「内職している人にどう注意すればいいですか？」ファシリテーターの相談箱 012

これは主に会議についてのファシリテーションの文脈で質問を受けますが、会議の始めに「何か緊急のメールやメッセージが入りそうな予感がある方はパソコンを開いておいてください」と内職する方には許容を、他の参加者には理由付けと少しのジョークを渡します。もちろん、会議のテーマに向き合ってもらって、内職せずに会議に発言してもらえることが第一ではありますが、そもそもその方がその会議に必要なのかが気になります。ファシリテーター自身もその方に会議における期待を持っているでしょうか？伝えているでしょうか？期待もあり、伝えてもいる中で、内職されているなら、嫌われているか、まさに緊急の対応中、または気がかりがあって集中できないなどの理由がありそうです。会議事前に社内で障害報告やクレームが入っていることがわかったら、一言担当の方に参加の有無と、参加中の扱い方について話してみて、会議を始める時に全体に共有しましょう。

つまるところ、内職をしている人がいる時の課題は、参加者とファシリテーターが内職している方を見てイライラとしてしまうところにたある気もしています。内職している方は、さほど何も感じずに内職されていると思われます。であるならば、参加者各自がどのようにテーマと向き合っているかをお互いに分かるようにするのが最初にやれることかなと。
単純に内職を止めたければ、みんなパソコンを閉じましょう。と伝えればよいとも思いますが、あまり、おすすめはしていません…。なぜなら、場におけるファシリテーターによる行動の拒否や否定、禁止は、参加者が自分から動きだすことを無意識に抑制してしまう可能性があるので…。もちろんファシリテーターがそう言っても大丈夫な関係性を築けている場合には問題ないかもしれません。また大事な会議な場合には（内職者も大事な意見を持っていたり、決定者ならば）会議での期待を伝え、テーマについて各自の起点となる話したい内容、興味ある内容を見つけてもらうと良いと思います。