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フォロワー数１００人弱だった私がイベントを成功させるまで　イベント開催までの道編

ふむふむ



前回までのあらすじ

8/10「未来のチームの作り方新刊イベント」で参加者と共にフラットに話してくださったゲストの皆さま。本当はもっとお話をしたかった、もっと聞いてみたいことがあった。そこで交流会部分に特化し、11/30「未来のチームの作り方福岡・飲み会」を開催したい。せめて飛行機代だけでも準備しなければ。そのためにゲストお三方の飛行機代合計９万２千円の支援を求め、Polcaをスタートさせる。福岡の方のみならず、鹿児島、北海道、関東、関西、遠くはアメリカからも支援を受け無事成功。

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飛行機代の次はイベント詳細

何とか最終日までにお三方の飛行機代が集まった。終了を伝えると、たくさんの方から、成功を祝う言葉が届く。高揚感はありつつも、まだまだやることはたくさん。燃え尽きるわけにはいかず、次はイベントの詳細決定に取り掛かる。


イベントの会場探し

ただの飲み会であれば居酒屋の予約をすればいいのだけれど、今回はそうはいかない。

このイベントを開催するにあたり、どうしても譲れないいくつかのこだわりポイントが私の中にあった。

こだわりの理由

・5時間入退場自由　 ・本搾りと午後ティー

何のことやらと思われた方、詳しくはイベントレポをご覧ください。

とんぼ返り状態の短い滞在時間でも福岡に来てくださる平山さんに敬意をこめて、時間ギリギリいっぱいの５時間を有意義に活用したい。会場を貸し切り、邪魔される時間が生まれないようゲストと参加者で未来のチームや仕事、生き方について存分に語り合いたい。

飲み会と銘打っているため、レンタルできる場所は限られる。福岡市内のレンタルスペースの大半は会議室だが、絶対に無理だ。続いてレンタルルームは人数に制限がある。３０名の参加目標を掲げているため、ゲストと私たち主催者を含めると結構な人数になる。

お店を貸切ることは可能だろうか、そうなったらどの位の金額がかかるのか、どなたか会場に心当たりのある方はいないだろうか。

まずは池松さんに相談してみた。いろいろと心当たりを声を掛けてくれたが、残念ながら日程が合わなかった。他にもイベントを開催したことのある福岡のnoter仲間に相談することにした。

予算や希望の条件を伝えると、それは厳しいんじゃないかとの声が返ってきた。私も当然だと思う。それでもどこかで折り合いをつけて何とか赤字にならないよう持って行きたい。

いくつか情報を頂き、あれこれ検討してみる。予算に近いところは既に予約が入ってしまっているなど、なかなか難しい状況が続く。それでも寄せていただいた情報は次回イベント開催時にとても参考になるものばかり。わざわざ何もわからない私のために時間を割いて相談に乗ってもらい、感謝の念に堪えない。

いつか私も何らかの貢献ができるよう、努力しよう。

たくさんの恩を返すことのできる人になろう、そう心に決めた。

予算よりは高いものの何件か気になっていた場所がある。そこを池松さんに提案してみると「直接内覧させてもらって、広さや様子を確認してみたら」とアドバイスがあった。そういえば、へいちゃんさんからも直接交渉すると考慮してもらえる点があるかもしれないと言われていた。

早速お店に連絡を取り、内覧させていただくと、店内のムードも良くマスターも優しそうな素敵な方。レンタルスペースである二階へ案内される。マイクやホワイトボードもあり、テーブルセッティングも事前に準備してくださるそうだ。トイレやミニキッチンもあり、レンジも使える。条件的には最高だなと思っているところに、マスターから「どんな集まりなんですか？」と質問があった。

思わず私から言葉が溢れるように出てきた。

初めてのイベント開催、Polcaでゲスト３人分の飛行機代を集め、やっと開催が決定、ゲストのこと、なぜお料理やドリンクを持ち込める場所を探しているか…

マスターは笑顔で聞いてくださり、

そういうことならこちらも協力しましょう。私も応援したいです。

と言ってくださった。

「そう言っていただけると嬉しいです、ありがとうございます。」

その言葉を言うのが精いっぱいな程、私は本当に感激した。飛行機代が集まったということだけで、イベントの内容についてはまだまだ何も考えられない状況だったため、正直、会場という大きな枠組みが決定したことで、やっとイベントの形が見えるようになり、次に進めるとほっとしたのを覚えている。

次は、料理やドリンク、こまごまとしたものの準備、タイムスケジュール、そして何よりも告知と集客。全く休む暇もなければ、Polca成功を喜ぶ余裕もない。むしろ喜んで調子に乗ってしまったら、イベントに向けて抜かりが出てしまうのではないかという不安もあり、一生懸命平静を装いながら、粛々と進めていくことしかできなかった。

