Google Apps Scriptで実現する「FAQ生成と自動更新」の業務効率化
はじめに
Google Apps Script(GAS)を活用した「FAQ生成と自動更新」システムは、企業や組織の業務効率を大幅に向上させる強力なツールです。このスクリプトは、頻繁に寄せられる質問とその回答を自動的に収集、整理し、常に最新の情報を反映したFAQページを生成・更新することができます。本記事では、このGASの機能、活用例、利点、実装方法について詳しく解説します。
GASでできること
このGoogle Apps Scriptは以下のような機能を提供します:
Google フォームからの質問収集
回答の自動生成と人間によるレビュー
FAQデータベースの自動更新
ウェブページへのFAQ自動反映
定期的なFAQの更新とメンテナンス
具体的な活用例
カスタマーサポートの効率化
顧客からの問い合わせを Google フォームで受け付け、AIを活用して回答案を自動生成します。サポートチームがレビューした後、承認された回答はFAQデータベースに追加されます。
社内ナレッジベースの構築
従業員からの質問や提案を収集し、部門横断的な知識共有を促進します。頻出の質問や重要な情報は自動的にFAQに反映され、社内ポータルサイトで共有されます。
製品マニュアルの動的更新
新製品のリリースや既存製品のアップデートに伴い、ユーザーからの質問を収集し、製品マニュアルやオンラインヘルプを自動的に更新します。
GASを使用する利点
時間と労力の削減: FAQの手動更新にかかる時間を大幅に削減し、スタッフがより価値の高い業務に集中できます。
情報の一貫性: 自動化されたプロセスにより、FAQの内容が常に最新かつ一貫した状態に保たれます。
スケーラビリティ: 質問の数が増えても、システムは効率的に対応できます。
データ駆動型の意思決定: 頻出する質問の分析により、製品やサービスの改善点を特定できます。
ユーザー満足度の向上: 最新かつ正確な情報をタイムリーに提供することで、ユーザー体験が向上します。
GASの記述例
以下は、FAQ生成と自動更新を行うGASの基本的な構造です:
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