これだけは押さえるべき！住宅点検で必要な書類と記録必須な項目｜住宅点検の業務効率化に役立つアプリ「GENCHO」
住宅点検のコツ
住宅点検とは？
住宅点検とは、売主や施工会社、ハウスメーカーが建てた新築の住宅をお客様に引き渡した後も、定期的に点検を行うことです。住宅の機能が落ちたり、事故などを防ぐために点検を行います。住宅点検は他に、「アフターメンテナンス」「住宅診断」などと呼ばれることもあります。
住宅点検についての詳細はこちらのブログをご覧ください。
▷▷▷ https://gencho-kun.jp/news/detail/?id=79
住宅点検の要素
住宅点検をやるうえで、ポイントとなる要素は下記の５つです。
①目視で確認
②必要な項目をチェックシートに沿ってチェック
③写真や簡単な採寸などで詳細を記録
④原因を推定
⑤対応の有無の判断
住宅点検で必要な３つの書類
住宅点検をする上で欠かせない書類が3つあります。
一つずつ見ていきましょう。
①依頼会社の点検チェックシート
工務店やハウスメーカーなど、依頼の合った会社から渡されるチェックシートを利用するのが一般的。各社フォーマットが異なるため、項目数や内容がかかれているチェックシートに従って点検を進めていく。
基本、印刷したチェックシートを現地に持っていき、手書きで記録する。
②詳細報告書
①のチェックシートでは伝えられない内容を、Excelなどでまとめたもの。
発生時期や、状態、想定される原因など、発生している事象の詳細情報を記載する他、現地で撮影した写真を添付したり、そこに書き込みをしたりする。
作業者や企業によって、フォーマットは異なる。
事務所に戻ってから、PCでの作成が一般的。
③対象物件の図面
対象となる住宅の図面は、基本住宅点検前に共有いただけるので、こちらも印刷して現地に持っていく場合が多い。
しかし、図面の用意が無い場合もあるため、その場合は図面の代わりとなるような全体写真を撮影し、報告書にまとめていくこともある。
住宅点検にて記録が必要な項目
詳細報告書に記載する際に必要になってくる基本的な項目はこちらです。
企業によって異なりますが、下記の項目は共通して必要になるので、特に問題がある箇所についての記録は、漏れのないよう押さえておきましょう。
①場所（部位、箇所）
家の中のどのエリアの、どの部分なのかがわかるようにする。写真や写真への書き込みでわかりやすく示すことができると良い。
②発生した事象
目視確認の上で、その箇所で発生している事象について具体的に記録する。
例）南側の屋根の角部分から雨水が滴っており、落下地点にも汚れ有。など
③原因（想定）
目視で確認した状況から、想定される原因を記録する。
お客様から事象の心当たりや、詳細の状況などをヒアリングすることで、原因を絞ることもできる。
④事象の発生時期
目視での確認や、お客様からのヒアリングにより、発生した時期を記録。
発生時期によって、原因が異なったり、修理の方法も異なるため、確認すること。
⑤ヒアリング内容
①～④には当てはまらない内容で、お客様からヒアリングした内容も記載。
施工業者には伝えず、自分で対応されている場合などもありうるため、その有無や内容もヒアリング出来るとよい。
⑥判定（発生事象に対しての想定する対策等など）
①～⑤の内容から、今回発生している事象に対して、どのような対応が必要になるのかを想定し記載。
住宅点検の作業効率を上げる方法
住宅点検をする際に、時間が取られている作業の一つとして、「報告書の作成」があげられるかと思います。
報告書の作成は、事務所に帰ってきてからしか行えず、現場でメモしたものや撮影した写真をPCを使ってまとめている方が多いかと思いますが、世の中には、iPadやスマホを活用し、現地での記録後簡単にPDFなどに出力できるソフトやアプリもたくさんあります。
是非そういったものを使用して、作業の効率化を目指しましょう。
住宅点検が抱える課題
①情報の整理と共有に時間がかかる
ほとんどの現場では「チェックシート」が用意されていますが、それぞれの現場で紙で記録をしています。また、修繕検討箇所がある場合は、そこについての情報も共有しなければなりません。
事務所に戻ってから、それを依頼主に共有するための作業時間が必要になるため、時間的コストが掛かってしまうケースも少なくありません。
資料作成や情報共有の時間が、通常業務を圧迫している状況は、業務においての課題と言えます。
②作業者や経験値の差
住宅点検は基本的に「目視」でおこないます。また、点検のタイミングが年単位のため、おなじ作業者が点検をすることは難しく、情報の記録と整理を確実にしておく必要があります。
しかしながら、皆が同じ感覚、観点、経験値でないため、差が生まれてしまいます。
特に新人さんはチェック漏れが発生したり、修繕のための確認が甘かったため再度調査にいく必要が出たりと、ベテランには発生しない時間のロスも発生しています。
業務効率化をするためのコツ
①クラウドサービスやアプリを利用する
クラウドサービスやアプリを活用するメリットは、書類データや画像をクラウド上に保存でき、共有相手がリアルタイムで確認できる点です。
業務で必要なデータをクラウド上で共有することで、必要な際にいつでもアクセスできますし、ネット環境があれば、どこからでもアクセス可能です。
また、住宅関連に特化したサービスやアプリも開発されていますので、業務内容にあわせて検討するのもおすすめです。
②チャットやコミュニケーション・ツールを活用する
社内の連絡や情報共有は、ビジネス用のチャットやコミュニケーション・ツールの活用がおすすめです。
これまでは、メールを使用することが一般的だったかと思いますが、メールの作成や検索に時間がかかったり、情報の整理が難しさにより、情報の把握漏れが起きたり、情報の検索に時間がとられたりすることがあります。
ビジネス用のチャットやコミュニケーション・ツールは、チャット機能だけではなく、タスクの管理やファイル送信など、あらゆる情報共有が可能なため、情報の所在は明確で、意思疎通もしやすくなります。
①のクラウドサービスやアプリの中には、チャット機能も入っているものもありますので、活用することによって、かなりスムーズな情報共有が可能です。
③ルーティン業務を自動化、テンプレ化をする
業務の中で、毎日行う作業を自動化したり、複数人が同じ内容を行う作業であればテンプレ化をすることで、作業時間を短縮でき、ミスも起こりにくくなります。
これまで書類作成などに費やしていた時間や手間を削減することで、業務全体の効率化につながります。
住宅点検に役立つ業務効率化アプリ「GENCHO」
GENCHOとは
現調を進めていく中で、「ポイントが多すぎて記録したものの整理が大変」と感じる皆様もいらっしゃるかと思います。
そんな方々に是非使っていただきたいアプリが「GENCHO」です。
「GENCHO」はスマホやタブレット一つで、簡単操作可能な「現場調査のために作られた情報共有アプリ」です。
様々なツールに散らばっている情報を一つにまとめ、現調の効率化を促していきます。
例えば、今回のような報告書作成には「指示書作成機能」を活用することで、作業の効率をあげることが可能です！アプリに記録した内容は、ワンクリックで簡単にPDF化もできます。
是非、GENCHOを活用してみてください！