円滑なオンラインミーティングの秘訣ーその1ー

こんにちは。
人材育成スペシャリスト
古谷治子（ふるやはるこ）です。

昨今では、コロナ禍の影響もあり、オンラインミーティングやWeb会議が増えていますが、ITリテラシーやマナーについてもニューノーマル時代として必要なスキルが変わってきています。

まず、円滑なオンラインミーティングを行うためには、事前の準備をしっかりとすることが重要です。

①事前案内

ミーティングの日時が決まったら、主催者側がビデオ会議システムの種類とURLをお知らせします。その際には、所要時間を含めた当日のアジェンダを一緒に送るのがポイントです。
事前に時間を設定しておくことで、ダラダラ会議の防止にもなり、効率的に進めることができます。また、相手も前後のスケジュールが立てやすくなるため、より親切です。

②資料の準備

事前に資料を共有する場合には、郵送かメールかを確認します。また、会議中に画面共有機能で表示する資料については、スマホなどの小さな画面で参加する人を考慮して、文字数を減らしたり、イラストや図を使ったり、対面以上に見やすい資料づくりを心がけましょう。

③機器の確認

思わぬトラブルでログインできない、声が聞こえない、なんてこともオンラインミーティングではありがちです。当日になって慌てないように、事前に一度確認しておくようにしましょう。

ここまでが、事前準備で気をつける点です。次回は、ミーティング当日のマナーについてお伝えしますね！

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