マニュアルは誰のためにあるのでしょう？　何のためにあるのでしょう？【ドラッカー×「箱」#５】

４月から始めた新しい仕事
マニュアル改定作業を
ドラッカー×「箱」で進めていきます！！

前回は、担当の細分化、業務分担により情報源がバラバラな状態をどうするか考えてみました。

今回はもやもや【３，マニュアルは、前任の方々が脈々と引き継いできたシステムのざっくりとした使い方しかない】を考察します。

現状のマニュアルを見ると、すでになすべきことを知っていた方が、システムが導入されたり、取り扱いが変わった点について記録を残していた、という内容に見えます。

知識がある方が作るマニュアルは、その人がすでに持っている知識を、次にマニュアルを使う人がすでに持っていることを前提に作られています。
基本的な取り扱い（経理のルールや社内ルール）と、システムの使い方（何の数字をどこに入力するか、など）が連動していない、と思っていただくと伝わるでしょうか？

よく使う数字はこれ、という付箋がパソコンまわりに貼り付けられていました。
基本的な経理のルールはこれ、と口頭で引継ぎを受けました。
システムのマニュアルはこれでやってみて、わからなければ本社の担当者に確認するよう指示を受けました。
この郵送物を受け取ると月のルーティンは大体終わります、と伺いましたが、月の作業の全体ボリュームがわかるものは何もありませんでした。
情報がいろんなところにばらばらに存在している状態です。

この２カ月で、どれだけの時間を試行錯誤に費やしたか、記録を取っておけばよかったと思っています(;^_^A
過去の書類の在処から、書類の読み方、その書類の作成方法や回覧の仕方、保存方法など、すべて探し当てるところから作業はスタートします。

システムの使い方も、現状のマニュアルを読むだけでは、システムに入力されるべき情報が何か直感的に理解できなかったので、何をするにも過去の資料と入力情報をを引っ張り出して照らし合わせていた、という状況です。

「この数字を入力しなさい」と指示されることと、
「ここにこういう数字を入力するとこういう結果が返ってきます」と指示されることでは、意味が違うと考えています。

前者では、することはわかりますが、どうしてそうするのかはわかりません。
後者は、こう意図があるのでこうしてください、と指示されているので、次の作業をするときに考えて行動することができるようになりますし、何か誤りが発生した場合も、原因を調べることができます。

前任者の方に、「こうしなさい」と指示を受けたので、どういう意図でその行為をするのか確認したところ、「こうしなさいって言ってるのだからこうすればいい」と怒られました(;^_^A
立場的に、指示されたことをすることが仕事なのだから歯向かうな、ということでしょう。

指示されたとおりにだけ作業するのなら、その結果は誰かのためになる働き方なのでしょうか。

マニュアルは、考えずに行動するための資料ではありません。
何を考えどんな行動をしてもらいたいかを伝え、この作業が誰のどんな情報につながり、組織全体が起こす良い変化にどうつながるのかという情報を伝える道具です。

自ら考え決定し行動しないマニュアルワーカーを製造するためではなく、知識労働者を増やすための道具としてマニュアルをとらえ直す必要があります。

何より、わたしは知識労働者でありたいです。
わたしの思考・行動が、誰かのためになっていると実感しながら働きたいのです。
誰かのためになっていると実感できるからこそ、次の成長を自らに課すことができます。
仕事をすることで成長するということは、日々の生活を面白くする１つの手法だと思っています。

このマニュアルの整理は、わたしのために進めてしまっているかもしれません。
それはただの独りよがりになってしまうので、次使う方、一緒に働く方のためになることを目指し続けることを、都度振り返る必要がありそうです(;^_^A
一番の下っ端だから、と考えるのではなく、わたしも組織の一員として、思考行動していきます！！

次回は、４つ目のもやもや【４，月のルーティンにまだ慣れていない……(;´･ω･)】を整理していきます。
更新ができるころには、もうそろそろ落ち着いていてもいいはずです。
状況は好転！！　……しているのでしょうか？