ソフトそれぞれの長所と短所、マニュアルにおける優先順位を掛け合わせると目指す形が見えてくるかも！？【ドラッカー×「箱」#７】

４月から始めた新しい仕事
マニュアル改定作業を
ドラッカー×「箱」で進めていきます！！

前回は、マニュアルに込められててほしいものを考えてみました。

今回はもやもや【５，どんな形式だと、誰でも更新できるのか？】を考察します。

やっぱりExcelが更新しやすいのでしょうか……。
WordとかPowerPointという選択肢もありますし、大量の手書きメモを残した印刷物だけ引き継ぐ、なんていう荒技もあります。

でも、取り扱いはどんどん変化して当然です。
それが反映されないのであれば、ただの不要な遺物になってしまいます。

マニュアルとは、
・年間・月間・毎日の業務がわかる
・それぞれの業務手順の記載
・業務について間違えやすいところについてのアテンション
・失敗した時のリカバリー方法
・抜け漏れを防ぐチェックリスト
・Q＆Aがあればなお良し
というものでは、と思っています。

カメラなどの電化製品と業務についてのマニュアルは、同じものだと思うのです。
できることが体系的に掲載されていて、間違われると困ることや困った時の基本的な対処法がわかるもの、ですよね。
カメラでいえば、オート設定で使えるまでの基本的な使い方については、ある程度網羅的に掲載されている、というところでしょうか。
ただ、それだと本当に撮影したい写真に近づけることが難しいのでしょう。
より発展的な使い方を求めて専門誌を買ってみたり、仲間と切磋琢磨しながら、使いながら体感して覚えていったり、というような高度な使い方までは網羅されていないように思います。

わたしが欲しいと思っているマニュアルはどこまで網羅されているべきなのでしょう。
どこまでが基本的な作業で、どこからがオート設定に該当する作業なのでしょう。
何が記録されていると安心するのでしょう。
他の方はどう感じているのでしょう。

どんな内容が掲載されていることが望ましいかを整理できると、
・多様なファイルの保存先をリンクで掲載するからExcelを採用
・印刷した体裁が見やすければいいからPowerPointを採用
・入力内容と成果物を見比べるために印刷物にたくさんの書き込みで対応
・
・
・
などの選択肢を作り、成果品をイメージした選択ができそうです。

一番大切なのは、次のマニュアル読者さんが使いやすく、更新しやすいことです。
マニュアルは、つくって自己満足してはいけないものです（−＿−；）
わたしの場合、作り込まないためのツールの選択が求められているかもしれません。

ん？
わたしが作るときの意識を変えられれば、どんな形式でもいいのかも……？

良いところと残念なところ、列挙してみます！！

Excelの良いところは
・目次が作れる
・フォルダ・ファイル・シート内などのリンクが張れる
・項目ごとにシートを分けられるので検索性しやすい
・セルに合わせればいいので体裁を整えやすい
・チェックリストも１ファイルに納められ、ファイルを探す手間が減る

Wordの良いところは
・印刷しやすい
・文章も表も掲載できる

PowerPointの良いところは
・印刷範囲が明確
・スライドとノートを別に作り込める
・全スライドをまとめて印刷できる

システムを導入する点の良いところは
・クエスチョンマークなどで注意事項を掲載しやすい
・直感的なシステムにできると使い勝手が良い

紙面マニュアルの良いところは
・書き込める
・付箋などで視認性を高める工夫ができる
・印刷物と手書き部分の違いが認識を深めてくれる

では残念なところというと……

Excelの残念なところは
・セル幅、印刷範囲、画像の大きさ……など事前に決めておくべき項目を誤ると直すのが大変
・シート名を単純化しないと検索性が下がる
・印刷範囲を意識して作らないと、文字の視認性が下がる

Wordの残念なところは
・わたしが苦手としている(-_-;)
・体裁が崩れると直すのが大変

PowerPointの残念なところは
・全項目を一覧で見えるが、各項目の検索性が低い
・スライドとノートを合わせた視認性が低い
・よく使うソフトではないため、更新に対するハードルが高め

システムを導入する点の残念なところは
・誰でも更新できるものではない
・入力するためのシステムと、作業に必要なExcelと、マニュアルシステムと……といろいろ開く必要があり、パソコンに負荷がかかる

紙面マニュアルの残念なところは
・書き込んだ本人には理解ができるが、引き継いだ側も同様の認識ができるとは限らない
・更新しにくい

良いところ、残念なところを列挙できたので、現時点の優先順位はこんな感じでしょうか。

１　作業の流れの認識のしやすさ
２　パソコン上、机上の作業のしやすさ
３　更新のしやすさ
４　印刷のしやすさ
５　書き込みのしやすさ

工夫で乗り越えられるところもあるかもしれませんね(≧▽≦)
良いところ×残念なところ×優先順位
を考えてみます！！

次回は、６つ目のもやもや【６，出来上がったマニュアルによって、関わる人の仕事が楽になるにはどう在ればいいか】を整理していきます。
仕事が楽になる、とはどういう状態でしょう？
csvファイルから使用しているシステムにデータを読み込める状態を作ることは「仕事が楽になる」に該当するのでしょうか？