中古iPadとiPhoneが最安最強の働き方改革ツールである6つの理由〜クラウド働き方改革のススメ6〜
このnoteは、テレワークやリモートワークのためのモバイルベースの働き方を、最低限の投資で手に入れる参考記事です。
すべて自社で実践済みなので、細かい導入情報も提供可能ですが、今回は中古iPadとiPhoneで業務を行うメリットに絞って書いてみたいと思います。
モバイルベースの働き方を目指すとき、中古iPadとiPhoneで端末を運用すると、大きく5つのメリットがあります。
1.端末費用が激安
2.インフラ整備不要で設定管理も簡単
3.固定電話もFAX機も不要に
4.データベースもファイルサーバーも操作可能
5.意外に高機能なiOSの標準無料オフィスアプリ
6.Gsuiteと連携してサヨナラwindows
この中で、4のデータベース以外はすぐに実践可能です。
それでは順に説明していきます。
1.端末費用が激安
iPadやiPhoneは、中古でも高いと思われている方も多いと思います。でも実はiOSの一世代前までしかサポートしていない端末は、かなり安価に売られています。
具体的には今でしたら、iPhone 6／iPhone 6 Plus、iPod touchと、それ以前のiPhone 5s、iPad Air、iPad mini 2、iPad mini 3などです。中でも初期型iPad AirやiPad mini 2、iPhone5sは1万円程度で販売されているので、iPhone５台とiPad５台を買ってもそれなりの新品パソコン１台より安いということになります。
でもすぐにiOSのバージョンが上がったりして使えなくなるのでは？と思われた方はご安心ください。iOSのバージョンが上がると、その最新iOSへのバージョンアップを除外された端末がまた出てきて、安価に端末を買い換えることができます。
このように中古iPadとiPhoneで運用すると、たとえ2年毎に10台入れ替えても1年5万円ですので、パソコンで運用していくより圧倒的に安価で済みます。
2.インフラ整備不要で設定管理も簡単
iOSで動く端末は必ずApple IDが振られ、iCloudバックアップからデータや端末設定のコピーが簡単に行えます。
また、メッセージアプリやカレンダー、タスクリマインダーや手書き可能なメモアプリも、同じApple IDで共有可能で、無線LANに接続するだけでイントラネットやグループウェアの代わりになります。
ただ端末が違うのに同じApple IDで支障が出るのではないか？と思われる方も多いのではないでしょうか？実はApple IDは共通でも、端末ごとに違うメールアドレスを振ることができます。
ただ実際にやっていると、なぜかメッセージアプリにトラブルが生じることがありました。ですので、オススメは各端末または部門ごとにGoogleアカウントを取得して、メッセージをハングアウトアプリでやり取りする方法です。こうするとIDの混乱がなく、設定はメモアプリなどで共有しておくと便利です。
3.固定電話もFAX機も不要に
デスクの上の固定電話や複合機のFAXが邪魔に感じたことはないでしょうか？これもiPadとiPhoneで代替可能です。
ビジネス電話は内線転送やFAXの複線化が必須ですが、この機能をクラウド化してスマホで電話もFAXも行えるようにするサービスを、クラウドPBXといいます。
導入には無線LAN環境をしっかり整備する必要はありますが、一度導入するとデスクも広々として、担当者が外出先でも電話転送ができるので便利です。
またFAXも外出先でも確認でき、必要なものだけを小型のプリンターで出力すればいいので紙も無駄にならず、オフィスも省スペースになります。
4.データベースもファイルサーバーも操作可能
さて、残る日常業務には大きく分けて3種類あると思います。
①Windows OfficeのWordやExcel、PowerPointでの資料作成業務。
②販売や発注、在庫、工程管理などのデータベース操作業務。
③資料や図面などの閲覧、格納に関するファイルサーバー操作業務
この中で、①については次項で解決策をご紹介します。
②のデータベース操作については、IT導入やテレワーク関連の補助金や助成金を活用して、システム自体をFileMakerで構築しなおすことで、iPadやiPhoneからタッチパネル操作ですべての業務が行えるようになります。
