リモートワークで成功するメール術①　メールで仕事を効率化する！

2021年4月13日 00:25

コロナ感染者がなかなか減らず、とうとうロックダウンのフランス。学校も休みに入ってしまいました。

ほぼ１００％家で仕事をするようになって早１年が経過。電話やビデオ会議システムを使用してのやり取りもああるにはありますが、普段のやり取りはメールが圧倒的に多いです。

１年経って実感するのは、意外と同じオフィスで仕事をしていなくても、同僚とうまく連携を取りながら効率よく仕事をすることってできるんだなということです。

メッセンジャーとメールの使い分け

Microsoft Teams のようなメッセジャーで連絡をしてくる同僚も中にはいますし、ちょっとした質問にさっと質問してさっと答えてもらうのにはメッセンジャーもなかなか悪くはないと思いますが、私は個人的にはメッセンジャーはなんとなく好きではないんです。

「メールよりチャットの方が気軽に連絡をとれる」

と感じる方も多いと思いますし、私もこれが理由でプライベートではメールをほぼ使用しなくなった一人なのでよくわかりますが、仕事に関してはメールで仕事をした方が圧倒的に管理がしやすいです。沢山の確認事項を複数の相手とのやり取りでが必要な状況だと、後で

「あれ？　○○についてちゃんと確認してたかな？」

とハッとするような場面でも受信フォルダー全体を検索することで該当メールをすぐに探し出すことができますし、稀に電話でのやり取りが混じってしまうようなケースはどこにも履歴がないから不安になってしまって再度確認するなんて場面がでてきてしまうので、面倒だったりします。

最後にこれは単に好みの問題だと思いますが、仕事で集中している時に突然

ほわわわ～　(←イメージ　笑)　

と横入りするみたいな感じでメッセージの着信通知があると、ひそかにムッとして無視することも！

無視しても正式な通信手段という位置付けではないので、あまり問題視されないのがいいところと言えば良いころかも(笑)

私がメッセンジャーや電話、(ファックス多用されている方はさすがにあまりいないと思います)と比較して、メールで仕事をするのがいいと思うのは下記の理由からです。

1.　履歴が残り、日付や送信者、題目などで検索を掛けやすい。

２.　履歴が残ることで、最後に自分がどういう対応をしたのか参照できる。例えば１年後に似たようなケースが発生した時に、過去に自分がどういう応対をしているのか参考にできる。

3.　返信がない等のフォローが必要な時、リマインダーを設定できるので数多くのフォロー案件があっても対応可能。

4.　良くある応対はテンプレートを何パターンか用意すれば瞬時に対応できる

こんなところでしょうか。

それでもたまにメールでなく、電話やチャットでやり取りしたほうがいい状況というのがあります。

それは難しい案件ではないけれど、状況を理解するのにメールを何往復もしなくてはいけないようなケース。

こういう場合はちょと電話で確認するとすぐに疑問が解決することがあるので電話やチャットが便利です。

分かりやすい例だと、多忙を極める顧客とアポを取るような場合。

相手の秘書と何度も何度もやり取りしているうちに、せっかくお互いの予定が合いそうな段階で、別の予定が入ってしまいやり直しなんてことにもなり火炎ませんから、最初から電話で確認してその場で決めてしまった方が圧倒的に効率が良いです。

ここで大切なのは、電話で決めたことは必ずメールで確認することです。

これがここで上げた例のように、アポならすぐに招待状を送るなどのフォローをしておけば、履歴も残り、フォローがしやすくなります。

リモートワークで顔を会わさずに仕事をする状況下で特に感じることですが、電話やビデオ会議システムには、相手の声や顔を見ながら仕事をすることで親近感を感じられるというメリットがあります。

チームの結束感を高めたり、お客さんと良い関係性を築く上で、電話で近況を話す時間を敢えてとることも大切なのではと思います。

この辺のバランスのとり方は相手や仕事の立て込み具合などにもよると思いますが、仕事で立て込んでいる時こそ、同僚の言葉を交わす時間とることを心がけてみてはいかがでしょうか。

ビデオ会議システムは顔出しが嫌だからちょっと...と思われるあなた、

「別に顔出す必要ない」

なんて照れながら連れないことを言って引っ込んでいるあなた、

リモートワークを快適に過ごすために、例え社内の打ち合わせであっても思い切ってビデオ会議システムを使ってあなたの笑顔(←ここ大切)を見せてあげてください。

きっとチームの士気があがり、みんなのやる気もアップしますよ！