オンライン会議では期待の共有方法もオンラインならではに変えました

先日、初めてのクライアントさんから半日使った長い会議のファシリテーターの依頼があり、オンラインで10人のグループにファシリテーションさせてもらいました。

必要な参加者で構成された会議ではそれぞれの参加者には期待がある

会議のファシリテーターを依頼された時に私が行うファシリテーションの中で、クライアントさんから期待されていないものの１位２位を争うものに、「参加者同士の期待」のすり合わせというのがあります。「会議自体の目的を明確にしましょう」というのはよく聴くでしょうし、「参加者が会議に期待すること」というのは確認されることはまだありますが、参加している人たちが自分以外の人たちに、この会議でどういう発言、ふるまい、在り方を期待しているのかを共有する時間を最初からお願いされることはほとんどありません。

もちろん、社内の会議では関係性が出来上がっていて、コンテキストも揃っている可能性もありますし、いちいち毎回の会議の中で参加者同士の期待を共有しあう必要はないと思います。しかし、特に外部の第三者のファシリテーターにとっては会議の参加者についての情報は不足していることが多く、合意や多様性を活かした会議を望まれている場合、「関係性」を知っているとより良いファシリテーションが行えます。そして実は改めて参加者同士の期待を共有することで、お互いの会議への必要性を認識したり、自分自身というか与えられた責務についての確認ができたりすることで、会議に向き合う姿勢も変わって、良い議論ができることが多いのです。

ところが、最初に書いた通り、依頼されるのは会議についてのことなので、関係性というか参加者自身についての時間をとることはあまり望まれていません。知らない人からあれこれ会議の冒頭で指示されて、そこに大きく時間を使うことは、参加者のストレスにもなります。オフラインの時であれば、掛け合い的な感じでやると少し長い時間でもアイスブレイク的な役割が期待できますが、オンラインで大勢の中でのファシリテーターが誰か１人にヒアリングしていては、他の参加者に「自分には関係ない時間だ」という認識をさせてしまい、冷めた場にしてしまうことにもつながります。

ファシリテーターの存在を場に受け入れてもらうことが大事

今回は、初のクライアントさんということで、依頼してきた人はいざしらず「ファシリテーターって何、おいしいの？」という人もいる可能性がありえます。あまり普段と違う冒頭になるとストレスがたまると考えたので、時間がかかり、参加意欲を低下させるかもしれないファシリテーターによるヒアリングよりも、短時間で「効率的」にお互いの期待を共有させる方法がないものかと考えました。

そこで、Google Spread Sheetを個人個人が書き込める様に参加人数分用意して、さらにそれぞれが別の参加者に向けた書いた期待が、リアルタイムで相手のシートに表示されるようにプログラムして一気に10人分同時進行で書き込みと共有ができるものを準備しました。

この期待を書くタイミングは、この会議自体の主旨をオーナーから説明してもらう前に、一番本人の考えだけで考えてかける会議の冒頭も冒頭、私の自己紹介も「本日のファシリテーター務めるガオリュウです」くらい伝えたぐらいのところでやりました。オーナーの主旨に合う様に期待を書くのではなくて、個々人の今までの関係性と、組織におけるその人の責務に対しての考えをそのまま書いてもらいたかったからです。その書き込まれていく様子を眺めながら、ファシリテーターの私自身は、今回の会議における参加者の関係性、会議への姿勢を把握する時間にさせてもらいました。オフラインでヒアリング型で行うよりも短時間で、効率よく、さらにオンラインならではの同時進行性を見せれたことにより「お、この会議はいつもと違うし、ファシリテーターがいるとこういうことも行うのか…」という意識が数名に発生していた可能性もあり、ファシリテーターに会議の進行を委ねてくれる感じが少し生まれたので、居やすくなりました。

ファシリテーターが何を得るのか…というのは、会議の参加者にとってはどうでも良いので、それがメインになってしまうのは本末転倒です。そして、この参加者同士の期待の共有方法は、参加者同士がそれぞれに共有され、短時間で自分だけの情報を得られるやり方としては良いやり方になりました。

会議のフィードバックにも、改めてのお互いに期待していることを最初にしたことが良かったという言葉もいただけたので、ホッとしています。(笑)

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