FileMakerというデータベースアプリケーションでシステムを構築すると、Windows server以外にMac miniでもシステムのサーバーを構築することが出来ます。Mac miniの価格は、同等スペックのWindows server本体の半額以下です。またライセンス費用も同じ５ユーザーが使えるものなら同等金額で、FileMakerなら同じユーザーなら複数台数で同時にアクセスしても問題ありません。（FileMaker太っ腹！）
またFileMakerは30年つづく歴史もあり、新興のクラウドアプリなどに比べても圧倒的に、ネット等の情報や技術者が多いのもメリットです。さらにスピーディーに開発ができるのが特長のアプリであるため、Windowsサーバーの更新にかける費用で、FileMakerでの再構築＆リニューアルが可能です。（私たちの導入のきっかけがこれでした）
工夫すると夜間バッチ帳票出力や、販売管理システムからの直接見積FAXやメールなど便利に使えるようになるので、良いパートナーが見つかれば是非オススメしたいところです。
③のファイルサーバー操作については、既存のファイルサーバーにFileBlogという全文検索アプリを入れるだけで、iPadやiPhoneでWordやExcelデータからAiやPsd、CADファイルまで高速検索＋プレビューやダウンロード・アップロードができるようになります。そもそもFileBlogは同等性能の他のリモート全文検索システムより圧倒的に安価なのですが、これもテレワークやIT導入補助金を活用して導入可能です。
5.意外に高機能なiOSの標準無料オフィスアプリ
最後に残ったのが先の項で説明しなかった、①のWindows OfficeのWordやExcel、PowerPointでの資料作成業務についてです。
まずOfficeのファイルについては、そのままiPadやiPhoneのOfficeアプリで編集、印刷も可能です。そのため既存のファイルを手直しして使ったり、日々数値を更新したりする業務に支障は出ません。
またiOSの標準無料オフィスアプリであるPagesやNumbers、Keynoteはとても使いやすいアプリです。特に美しい見た目を重視し、かつiPadで全員閲覧することを前提にするなら、社内の資料はiCloudで共有も簡単なiOSアプリに完全切り替えもオススメしたい方法です。（iOSのPagesは本当に素晴らしい！メモから段組み文章、図形挿入も含めてレイアウトの自由度が高い）
6.Gsuiteと連携してサヨナラwindows
しかし取引先とのやり取りなどで使うことを想定すると、オススメしたいのはGoogleのオフィスアプリのGsuiteです。
GsuiteのドキュメントやスプレッドシートはWordとExcelとの互換性があり、そのままデータを移行して同時に共同作業を行うことが出来るので、原稿の校正や編集作業などにはとても有効です。
また有料ですがGoogle domainsに契約すれば、iPadなどからオリジナルアドレスのメールを、レンタルサーバーなしで送受信することが出来ます。（Gmail）
ちなみに部門ごとのメールをフォルダ分けするだけで良ければ、1契約でメールエイリアス機能で部門用のアドレスを作成して対応することも可能です。
その他、GoogleカレンダーとiOSカレンダーの連携による定期スケジュールの通知や、カレンダーと連携したビデオチャットアプリのGoogle Meets、さらに様々なアプリを連携させることで端末間の作業の受け渡し効率が飛躍的にアップさせるGoogle Drive、webやメールでアンケートと集計が出来るGoogle formなど、 Gsuiteで業務を行った方が効率が良い作業も多数あります。
まとめ
このように中古iPadとiPhoneで社内の業務を行う体制を構築すると、結果的に windowsパソコンで行う業務もなくなっていき、やがてデスクからwindowsパソコンがなくなります。
そしてアップデートの度にトラブルを起こす、windows OSとOfficeアプリ３兄弟とサヨナラすることで、仕事の生産性もぐっと良くなります。
さらにデータベース操作でFileMakerを導入し、操作を少し覚えれば、今までExcelマクロやAccessで行なっていた自動化処理は、すべてFileMakerでストレスなく行えるようになります。しかもiPadやiPhoneで毎回操作しなくても、Mac miniのAutomatorアプリでRPAのように自動化することも可能です！（カレンダーから定期的にFileMakerを立ち上げて自動でスクリプトを実行することも出来ます）
ぜひ中古iPadとiPhoneで仕事を完結させて、デスクとwindowsに縛られた心を解放しましょう！
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