マニュアルは歴史です。過去を知ることができるから未来を構築することができる、そのために大切な道具です。【ドラッカー×「箱」#６】

４月から始めた新しい仕事
マニュアル改定作業を
ドラッカー×「箱」で進めていきます！！

前回は、マニュアルは何のためにあるのか、システムの役割をどう伝えるか、マニュアルには何が記載されているのがベストな状態か、考えてみました。

今回はもやもや【４，月のルーティンにまだ慣れていない……(;´･ω･)】を考察します。

月のルーティン作業をどうとらえるか、暦上のイレギュラーをどう乗り越えるか、働き方の変化とどう付き合うか……、ひとり変化に翻弄されています。

２月くらいから、続々と続く変化に疲労がたまってきている感じがします(;^_^A
個人的な事情も含まれてはいますが、心にも体にも影響が出ている感じがします。
いつも以上に敏感に反応している感じもします。
これ以上続くのはそろそろ勘弁していただきたいものです……。

とらえ方を変えるしかありません。
当初はできなくて起こしたミス、でしたが、慣れ切ったことによるミスも起こしはじめました……気持ちを切り替えていきましょう(;^_^A

前回「マニュアルは、考えずに行動するための資料ではありません。」と記載しました。
マニュアルは、認識を共有するための道具だと思っています。
同じ動作をすれば同じ結果が返ってくる、そのためにもマニュアルは存在していますが、それだけではないはずです。
今はリモートワークも増え、組織として、この事業を実行することでこんな社会を実現したい、という組織のミッションを共有する機会も減ってきているのではないでしょうか。
仕事を教える、教えてもらう関係性の中で、なぜこの思考・行動をするのかを伝える機会も少なくなっていないでしょうか。

仕事を教える、教えてもらうということは、何も行動だけを引き継ぐためのものではありません。
教える側の仕事への向き合い方を伝え、教えてもらう側は、それを受け止め自らの思考・行動のギアチェンジの方法を学ぶ、そんなイメージを持っています。
なぜそう思考するのか、その行動によってどんな結果を出したいのか、その結果によりどんな社会を目指すのか……、一朝一夕に引き継げるものではないのではないでしょうか。

マニュアルに、思考方法・行動、それに対する責任について記載しておけばそれで済むとは思っていません。
いつでも視界に入るところに、記載があることに意義があると思っています。
一度習って終わり、振り返りもしなければ、個人に浸透することはないでしょう。
なぜそう記載されているのか、自分の行動がどのように影響を与えるのか、意識し続けなければ結果に反映されることは、遠い先の未来になってしまいます。
個人としても、成長を感じられず、やる気を失ってしまうことにもつながります。

熱い想いだけを載せて、なすべきことが書かれていないものはマニュアルではないですよね(-_-;)
月のあたりまえの行動に早く慣れてもらうための道具でもあり、月のイレギュラーに対応する心構えも同時に形成できる道具でもあると思います。

マニュアルって、時間管理を助ける道具でもあるんですよねΣ(￣ロ￣lll)
Excelにまとめられたマニュアルから、月のカレンダーのデータを目の前で削除されたときに受けたショックの原因は、毎月定期的に起こることが引き継がれなかった、大事な引継ぎ項目を壊されたと感じたことによるものだったんですね……。

文字に起こして書くって大事ですね。
わたしの大切にしているものにも気づけました。
月のカレンダーデータを削除されたのタイミングの衝撃を説明できなかったのですが、すごく腑に落ちました。
断片的に口頭で伝えられた月のスケジュールが、自分の頭の中ですべてつながるには、何度かそのスケジュールを体験するしかありません。
せっかく前の前の担当の方が記録として残してくれていたものなのに、分断された感覚に襲われたんだと気づけました。
伝統というほどのものではないですが、構築されたものを知ったうえで、構築し直すのか補修で済ますのか……、過去の経緯を考えるための道具として大切にしていたことに気づけました。

とはいえ、わたしと同じものを次の方も大切にしているかは別問題です。
掲載すべき情報は、より多くの人にとって使い勝手の良いものとする必要があります。

マニュアルは、指示書で、記録で、方向づけするもので、考えることを促すもので、相手を想っていることを伝える道具です。
そこを忘れずに改定作業を進めていきます！！

次回は、５つ目のもやもや【５，どんな形式だと、誰でも更新できるのか？】を整理していきます。
やっぱりExcelでしょう！！　と思っているのですが、なぜか現状わたしにとっては使いにくい……なぜでしょう？