• 無尽蔵に増えていく情報を上手く整理していくにはどうしたらよいのか。1つの方法は、情報の蛇口を閉めることです。モノを減らせば部屋を片付けやすくなるように、入ってくる情報を減らせば、整理がしやすくなります。

  • しかし、この方法は万能ではありません。まず、入ってくる情報をゼロにすることはできない。そのため、「入ってきた後にどのように整理するのか」という問題は残ります。

  • 加えて、情報を絞りすぎることはデメリットが大きい。自分に必要最低限の情報だけに絞ってしまうと、知識を広げる機会が極端に少なくなってしまいます。

• 故に、情報の蛇口を閉めることは手段の1つではありながらも、やはり情報がある程度の量は流入する前提で、その情報をどのように整理するかが論点になります。

• そこで重要になるのが、「規格化」という考え方です。規格化とは、形式を統一するということであり、物事を標準化するということ。つまり、入ってくる情報を決まったパッケージに変換して処理する仕組みを作れば、情報が上手く整理できるということになります。

  • なぜ規格化すると情報が整理できるのでしょうか。物理的空間を考えてみるとイメージが湧きます。書店や図書館、CDショップ、レコードショップ、ワインストアなどは理路整然とした空間に見えることが多いですが、これは陳列している商品が規格化されているからです。

  • 例えば本は印刷物なので、少数の例外はあれど本の大きさや形などは基本的にはいくつかのパターンに収まっています。CD、レコード、ワインなども同じです。モノは大量に存在していても、一定の規格に収まるモノなので、理路整然と見えるわけです。

• これを情報に適用すると、整理がつきやすくなります。例えばデータファイルは、日付やジャンルごとにフォルダを作成して格納していく。データの種類（PDF、Excel、PPT）ではうまく整理できることが少なく、日付やジャンル、テーマ等がおすすめです。フォルダのタイトル名や、整列も規格化し、ルール通りに行うと綺麗に整理できます。

  • 紙で情報がシェアされることもあると思いますが、これも保存が絶対に必要なものは日付やジャンルごとにファイリングし、不要なものは捨てる。必要性がすぐに判断できないものは、一定期間保存しておくボックスを用意しておき、一定期間ごとに中身を選別する。こんな運用をすると必要なものだけを残すことができます。

  • ファイルだけではなく、メールやメッセージも、基本的には同様に規格化することで整理がつきやすくなります。今のメールやチャットのシステムは、特定のメッセージをフォルダに自動振り分けしたり、後で処理したいものにフラグを付けてタスク管理したりする機能がついていることも多く、こういったものを活用すると効率的に運用が可能になります。

• ここで重要なのは、単に「フォルダ管理」と考えるのではなく、「情報の規格化」と考えることです。

  • フォルダ管理と考えると、単に綺麗にフォルダを並べるだけに留まり、あとで必要な時に必要な情報を取り出すことを意識した設計にならない可能性があります。これは本でいえば、単純に大きさの同じ本を本棚の上から並べていることと同じです。

  • しかし情報の規格化と考えれば、工夫を施すようになります。本でいえば、過去自分が探求したテーマごとに本を並べてみることで、「あのとき色々調べた本の中に、○○という本があってこう書いてあったな」と思い出すことができるので、必要な時に必要な情報を取り出しやすくなるのです。

• 情報は規格を揃えていく。これを意識するだけでカオスな情報蓄積から一歩離れることができます。