見出し画像
Photo by satoshi_st

スプレッドシート恐怖症だった管理ファイルを作った話

フジシロ

こんにちは。笑屋株式会社のフジシロです。
更新早いな！と思ったそこのあなた！鋭い！！諸事情があって近いうちにいっぱい更新しようと思っています。

さて。タイトルの通り、スプレッドシートが大の苦手！！！！だったのです。そんな私がビジネス事業部の売上や粗利・原価を管理するファイルを作ったというじゃありませんか！

今回は完全な自己満足で（笑）私の成長度合いを確認をするため、どうやってできるようになったの？という所から、よく使った関数、便利な機能をまとめたいと思います！

スプレッドシートって？

グーグルが提供している、オフィスでいう所のエクセルの機能です。スプレッドシートは共有することで、複数人が1つのシートを同時に確認・編集ができます。
笑屋では個人よりチームでの数字意識が強いため、基本的にオフィスよりもグーグルの機能をメインで使っています。
とりあえず、見てくださいな。見た目はエクセルみたいですよね。

どれくらい苦手だったの？

苦手の理由はこんな感じです。

- セルのコピーの仕方がわからない（学べ）
- セル内で改行したいのにEnter押したらなんで次のセルに移動するか意味がわからない（覚えろ）
- 「フィルター」って何？（これでも語学系大学卒）
- ってか！セルの数多すぎない！？そんないる！？（バカ）
- 「シート」って何？なんで一つのファイルに何枚もシート作れるの？意味ある？（ある！確信）

プランナーとして入社当初はエクセルすらわからないのでまず慣れることで精一杯でした。一番苦手！と思っていたことは、セルの数が多すぎることでした。
セル一つ一つに関数や数字がびっしり入っているので、自分の求めている数字がどこに入っているのか、見つけることに一苦労しました。（お恥ずかしい）

転機

前回自己紹介で、イベント事業部からビジネス事業部広告チームに異動したと書きました。この広告チームに異動してすぐ気づきます。

「スプレッドシートを使えないと仕事できない！！！！！」

フジシロ大パニックですよ。
広告チームは収支管理もそうですが、同窓会への導入数や導入率、サンプリング資材の在庫管理にインセンティブ・アフィリエイトの管理など・・・とにかく数字があちらこちらに散らばっていました。これはファイル作らないと管理しきれない！と思いました。


そしてこの数字の管理は私の評価にもつながるのです。
同窓会にどれだけ広告を導入できたのか、何人にサンプリングを配布することが出来たのか、どのくらいアフィリエイトを獲得できたのかなど。
その数字こそが私の評価になるので、なおさら自分で管理していかないといけないと思いました。これがきっかけでスプレッドシートと戦う決意をしたのです。（大袈裟）

知識はどこから仕入れたの？

とにかくググりにググりましたよ。ありがとう！情報社会！！！！
先輩が以前に作っていた管理ファイルの関数を見て、「この関数ってどういう意味なんだろう？」と調べたり、逆に「こういう機能欲しいな」と思ったらそれを調べたり。それでひたすら試す・・・。
当時は出口の見えない穴に入っていく感覚でした。

参考サイトはその都度探していたので、まとまっていません。
下記のサイトは私のブックマークから特別公開しますのでよかったら（笑）

参考1）COUNTIF関数で条件に一致するデータの個数を求める
参考2）エクセルのand関数の使い方を図と例で理解する
参考3）エクセルif関数の使い方！複数条件やAND/ORの使い方が初心者でもわかる！

こんなにできるようになったよ！

異動して1年半位になりますが、管理ファイルを合計15個位作ってました（多分）
ビジネス事業部の管理ファイルは、何回もレビューを通し、関数が間違っていたところは修正することはありました。
しかし、ほとんど1人で作ることが出来たことに感動しました。何回見ても飽きませんね。我が子のようです（笑）

広告用の管理ファイルは今では数時間あれば作ることができるようになりました。
しかも嬉しいことに退職した元上司に今勤めている会社のファイルを作って欲しいと言われるまでに！実際に作りましたよ。活躍してるのかな（笑）

使った関数・機能

▼ よく使った関数

- IF
- IFS
- COUNT IF
- SUM IF
- COUNTA
- SUM
- IFERROR


▼ たまに使った関数

- AND
- AVERAGE
- VLOOKUP
- IMPORTRANGE
- TRANSPOSE

ちなみにIMPORTRANGEはスプレッドシートのみの機能です。知ってるとものすごく便利！別シートのデータを読み込んで、ファイルに反映させてくれるんです！元のデータが更新されたらもちろん自動更新。私はサマリだけを集めたシートを作るのにこのIMPORTRANGEを使いました。

参考4）【スゴイ】スプレッドシートimportrange関数の使い方！他シートのデータを取り込めるゾ！

▼ よく使った機能

- データ入力規則
->プルダウンで頻繁に使用
-  条件つき書式
->セルや文字を自動的に色をつけるのに頻繁に使用
- 検索と置換（編集タブもしくはctrl＋H）
->数式内の関数や文字の置換に頻繁使用

プロ（？）の皆様からしたら基本的な事です。ですが、何も知らず苦手だった私からしたらもう感激です。よくできるようになったね、私！（笑）

まとめ

今回はスプレッドシートが苦手だった私がどうやって知識をつけて、管理ファイルを作ったか、そしてどんな関数や機能を使ってきたかを書いていきました。
作った管理ファイルを数えて思ったことは、「私は意外とできる子だった」ってことです（笑）

最初はいやいやでした。苦手なものに向き合うことが苦痛でした。しかし、試行錯誤した結果、自分の反映させたい数字が出た時の嬉しさはものすごいものがあって、それを仕事で使っていると気分が上がって仕事も楽しくなりました。

私と同じように苦手意識がある人がいたら、ちょっとでも役に立つことができれば嬉しいです。

というわけで読んでいただいてありがとうございました！
またお会いしましょう～！


いいなと思ったら応援しよう！