飲み物、料理の予算

５時間の長丁場、飲み会と銘打っているからには本数が足りなくなっては示しがつかない。多めに準備しておかないと、本搾りや午後ティー、生茶などの価格を会場近くのスーパーでリサーチ。

考えてみたものの、お酒を飲まない私にはアルコールの量が全くピンとこない。ソフトドリンクは２Lペットボトルで何本とイメージができるのだが、５時間で盛り上がったら、思った以上にお酒が進むのでは？

こんな時頼りになるのは吞兵衛の池松さん(笑)

大抵よく飲む人はこの位、普通の人がこの位だから、３０人として本搾り全種類を揃えて８０本ぐらいじゃないの。

想像もつかない数字だった。聞いてもまだ想像できない。するとECサイトでオーダーして店に直送を依頼したらとの提案。

確かに買い出しに人数が取られるよりも、その方がいいと判断。

次は料理の予算。持ち込みができるので私はケータリングやお総菜の購入を考えていた。

甘い　自分でできることを考えないと予算ばかりかかって赤字を増やすぞ

ガツンと言われてしまった。かと言って３０人分の料理なんて作ったこともないし、どうやって持ち込むのか、しかも飲み会で食べる料理ってどんなものが人気なの。飲み会なんて最近ほとんど行ったこともなく、せいぜいランチ会程度で皆目見当がつかない。ホームパーティーだって子供連れのポッとラックパーティー位で、おもてなし系の料理ができるのか不安。また頭の中がぐるぐると煮え返る。

また一つ課題が増えた。

料理の件は一旦保留になり、自分でどんなものが準備できるか、まずはしっかり考えることにした。必死でググり、見栄えが良く私の腕でも作れるものはどんなものだろうと頭をひねる。

難しいものに挑戦したところで、失敗しては意味がない。普段の家庭料理の延長でできることを考えよう

長丁場だから冷めても美味しいもの、メインディッシュに我が家でもよく作る紅茶豚を作ろう。元々冷やしておけるものなら、冷めた時のことを考えなくてもいい。それなら味付けは少し濃いめにしたらいいかな。

色合いをきれいにして見栄え重視、近所のスーパーやカルディとか手に入りやすい食材でやってみよう。

持ち運びもなるべく省スペースで行けるように保冷バッグにジップロックで荷物の量を減らしていこう。

最終的に自分で作れないものを中心にお店でお願いしてみよう。

何となく当日の流れを描くことができた。

当日までに何回か量と味付けの確認のためリハーサルを行う。家族からは最近ちょっとおしゃれなの多くない？この味はもっとさっぱりしてる方がいいなどと声が上がる。ごめんなさーい、イベントのための練習なのよ。

手作りが多ければ、何とか予算もクリアできそう。


イベントページの作成

イベントは当日の現金対応だと受付できっちりとお金の管理をしないといけないが、イベントページで事前購入してもらうと、出欠の確認だけでよく、手間が格段に省略できる。その負担を肩代わりしてもらえるのはありがたいが、やっぱりイベントページを作るには、手数料の少ないものがよい。

今回Yahooパスマーケットを利用した。手数料がかからないのは魅力的。ただし払い出し時には多少の決済処理料が発生する。

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そこで、ふとpolcaのことを思い出す。あれ、飛行機代ジャストで集まったということは、手数料を差し引くとかなり減額されるのでは。

金額が大きければ大きいほど、引かれる分も大きくなるのは当然のこと。すっかり忘れていたが、実際に計算してみて、手数料の大きさに愕然とし、予算繰りを再調整せざるを得なくなった。

イベント告知

イベントページ、Twitterの発信、noteでの告知、さらにFacebookも利用し、より多くの方にイベントを知ってもらうため奮闘した。

もちろん、既に協力してくださっている方には再度DMでお願いする。Polcaの時に痛いほど味わった周知の困難さ、一人の力ではどうにもならないことは目に見えている。

快くRTしてくださった皆さん、大変なお手間をお掛けしたにもかかわらず、時間を割いていただきありがとうございました。しかもコメントが秀逸。中には前回の新刊発売イベント会場からもRTいただき、気にかけていただき涙…

集客に苦労

なかなか思うようにチケットが売れていかない。よく考えてみると、11/30は月末であり、棚卸や早めの忘年会の予定が入ってしまってどうしても参加できないと早々に連絡を頂いた方も何人かいらっしゃった。会社勤めの方ならすぐに分かることだったかもしれないが、私はその時月末締めの多忙さ、年末の慌ただしさが前倒しされる時期であることに気づいていなかった。今後イベントを行う時には日程の組み方にも注意が必要であると痛感した。

