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全くのシロウトがIT系のイベント（リアルイベント）を主催するためにやったこと・感じたこと

鴻上 和彦（ガミgami）

新規事業の立ち上げをするようになって、自分でイベントを主催することをはじめて経験しました。
これまでの仕事（ITコンサル、ITエンジニア）では自分でイベントを主催することなど全くなかったので、全くのシロウト。
いろんな人に助けてもらいながらなんとかやっている状況です。
シロウトのわたしがイベント主催するまでの流れや、やったことをまとめておきたいと思います。

◎イベント実績

2023年はイベントを4回ほど主催しました。
うち２回は、noteでイベントレポートをあげていますので、こちらの記事もご覧になってください。

この1年、イベントはリアル開催（オフライン）にこだわってやってみました。
実際にお会いしてイベントのあとに参加者の方とディスカッションもしたかったので、対面でお話したかったためです。
結果、集客に苦しむことにはなりました…

◎イベント企画〜開催までの流れ

実際に企画するところから開催までのだいたいの流れは以下のようになります。

  1. イベント企画

  2. 周知・集客

  3. 会場準備

  4. イベント実施

  5. お礼

  6. 振り返り

大体３ヶ月くらいは期間を見ておいたほうがよいと思います。
想像しているよりもスケジュールがタイトでバタバタします。
余裕をもって動くほうがよいでしょう。

イベント企画は来場者を想像して

イベントの企画がとても大変でした。
私が主催するイベントの目的は産学連携をもとに新規事業として立ち上げているオンライン商談支援サービス「サトラス」を知っていただくことです。
ですが、誰もサトラスのことを知りません。
そういう状況で、どういうイベントを企画すべきか？しっかり考える必要がりまる。

私の場合には、
・産学連携のやり方
・音声認識技術の動向
を切り口にイベントを企画しました。

サトラスを知らなくても、産学連携に興味のある方や、音声認識技術を取り入れたいと思っている方に興味を持っていただけます。

どういう来場者を狙うかは、細かく考えて企画する必要があります。

会場を押さえるまでがイベント企画

企画の際にもうひとつ考えておかないといけないのが、会場の予約です。
会場は結構埋まっていることが多いので比較的前の段階から予約をすべきです。
その際には
・場所
・時間
を真剣に検討する必要があります。

場所はとにかくアクセスしやすい場所がよいですね。
これまで私は東京駅の目の前にあるSAAI（https://yurakucho-saai.com/）、京都市役所の目の前にあるQUESTION（https://question.kyoto-shinkin.co.jp/）、大阪の京橋駅のすぐ近くにあるクイントブリッジ（https://www.quintbridge.jp/）でイベントをやりました。
アクセスがよいのはもちろん、共創施設ですのでいつも人が集まっています。
こういう場所は人気ですので、早めに予約するようにしましょう。

イベント時間はとても重要です。
リアルイベントの場合、来場者の方は仕事終わりに来ることが多いです。
ですので、一度17:30開始でイベントを企画しましたが、大失敗でした。
17:30に終業する方が多く、イベント会場までの移動ができないのですｗ
ですので、18:30以降の開催がよいと思っています。

一番大変な周知・集客

イベントを企画したら、次は周知・集客です。
ここが一番大変。
ありとあらゆる手段で周知をする必要があります。

まずは、イベントページを作ります。これがないと始まりません。
Peatixなどのイベントページが作れるプラットホームでイベントページを作ります。
このページのURLを使って色々なチャネルで周知を進めます。

例えば私のイベントのイベントページはこちらです。


私は
・SNS（https://x.com/salestechlab?s=20）
・会社のPR
・知り合いへの紹介
・イベント会場コミュニティへの拡散
にて周知を進めました。

ありとあらゆる手段で進めましたが、やはり大変でした。
特にリアル開催のイベントはオンラインイベントに比べて集客は難しいです。
開催直前まで集客ゼロの可能性もあったイベントもあり、ヒヤヒヤしました…

会場準備・イベント実施は余裕をもって

イベント当日は時間と人員にできるだけ余裕を持ってのぞみたいです。
リアル開催の場合、1名は受付に張り付いておかないといけないです。
機材のセッティングや、来場者のエスコート、イベント後のお客様へのフォローなど、やることはたくさんです。

４名くらいいると安心ですね。

お礼・振り返りまでがイベント

イベント後には来場者の皆様にメールでのお礼を忘れずに。
また、イベントの周知・集客にご協力してもらった方にも忘れずにお礼を伝えましょう。

できれば来場者アンケートをとっておいて、振り返りをして次のイベントに繋げたいです。
イベント１回でうまく成果が出ることはないと思います。
私も４回目のイベントでようやくPoCをやっていただけるお客様につながることができました。

イベントは、それぞれの目的によって正解はないと思います。
自分たちがイベントで成し遂げたいことを明確にして、それに対して振り返りをし、イベント自体をアップデートし続ける必要があります。

◎イベントで新たなつながりを

普段つながりを持てない人とつながることができるのがイベントのよいところだと思います。
すぐに効果が出ないのでコスパは悪いかもしれません。
ですが、私の場合、新たなつながり、ビジネス的に大きな進展を掴むことができましたので、定期的にイベントをやりたいと思っています。

2024年も2回は企画する予定です。
これまでのイベントの振り返りをもとにアップデートしたイベントを開催したいと思います。

◎フルリモートで新規事業開発やってます

リーダーである私は鹿児島、エンジニアは鳥取、デザイナーは千葉、営業が神奈川に住んでいる私達のチーム。
フルリモートで新規事業の立ち上げをやっています。できます。
そんな私達が使っているサービスについてこちらにまとめていますので、ご興味ありましたらごらんください。


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