会計システム変更って思っているほど簡単じゃないっていう話（ちゃんとすれば）

こんにちわ、皆様と一緒に成長していく公認会計士・税理士のガッツです。

先日、とあるLINEグループにて、現在使っている会計システムをクラウドのシステムに変えたいんだけど導入支援している人いないですか？という話がありました。
そのLINEで別の方が、「会計ソフトなんて、市販でも売っているわけだし、手順どおりインストールしたらしまいやん」というご意見もありました。

長年、システム監査に関わっている人間として、言わせてもらうと、システム変更って実は大変ということです。

何が大変かという例を取り上げたいと思います。

1．そもそもなんで会計システムを変更したいんだということが明確になっていないといけません（目的をはっきりさせることが大変）。

そもそも変更する理由や目的って何なんでしょうか。
例えば、会計システムを変える理由でよくあるのは以下が考えられると思います。
・税理士が変えろといった
・今のエクセルベースの業務がすごく手間がかかっている
・今のシステム利用料が高い
・今のシステムの保守が切れるから、変えざるを得ない
・外部データの自動連携を活発に行いたい。手入力を減らしたい
・データを自分のパソコンに入れているのはリスクが高いから、外部でデータ保管できるようにしたい
・このシステム会社の社長や役員の理念に感銘を受けた（これはあまりないかな）

理由や目的、それらが複数あるのなら優先順位が明確でないといけません。

2．理由や目的が明確になったならば、次にすること（目的と新システムがフィットするのかを検討するのが大変）

候補となっている会計システムの機能と、上記で明確にした優先順位の高い理由や目的がフィットするのかを考えないといけません。

その際に以下のようなことも考えないといけません。
①今の業務を変えることもなく、今より入力の負担が減り、新システムに移行できる⇒これだとハッピー
②新システム移行に際して、システムの機能にあわせるために、今の業務のやり方を変えないといけない⇒業務を変えるストレスも踏まえて、目的を実現させる価値があるのか考える必要あり
③部分的には①によれるにせよ、新システムでは実現できない一部の機能は断念する（現在の仕組みのままとする、もしくは手作業やエクセルで実施）。⇒断念する機能が目的の根幹を揺るがすなら、この会計システム入れる価値あるのか考える必要があり

3．新システムに移行しようと決めた⇒でもそれからやるべきこと（やるべきことって案外多い）

長くなるので、この記事では例示にとどめますが、新システムに移行するとなると、以下のようなことが必要です。

①新システムのもとでの、業務手順の確立（売上、入金、仕入、経費、支払、仕訳計上のフローを再確立）
②新システムでのマスタ体系の検討（勘定科目マスタ、取引先マスタ、商品マスタ、補助科目など。弥生でいう簡単入力マスタや、freeeでいう取引パターンマスタなどの設定も必要）
③②に従い、どのようにデータ移行を行うのか（同じ体系なら難しくないですが、科目の統合や分割があれば、どのようにデータ移行するのかを検討する必要があり）。また、どの範囲のデータを移行するのか（何年分）
④③の計画どおりに、データ移行が無事行われたのか新旧のデータを一致確認する
⑤システム変更に伴う、外部関係者（取引先や顧問税理士など）との調整（やり取りするデータが変わるのならそういった調整も必要）

4．僕自身も導入サポートは経験あります。

という感じで、システム変更って案外大変なんです（中小企業の会計システムであっても）。

僕も以下のようなサポートはしておりました。
・数十億規模の規模：弥生からfreeeへの移行
・一千万円程度の規模：大昔のサポート切れの弥生から、最新の弥生への移行
・一千万円程度の規模：エクセルからfreeeへの移行、弥生からfreeeへの移行

片手間では難しいのですが、システム変更に際しては外部の専門家に頼るのもありなのではないでしょうか（会計システムなら、顧問税理士でしょうが、これサポートされるかは顧問の先生次第です）。