それでも11/30はやってくる。そして楽しみにしてくださっている方を裏切るわけにはいかない。

閑散とした会場では盛り上がりに欠ける、何よりもはるばる福岡まで来ていただくゲストを落胆させてしまうことは許されない。

そして、Polcaの手数料分を計算に入れていなかったため、参加数が少ないと赤字が膨れ上がってしまう。飛行機代、会場費、アルコール代、料理代、その他諸々経費がかさむ。

不安が肩にのしかかる、体全体が重く、苦しい。恐らくひどい顔をしているに違いない。

もう一度経費を計算し、削れる部分を考えた。これは私がポケットマネーで考えていたシードビレッジのコーヒー。Polcaでご支援いただいた方にプレゼントしたいと思っていたアジサカブレンド。


量を減らして金額を調整するしかないか。残念なお知らせをシードビレッジの種村さんにDMで伝える。

言うのはタダ　欲張った考え方だと思っても、つぶやくだけでいいから。自分だけで勝手に決める必要はない

私の気持ちを汲んで、理想の形に近づけてくれた種村さん。ここでは多くは伝えられませんが、感謝の思いでいっぱいです。必ず恩返し、恩送りができる人間になります。

たくさんの方に支えられ、励まされ、守られ、この２か月で私はどれほどの感謝をし、成長させてもらえたか。

あとはイベントを成功させて、その様子を見てもらうしかないのだ。

でも、集まらない。イベントまであと3日しかない。

気持ちの波が大きくうねる。上がったり下がったり、頑張れると思っても不安でつぶれそうになる。

泣きついて相談する

もうダメかもしれない、最悪3万越えの赤字を覚悟している。流石に2か月やってきたが一番堪えた瞬間だった。

せめて参加者が増えたら、見込みが立つのに。

どんよりとした空気を纏いながら、池松さんに不安を話し始めた。すると

相当やられちゃってるね(笑)　悲壮感漂ってたらイベント自体が楽しくなさそうな雰囲気に見えちゃうよ、笑って自分が楽しみにしていることを伝えなきゃ

笑われた、これっておかしいの？自分が楽しみにしていること？

一瞬、何故笑われているのか話の筋が見えなかった。頭の中をちょっと整理してみる。

そうか、私この日をどれだけ楽しみにしていたか。１か月弱の時間をかけてお三方をお招きできるだけの飛行機代支援polcaを達成させた。皆さんのご協力のおかげでイベントが現実のものになった。やっとお三方と直接会ってお話しできる日が来る。楽しみにしてくれている方がたくさんいる。

そうだった！私が一番楽しみにしているんじゃないか。やっとDMではなく直接会ってお話しできる日がもうそこに、手に届く場所まで見えている。

それにね、福岡の人は当日になって参加したいって人がいるところなんだよ。地域性なのかな、だから直前に増えるはずだよ。

池松さんにお礼を伝え、赤字を覚悟し最後までやり遂げると肚を決めた。


イベント２日前

必死でもう一度DMを送る。

最後にもうひと頑張り、ひとりでも多くの方と同じ時間を共有したい、そのためにもう一度皆さまのお力をお借りして拡散してほしい

と想いを伝える。

気持ちが落ち込んだら、奮い立たせるように周知のTweetをする。ここで負けられない。

すると同じ時期にイベントを開催予定のかなみんさんのTweetを目にする。かなみんさんも神戸からPolca支援をしてくださった。


ホリエモンが、イベントやりますと言ったら、やったことのない人は

知名度高いし、簡単に人なんて集まるでしょ

って平気な顔して言うんだ。何にも分からないんだ、俺だって毎日DM100通送ってる。営業力なんだよ。

オンデーズの田中社長も、

ショッピングモールの店舗で客引きして社長自らがメガネを売った

有名だから集客に苦労しないなんてことはない。あれだけの人が見えないところで努力しているのに、私が努力しなくてどうする。

目が醒めた。

今この動画を観ることができて、私は幸せだった。

どれほど地道な努力をしていても、人の目に留まるのは表面化されたきらびやかな部分だけ。そこに難癖をつけて批判めいたことを言う炎上や僻みというものは、自分で行動を起こしたことのある人からは絶対に生まれてこない感情だと知った。

想いを伝えたい、届けたい・・・届け‼

私の想いと、皆さんの応援がこのイベントの力に拍車をかけてくれた。

なんと、


さや香さんが2日前に会社の方にも声を掛けてくださって2名増、そして当日現金払いOKにしたところ、5名の参加が増えたのだった。

何とか大赤字は免れることとなる。

イベント当日の様子はイベレポから。


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ふむふむ
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