領収書や請求書ってどうやって整理するのがいいのですかを教えます。
おはようございます、皆様と一緒に成長していく公認会計士・税理士のガッツです。
会計事務所という仕事柄、記帳を確認する際に、そのもとになる領収書と請求書まで確認することはあります。
すごいうまいこと整理されているなあと思う一方で、残念だなあと思うこともあります。
領収書や請求書を整理するのに大事なことをまとめてみました。
1．領収書や請求書を整理するのに大事なこと：明瞭性と継続性
整理するポイントとして、2つあると思っています。
■明瞭性：自分でわかりやすいことは言うまでもなく、第三者からみてもある程度、整理の仕方が明確になっている事
例えば
・この人、日付順で資料並べているんだなあ
・この人、伝票番号順で資料並べているんだなあ
・この人、取引先ごとに月ごとにファイルしているんだなあ
・この人、勘定科目別に月ごとにファイルしているんだなあ
■継続性：決めたやり方を継続して行っている事
ある時は日付順、ある時は取引先ごとのように自分の中でも綴じ方が定まっていないこともあります。明瞭性とともに、決めたやり方をある程度継続することは大事です（変えるとしたら、年度替わりとか）。
2．どんな整理方法がありうるのか
さきほどの明瞭性と継続性が保ててたら、どんな整理方法でもよいかと思います。
■日付順にホッチキス止め→月ごとにファイル
→僕はこの方法です
■月別に勘定科目別に袋に入れて整理
■月別、取引先別にファイル
→あいうえお順とかで並べておられます。
■伝票番号順にファイル
→伝票番号が順番に採番されている場合は有効な方法です
■契約書のように、一過性のものではないものは、別途継続ファイルとして管理
3．残念な資料整理の例
残念な資料整理の例もあります。こういう場合、この資料をくださいとお願いした後のリアクションが非常に鈍い、遅いです（鈍い、遅い→ビジネスをやるうえで致命的）。
■単に資料の山でおいているだけ
（これで探せるわけがない）
資料の山でおいていたとしても、月なり週なり定期的に整理されるのならよしと思います。
■領収書をノートに貼っているが、領収書の糊付けがあまくて、ぽろぽろ落ちる
■ホッチキス止めもあまくて、資料がぽろぽろ落ちる
■日付順に並べているはずが、後から領収書がぽろぽろ出てきて、結局日付順になっていない
■資料の保管状態が悪くて、字が消える（感熱紙のレシート）
4．資料保管で一つ考慮すべきこと（電子帳簿保存法）
紙で資料保管する方法もおおいにありですが、電子データで資料保管する方法もありです。
電子帳簿保存法では義務化されているところと、認められているところがあります。
例えば、freeeですと、ファイルボックスというところに画像データを保管すれば、電子帳簿保存法の要件で電子データを保管することができます。
僕は紙でも残していますが、すべて仕訳を記帳する際はfreeeのファイルボックスに電子データを格納しています。
そうすることで、仕訳の元データをすぐに確認できます。
資料の整理のやり方はいろいろありますが、整理した方法について、会計事務所とも確認できたらいいですね。
明瞭性と継続性が保てているか客観的な意見も聞けるかと思います。